Gestionnaire administratif de formation H/F

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DATE DE PUBLICATION23/07/2021 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUNIVERSITE PARIS SACLAY CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
Essonne
 SALAIRE
Non communiqué
VALABLE JUSQU'AU
23/09/2021

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Poste

Fonction : Gestionnaire administratif de formation H/F
Métier ou emploi type* : Secrétaire d’Administration / Technicien en Gestion Administrative
* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE

Code Emploi Type : J4C42

Fiche descriptive du poste

Catégorie : B
Corps : Technicien
BAP : J

Affectation

Administrative : UFR Sciences - Division des Formations et de la Pédagogie – Pôle Pédagogie Licence
Géographique : Campus d’Orsay

Missions
Mission du service / positionnement hiérarchique :
Sous l’autorité hiérarchique du chef de service, l’agent assure la gestion administrative de formations de l’université Paris-Saclay de 1er cycle (portails, Licence Double-Diplôme, DU).

Missions principales de l’agent :
1.    Accueil et information
-    Être l’interface des usagers (principalement étudiants et enseignants) en organisant notamment des permanences d’accueil et en assurant le lien avec les autres services
-    Diffuser de manière ciblée les informations (par voie d’affichage ou dématérialisée)

2.    Inscription pédagogique, décisions des commissions et des jurys
-    Alimenter le système d’information lié à la scolarité (Apogée) et contribuer à sa fiabilisation : inscriptions pédagogiques, saisie des notes, calcul des résultats…
-    Mettre en place le suivi du contrôle d’assiduité
-    Accompagner les étudiants bénéficiant d’un aménagement d’études
-    Proposer les emplois du temps, les mettre à jour et procéder aux réservations
-    Constituer les groupes en fonction des choix d’options des étudiants
-    Organiser les examens, la consultation des copies et des résultats
-    Organier les réunions de jurys : remontées des notes, impact des absences, édition des procès-verbaux de jury…
-    Gérer le calendrier des activités et en contrôler les échéances, en particulier vérifier la compatibilité des examens entre formations, la gestion des plannings des UE mutualisées
-    Le cas échant, participer à la modélisation et mise à jour des évolutions de l’offre de formation de l’UFR dans le logiciel dédié à la scolarité
3.    Participation aux projets d’évolution technique ou organisationnelle de la structure
-    Partager ses connaissances et mobiliser ses compétences relatives à l’environnement, aux outils, aux procédures et circuits
-    Faire remonter des propositions à son chef de service dans une optique d’amélioration continue du service rendu aux usagers et des liens interservices
4.    Participation à l’ensemble des activités de la structure
-    Participer à l’accompagnement des nouveaux arrivants, les former notamment sur les procédures mises en place
-    Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions à partir du système d'information
-    Archiver, classer et trier les documents relatifs aux activités du service
-    Participer aux réunions réseau
-    Participer aux opérations collectives de la structure (campagnes d’inscriptions administratives et pédagogiques, journées portes ouvertes…).

 

Profil

Compétences attendues
Connaissance, savoir :
Connaitre l’organisation générale des formations de l’Enseignement Supérieur et de l’Université
Connaître la réglementation en matière de scolarité, examens et concours
Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication
Savoir s’adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles

Savoir-faire :
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en œuvre des procédures et des règles
S’intégrer dans une structure hiérarchique
Travailler en équipe
Organiser et planifier le travail, hiérarchiser et gérer les priorités
Maîtriser les logiciels courants et spécifiques au domaine

Savoir-être :
Faire preuve d’organisation, d’autonomie et d’adaptation
Savoir être rigoureux, discret, ponctuel
Avoir le sens du relationnel et de l’accueil
Capacité à assurer la continuité du service
________________________________________
Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc…) :
Poste lié au calendrier universitaire des étudiants et aux contraintes des périodes « hautes »

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Encadrement : NON                                          Conduite de projet : NON

 

Informations employeur

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Contacts

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation à Mme Menchez Cindy

Par Courriel : [email protected]

Date limite de candidature : 30/08/2021

Date de prise de fonction : Dès que possible

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