Directeur adjoint en charge des scolarités F/H

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DATE DE PUBLICATION07/10/2020 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
Paris
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au coeur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en oeuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir à la faculté de Médecine • http://medecine.sorbonne-universite.fr

Localisation :
Direction des Formations en Santé
Faculté de Médecine de Sorbonne Université
CHU Pitié-Salpêtrière
91 boulevard de l'Hôpital - 75013 Paris

La faculté de Médecine de Sorbonne Université assure l’enseignement des études médicales : de la PACES (intégrée à la faculté) au 3e cycle incluant DES, DESC et la thèse d’exercice et près de 300 DU et DIU. Elle forme les élèves sages-femmes mais aussi des enseignements paramédicaux : l’orthophonie, la psychomotricité et l’orthoptie.
Elle prend une part majeure dans le processus d’universitarisation en accueillant des étudiants des IFSI, podologie et ergothérapie.

La Direction des formations en santé est placée sous l’autorité hiérarchique du Directeur Général de la faculté de Médecine de Sorbonne Université et sous l’autorité politique du vice doyen des formations.
Elle a en charge la coordination et la gestion des scolarités des différentes formations de la faculté de Médecine. Elle garantit la conformité réglementaire, l’harmonisation et la coordination des étapes administratives des différents cycles des études.

Poste

 (réf.5161)

Fonctions : Directeur adjoint en charge des scolarités F/H
Catégorie : A
Corps : Ingénieur-e d'études de recherche et de formation
BAP : J - Gestion et pilotage
Emploi-type : [Referens] J2C46 - Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel

Mission :
Le/La Directeur-trice adjoint-e assure la direction administrative et pédagogique des scolarités de la faculté de médecine. Il/elle encadre et anime les chefs de service des scolarités.
Il/elle travaillera en étroite collaboration avec le chargé de l’offre de formation, du responsable de la vie étudiante et de la responsable de la Cellule d’Appui Numérique aux Usagers et Pilotage.

Activités principales :

  • Superviser et coordonner l’activité des scolarités.
  • Assister et apporter une expertise aux scolarités afin de garantir la conformité des actes de gestion liés à la scolarité des étudiants.
  • Piloter et coordonner l’ensemble des procédures, opérations et outils de gestion de scolarité des étudiants (campagnes d’admission et d’inscription, calendrier universitaire).
  • Coordonner l’organisation des plannings et des examens.
  • Assurer la conduite de projets et animer des groupes de travail sur les évolutions règlementaires et techniques, mais aussi sur des propositions de perfectionnement ou de changements de procédures en relation et en coordination avec la directrice des formations, des scolarités et le chargé de l’offre de formation.
  • Régler les dossiers sensibles et les situations de litige avec les différents interlocuteurs.
  • Assurer le recrutement de vacataires pour la campagne d’inscriptions (le travail est réparti entre juillet, septembre et octobre).
  • Organiser et animer en collaboration avec la Cellule d’Appui Numérique aux Usagers et Pilotage des réunions d’informations et des formations visant l’appropriation des différentes procédures administratives, des règles de scolarité et la prise en main des applications informatiques dédiées aux admissions et inscriptions (enseignants, gestionnaires et étudiants/candidats).
  • Apporter conseils et expertise à sa hiérarchie et éventuellement la représenter.
  • Conduire les entretiens professionnels, rédiger les rapports d’aptitude, superviser les besoins en formation et demandes de congés.

Conduite de projets : Oui
Encadrement : Oui
Effectif encadré par catégorie : 10 A

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
  • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
  • Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et derecherche

Savoir-faire :

  • Capacité à organiser, encadrer et animer une équipe
  • Capacité à conduire un projet
  • Capacité à interagir avec les différents interlocuteurs
  • Capacité à maîtriser les techniques de communication écrite et orale
  • Capacité à gérer des situations conflictuelles et rendre des arbitrages

Savoir-faire transversaux :

  • Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination desactivités et des responsabilités, animation et motivation de l’équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolutionprofessionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisationsd’absences et horaires)
  • Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents
  • Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantirla continuité du service
  • Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte descontraintes et des échéances
  • Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
  • Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l’évolution et de l’optimisation desorganisations ou des procédures
  • Capacité à élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte
  • Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service
  • Capacité à accompagner les personnels à l’usage des systèmes d’informations

Savoir-être :

  • Bon relationnel et sens du travail en équipe
  • Disponibilité et réactivité
  • Adaptabilité et autonomie
  • Organisation et rigueur
  • Confidentialité

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