Gestionnaire administratif d’exécution des marchés de maintenance (f/h)

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DATE DE PUBLICATION13/11/2019 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURBORDEAUX METROPOLE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
Gironde
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

           

Poste

Bordeaux Métropole

Direction Générale de la Haute Qualité de Vie /Direction des Bâtiments/Service Energie maintenance/Centre Maintenance des équipements, recrute

Gestionnaire administratif d’exécution des marchés de maintenance (f/h)

Rédacteur

Sous l’autorité directe du responsable qualité méthode, adjoint au responsable de centre, vous êtes chargé.e du suivi administratif des marchés et des prestations réalisées, dans le cadre des missions dévolues au centre maintenance des équipements du service énergie maintenance. En tant que fonction support du centre, vous avez un rôle essentiel dans l’accompagnement au quotidien des entités opérationnelles.

Dans ce cadre, vos activités comportent plusieurs volets :

  • Marchés :

-Elaboration des pièces administratives des marchés sous marco web en relation avec le centre marché de la direction des bâtiments

-Préparation des trames de rapport d’analyse

-Gestion des ordres de service, du calcul et mise en forme des pénalités, des révisions de prix, avenants…

-Gestion des alertes pour anticiper les relances

  • Suivi administratif des marchés de maintenance :

-Suivi et contrôle des tableaux de facturation des différents prestataires et notamment de la conformité des factures avant transmission aux techniciens de contrôle (vérification de la présence des justificatifs annexés aux factures ou téléchargeables depuis des outils de gestion de maintenance assistée par ordinateur)

-Suivi du respect des clauses contractuelles notamment pour les délais d’intervention, d’exécution, de restitution, des livrables contractuels.

  • Lancement et suivi des prestations :

-Organisation des réunions de démarrage

-Relance des prestataires dans la restitution des livrables suivant les périodicités contractuelles (rapports mensuels, transmission des plannings, des propositions de PPI, des factures, des tableaux de bord de suivi…)

  • Maintien à jour des inventaires :

- Suivi du processus administratif de prise en charge des nouveaux équipements, tenue à jour des BPU et des bases de données inventaires suivant l’évolution du patrimoine ; ordre de service, sauvegarde sharepoint etc…

  • Budget :

                -Participation à l’élaboration des budgets

-Pilotage de la réalisation des engagements préventifs

- Suivi des taux de mandatement

  • Processus qualité :
  • respecter la mise en œuvre des procédures des différents processus qualité pilotés par la direction pour le compte du service (mission transversale).
  • Activités spécifiques :

-participation aux commissions d’appel d’offre selon besoin ou pendant les périodes d’absence de votre responsable.

-Extraire des tableaux de bord ponctuellement, des données financières servant à répondre aux différentes sollicitations des directions gestionnaires et des communes dans le cadre des contrats d’engagement.

 

Profil

Vous possédez une connaissance approfondie des marchés de fournitures et services ainsi qu’une expérience dans la gestion de la maintenance et la mise en œuvre de processus qualité. Une bonne maîtrise de l’utilisation des applications bureautiques Excel, Word, Outlook, Access… est requise.

Autonome, rigoureux.se et organisé.e, vous faites preuve de qualités relationnelles, de rapidité d’exécution, d’esprit d’initiative et vous appréciez le travail en équipe.

 

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