Coordonnateur de paie F/H

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DATE DE PUBLICATION18/06/2020 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Présentation de la Faculté des lettres : La faculté des lettres de Sorbonne université est consacrée aux lettres, langues, civilisations, arts, sciences humaines et sociales.

Elle comprend 18 UFR de lettres et sciences humaines, 7 écoles doctorales, 2 écoles internes (le CELSA et l’ESPE). Elle accueille près de 22 000 étudiants, compte 1 218 enseignants chercheurs et 630 personnels BIATSS. La faculté est présente sur 16 sites localisés à Paris et à Neuilly sur Seine.

La DRH de la faculté des lettres est composée de 39 agents et est organisée en 4 services : le service des personnels enseignants, le service des personnels BIATSS, le service des heures complémentaires, des vacations et des emplois étudiants, le service d’aide au pilotage, contrôle interne et qualité RH.

Les missions de la DRH sont :

- de proposer et mettre en œuvre la politique de ressources humaines de la faculté dans le cadre du schéma politique de RH définis pour l’université par le président et les instances de l’université, et déclinés notamment dans le contrat d’objectifs et de moyens de la faculté ;

- de piloter les indicateurs du COM pour le compte de la faculté en termes d’effectifs, de masse salariale et de reporting RH ;

- d’optimiser les processus RH avec les composantes et les entités de recherche ou de formation de la faculté ;

- d’assurer l’ensemble des actes liés à la gestion administrative et financière des agents de la faculté ;

- d’assurer l’ensemble des actes liés au recrutement des personnels affectés à la faculté ;

- de proposer et mettre en œuvre les plans d’action liés aux signalements au registre de santé et sécurité au travail et l’instruction de toute demande individuelle en matière de risque psychosocial ;

- de participer à la préparation des CHSCT spéciaux pour leur domaine de compétences (si leur création est confirmée) ;

- de contribuer et participer à la mise en œuvre de toutes les actions conduites par la DDRH de l’université.

Elle inscrit son action dans le cadre d’un dialogue social permanent porté par la direction de l’établissement et concrétisé notamment au niveau facultaire par la tenue du conseil de faculté.

Présentation du Service d'aide au pilotage, du contrôle interne et de la qualité RH :

Au sein de la Direction des Ressources humaines, le Service d'aide au pilotage, contrôle interne et qualité RH, créé le 1/01/2018, participe à l'élaboration des plans d'action de l'établissement en matière de stratégie et de développement RH. II propose des outils d'aide à la décision et participe à la prévision et à la gestion des moyens affectés à la Faculté en termes d'emplois et de masse salariale en lien avec les services de gestion. II propose et met en œuvre pour le secteur RH la politique de l'établissement en matière de contrôle interne et de modernisation des procédures de gestion.

Ce service est composé de trois secteurs : Suivi de la masse salariale et des emplois, Coordination paie et Qualité RH

Localisation : Sorbonne

1 rue Victor cousin 75005

 

Poste

(réf.FDL4)

Missions :

Sous la responsabilité du chef du service d'aide au pilotage, du contrôle interne et de la qualité RH, le secteur coordination paie est organisé en binôme afin d'assurer une qualité dans la continuité du service.

Les coordonnateurs de paie organisent, coordonnent, contrôlent et analysent le processus de paie des personnels de la Faculté des lettres de Sorbonne Université et participent à la conception et à la réalisation de toutes les actions correctives nécessaires. Ils participent aux processus de fiabilisation et d'exploitation des applications et des logiciels RH pour ce qui les concerne en lien avec les services de la Direction du développement des Ressources Humaines du niveau universitaire et les services de gestion de la Faculté.

Ils s'assurent du bon déroulement des opérations mensuelles de paie avec la DDRH, mettent en place des procédures de suivi et de sécurisation et les font appliquer. A ce titre, ils sont les personnes ressource paie pour les gestionnaires RH des services des personnels enseignants, BIATSS et Heures complémentaires, vacations et emplois étudiants.
L'exercice de ses missions est mené en partie en collaboration.

Activités principales :
- Conseiller les gestionnaires et les chefs de service RH dont il est le réfèrent pour toutes questions relatives à la paie
- Concevoir et mettre en œuvre des outils de maîtrise du processus de paie tels que des procédures, des modes opératoires, des simulateurs, des trames de pièces justificatives à utiliser en lien avec les services de gestion
- Contrôler les données de paie afin d'en assurer la sécurité juridique
- Etudier les bordereaux d'observations formulées par la DDRH, l'Agence comptable et la DRFIP et répartir les corrections entre les gestionnaires RH
- Assurer avec la DDRH et accessoirement avec l'Agence comptable les interactions nécessaires au bon déroulement du cycle de paie
- Participer à la veille réglementaire inhérente au domaine, diffuser l'information adaptée aux services de gestion et vérifier les répercussions possibles dans le logiciel Winpaie et les procédures mises en place

- Coordonner la saisie de la paie en termes de calendriers, de respect des délais
- Participer au développement des acteurs intervenant sur la paie (accompagnement individualisé, échanges de bonnes pratiques, formation, etc.)
- Mettre en place une information ou une mini-formation en direction des gestionnaires RH sur des thèmes comportant un risque

- Assurer le suivi des trop-perçus et les demandes de régularisation des cotisations (IRCANTEC, RAFP, URSSAF…)

- Suivre les anomalies et les rejets bancaires et mettre en place des actions adaptées

Encadrement : NON

Profil

Connaissances transversales requises :

-          Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France

-          Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université

-          Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle

-          Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche

-          Composantes et mécanismes de la rémunération des personnels

Savoir-faire :

-          Capacité à maîtrise des statuts des différents types de personnels de la Faculté des lettres, de la réglementation relative à la paie

-          Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires

-          Capacité à travailler de façon autonome, tout en rendant compte régulièrement Capacité à comprendre les enjeux de la paie et à expliquer le cadre de travail aux gestionnaires RH

-          Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs (gestionnaires, chefs de service, DDRH

-          Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances (calendriers de paie)

-          Capacité à planifier, anticiper et coordonner le travail de la DRH en matière de paie pour assurer les missions RH et garantir la continuité du service

-          Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations

-          Capacité à structurer et rédiger des documents d'aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse..

-          Capacité à savoir manipuler des données massives et provenant de sources variées, à élaborer des outils d'analyse et de synthèse et en rendre compte Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats

-          Capacité à assurer de la bonne circulation de l'information au sein de la DRH

-          Capacité à s'adapter à des logiciels spécifiques, à maîtriser les outils utilisés en paie, les outils bureautiques et à accompagner des personnels dans l'usage des systèmes d'informations

Savoir être :

-          Capacité d'analyse et d'esprit de synthèse

-          Faire preuve de rigueur, de méthode, et d'autonomie

-          Sens aigu de la confidentialité

-          Aptitudes relationnelles et sens de la diplomatie

-          Savoir travailler dans l'urgence, être disponible et réactif

-          Avoir le sens de l'analyse et être force de proposition

-          Sens du service public

-          Adaptabilité aux évolutions fonctionnelles et réglementaires

Conditions particulières d'exercice :

Les services centraux de la Faculté des lettres fermant 5 semaines par an, un personnel du service peut être d'astreinte pour un travail à distance consistant à répondre une fois par jour aux questions de la DDRH ou de la DRFIP sur la paie en cours.

Informations employeur

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Toute candidature doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante: [email protected]

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