Coordinateur et Gestionnaire administratif de formation H/F

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DATE DE PUBLICATION22/07/2021 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUNIVERSITE PARIS SACLAY CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
Essonne
 SALAIRE
Non communiqué
VALABLE JUSQU'AU
22/09/2021

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Poste

L’accès aux études de santé (deuxième année des études de médecine, de pharmacie, d’odontologie et de maïeutique) se faisait jusqu’à présent à partir d’une seule voie d’accès standardisée, la PACES. La réforme déployée depuis septembre 2020 est une évolution majeure qui multiplie les voies d’accès avec des parcours mixtes combinant formation en santé et formation disciplinaire dans des domaines variés (droit, économie, psychologie, sport, sciences…) qui sont dispensés dans plusieurs composantes voire plusieurs universités. Les licences accès santé sont de nouveaux parcours qui s’appuient sur les licences en ajoutant des enseignements « mineures santé » à acquérir en 1 à 3 ans. L’entrée dans les études de santé se fait via plusieurs concours spécifiques.

Fonction : Coordinateur et Gestionnaire administratif de formation H/F
Métier ou emploi type* : Secrétaire d’Administration / Technicien en Gestion Administrative
* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE

Code Emploi Type : J4C42

Fiche descriptive du poste
Catégorie : B
Corps : Technicien
BAP : J

Affectation
Administrative : UFR Sciences - Division des Formations et de la Pédagogie – Pôle Pédagogie Licence

Géographique : campus d’Orsay

Missions

Mission du service / positionnement hiérarchique :
Au sein de la faculté des Sciences de l’Université Paris-Saclay, la division des formations coordonne les enseignements assurés par les départements de la faculté et propose des services d’appui aux formations. Elle comporte actuellement un pôle dédié au suivi administratif et pédagogique de la PASS, première année de l’accès aux études de santé en lien avec les facultés de Pharmacie et de Médecine.  

La personne recrutée sera positionnée au sein du pôle Pédagogie Licence de la division des formations en lien avec le pôle accès santé. Elle assurera la gestion du secrétariat administratif et pédagogique associé aux filières LAS qui à ce jour se décompose de la manière suivante : 4 parcours de L1 et 3 parcours de L2 à la faculté des Sciences, 1 parcours de L1 à la faculté DEG et 3 parcours de L1 à l’université de Nanterre. En 2021, 7 parcours supplémentaires de L2 ouvriront.

Missions principales de l’agent :
1-    Accueillir et informer les étudiants :
o    Sur le suivi de l’évolution de leur candidature, sur les avis des jurys relatifs à leur recrutement ou non, ceci par la connaissance des procès-verbaux de recrutement donnés par les responsables d’éléments de formation
o    Sur le planning des examens et enseignements, y compris celui des journées de rentrée
o    Participer aux journées et actions de communication sur la formation
2-    Participer à l’organisation fonctionnelle des formations administrées
o    Assurer la diffusion des renseignements, avant la rentrée universitaire, sur la structure des formations (maquettes), sur les modalités de contrôle des connaissances, sur la composition et la tenue des comités de recrutement… S’assurer de leur bonne compréhension
o    Réserver les salles d’enseignement et d’examen pour les unités d’enseignement sous sa responsabilité
o    S’assurer de la convocation aux examens des étudiants pour les unités d’enseignement dispensées dans les formations administrées
o    Prendre une part active à l’organisation des réunions annuelles des équipes de formation / pédagogique (rédaction des compte-rendu et relevés de décisions)
o    Collecter les évaluations des unités d’enseignement dans son domaine de gestion
o    Participer à l’organisation, déroulement et traitement du concours accès santé LAS
3-    Mettre en œuvre les procédures pour traiter des informations d’ordre pédagogique et administratif
o    Avoir une compréhension précise du parcours pédagogique de chaque étudiant et une connaissance fine de leur dossier universitaire
o    Collecter les notes de la mineure santé et établir les PV en préparation des sessions de concours
o    Tenir à jour toutes les listes de « diffusion » nécessaires à la communication interne et externe
o    Assurer l’édition et la délivrance des relevés de notes ou attestations de réussite
4-     Alimenter les bases de données, les enquêtes
o    Suivre les cohortes en terme de devenir des étudiants
o    Collecter les informations en vue de répondre aux enquêtes
o    Alimenter le système d’information et contribuer à sa fiabilisation

 

Profil

Compétences attendues
Connaissance, savoir :
Connaitre l’organisation générale des formations de l’Enseignement Supérieur et de l’Université
Connaître la réglementation en matière de scolarité et examens
Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication
Savoir s’adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles
Respecter les dispositifs et procédures de l’établissement

Savoir-faire :
Rechercher l’information, la vérifier et la classer
Savoir s’intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
Travailler en équipe, faire preuve de pédagogie
Organiser et planifier le travail, hiérarchiser et gérer les priorités, travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Maîtriser les logiciels courants (bureautique, internet…) et spécifiques au domaine dont Apogée
Animer des réunions

Savoir-être :
Faire preuve d’organisation, d’autonomie et d’adaptation
Savoir être rigoureux, discret, ponctuel
Avoir le sens du relationnel et de l’accueil
Capacité à assurer la continuité du service
________________________________________
Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc…) :
Poste lié au calendrier universitaire des étudiants et aux contraintes des périodes « hautes » : candidature des étudiants, campagnes d’inscriptions administratives et pédagogiques, périodes d’examens mais aussi lié aux périodes de congés collectives obligatoires.
Les modalités à respecter sont définies chaque année dans le projet de service de la Division des Formations et de la Pédagogie.
Les fiches de poste sont susceptibles d’être modifiées notamment au moment des entretiens professionnels.

Encadrement : NON                                          Nb agents encadrés par catégorie : … A - … B - … C
Conduite de projet : NON

 

Informations employeur

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Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation à Mme Menchez Cindy

Par Courriel : [email protected]

Date limite de candidature : 22 Août 2021

Date de prise de fonction : Dès que possible

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