Gestionnaire administratif de formation H/F

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DATE DE PUBLICATION28/07/2020 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUNIVERSITE PARIS SACLAY CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
Essonne
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (Agroparistech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, Ens Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, Inra, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry Val-d’Essonne) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler.

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
 

Poste

Fonction : Gestionnaire administratif de formation
Métier ou emploi type* : Adjointe en Gestion Administrative
* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE
Code Emploi Type : J5X41
BAP : J
Fiche descriptive du poste 
Catégorie : C
Corps : ATRF
Affectation
Administrative : UFR Sciences - Division des Formations et de la Pédagogie 
Géographique : campus d’Orsay
 

Mission et positionnement de l’agent : 
Au sein de la Division des Formations et de la Pédagogie et sous l’autorité hiérarchique des directeurs d’études, l’agent assurera la gestion d’un secrétariat de formation de 2ème année de licence en collaboration étroite avec la direction de la division. Il a un rôle d’appui administratif aux formations.

Activités principales de l’agent :

1.    Accueil et information 
-    Assurer l'accueil et l'information des usagers de l’établissement. Identifier les étudiants en difficulté pour les orienter vers les directeurs d'études ou les services adéquats
-    Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail
-    Être l’interface des étudiants et enseignants en assurant une permanence d’accueil et faire le lien avec les autres services ou secrétariats, notamment la Scolarité Licences-Masters
-    Diffuser de manière ciblée les informations vers les étudiants, les enseignants, les responsables (par voie d’affichage ou dématérialisée)

2.    Inscription pédagogique, décisions des commissions et des jurys
-    Gérer l’espace de travail numérique dédié à la formation : Alimenter le système d’information lié à la scolarité (Apogée) et contribuer à sa fiabilisation : inscriptions pédagogiques, saisie des notes, calcul des résultats…
-    Assurer le suivi du contrôle d’assiduité (en particulier des boursiers) et alerter les directeurs d’études si nécessaire
-    Assurer le suivi des étudiants bénéficiant d’un aménagement d’études en lien notamment avec le service central Handicap et Études
-    Gérer, mettre à jour les emplois du temps et réserver les salles, amphis etc. selon les procédures 
-    Assurer la gestion des polycopiés
-    Aider à la constitution des groupes en fonction des choix d’options des étudiants
-    Gérer les procédures administratives liées aux stages : vérification des fiches de validation et des conventions de stage, de la présence de tous les documents requis, gestion et suivi des dossiers. Mise à jour de la base de données des services d'accueil dans l’outil P-Stage.
-    Assurer la gestion organisationnelle des examens et celle de la consultation des copies
-    Préparer les réunions de jurys : remontées des notes, impact des absences, édition des procès-verbaux de jury…
-    Organiser la consultation des résultats par les étudiants
-    Assurer l’édition et la délivrance des relevés de notes ainsi que des attestations de réussite à l’année

3.    Participation à l’ensemble des activités de la structure 
-    Participer aux activités liées aux campagnes d’inscriptions administratives et pédagogiques
-    Participer aux réunions réseau
-    Renseigner des tableaux de bord, notamment concernant les taux de réussite aux différentes sessions
-    Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service

4.    Participation aux opérations collectives de la structure, notamment :  
-    Election des représentants Etudiants, journées portes ouvertes et autres manifestations
-    Et de manière générale à tout événement spécifique lié à l’activité pédagogique ou à la vie étudiante. 

Conditions particulières d’exercice (Logement, Horaires spécifiques, NBI, PFI, etc…) : 
Poste lié au calendrier universitaire des étudiants et aux contraintes des périodes « hautes » : candidature des étudiants, campagnes d’inscriptions administratives et pédagogiques, périodes d’examens mais aussi lié aux périodes de congés collectives obligatoires.
Les modalités à respecter sont définies chaque année dans le projet de service de la Division des Formations et de la Pédagogie.
Les fiches de poste sont susceptibles d’être modifiées notamment au moment des entretiens professionnels.

Encadrement : NON                                          Nb agents encadrés par catégorie : … A - … B - … C
Conduite de projet : NON 
 

Profil

Connaissance, savoir :
Connaitre l’organisation générale des formations de l’Enseignement Supérieur et de l’Université 
Connaître la réglementation en matière de scolarité
Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication 
Savoir s’adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles

Savoir-faire :
Appliquer la réglementation et respecter les procédures 
Rechercher l’information, la vérifier et la classer 
Savoir s’intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter et répondre aux demandes
Travailler en équipe
Organiser son travail, hiérarchiser et gérer les priorités, travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes 
Utiliser les logiciels courants (bureautique, internet…) et spécifiques au domaine : Apogée, Dokéos, E-Campus, E-candidat…
Respecter les délais

Savoir-être : 
Faire preuve d’organisation, d’autonomie et d’adaptation
Savoir être rigoureux, discret, ponctuel
Avoir le sens du relationnel et de l’accueil
Capacité à assurer la continuité du service
 

Informations employeur

Afficher les informations

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation à la Division des Formations et de la Pédagogie par courriel : 
[email protected]

Date limite de candidature : 23/08/2020
Date de prise de fonction : 01/09/2020
 

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