Gestionnaire administratif de la scolarité au Service des Admissions et Inscriptions F/H

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DATE DE PUBLICATION18/10/2022 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75005
 VALABLE JUSQU'AU
18/12/2022

Poste

Libellé de Fonctions : Gestionnaire administrative de la scolarité au Service des Admissions et Inscriptions Administratives

Catégorie : C

Corps : ATRF

BAP : J-Gestion et pilotage

Emploi-type : adjoint en gestion de scolarité          

Activités principales :

 

  • Assurer la gestion des candidatures dans la base électronique (E-candidat, Etudes en, Parcoursup)
  • Enregistrer les inscriptions administratives dans la base Apogee
  • Assurer la fiabilité des données, le suivi des admissions, des inscriptions et les transferts départ
  • Accueillir le public, les étudiants gérés par le guichet, en présentiel, par mail ou par téléphone
  • Former et encadrer les vacataires
  • Assurer les relations avec les partenaires extérieurs au service
  • Assurer une polyvalence au sein du service
  • Archiver les dossiers des étudiants non réinscrits

 

Le cas échéant autres activités du poste :

 

  • Vérifier les dossiers d’admission et d’inscription, leur recevabilité, les pièces justificatives 
  • Vérifier la complétude des dossiers de candidature et en assurer le suivi 
  • Enregistrer l’étudiant dans la base informatique Apogee et éditer bulletin de versement et/ou certificat de scolarité 
  • Encaisser les droits d’inscription 
  • Editer la carte d’étudiant 
  • Paramétrer les applications (E-candidat ; Etudes en France, Parcoursup) 
  • Enregistrer dans Apogee tout changement de la situation des étudiants 
  • Lors des remontées SISE ou CVEC, rechercher et traiter toutes erreurs ou omissions signalées par le ministère ou par le CROUS 
  • Participer aux opérations annuelles de préparation des inscriptions pour l’année suivante ainsi qu’au bilan d’activité du service 
  • Réceptionner, trier le courrier 
  • Epurer et archiver les dossiers des étudiants non réinscrits 

 

Encadrement : NON

 

Conditions particulières d'exercice :      Disponibilité demandée en période de forte activité particulièrement en juillet et septembre

 

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France 
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université 
  • Réglementation applicable à la Scolarité 
  • Bonne connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint …)
  • Connaissance des logiciels Apogée, E-candidat, Parcoursup, Etudes en France

 

Savoir-faire :

  • Capacité à planifier son travail
  • Capacité à travailler en équipe
  • Capacité à informer et rendre compte à sa hiérarchie 
  • Capacité à rechercher l’information, la vérifier et la classer 
  • Capacité à travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes 
  • Capacité à prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée 

 

Savoir être :

  • Bon relationnel 
  • Réactivité 
  • Disponibilité en période de forte activité (juillet-septembre) 
  • Autonomie 
  • Organisation et Rigueur 
  • Sens du service public 
  • Confidentialité 

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Médecine » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :

Au sein de la faculté des Lettres, la Direction des Etudes et de la Vie Etudiante exerce ses missions d’administration et de mise en œuvre de la politique de l’université, déclinée au niveau facultaire en matière de formation pour les cursus Licence et Master ainsi que les Diplômes d’Université.

Elle anime et réalise les opérations de scolarité concernant le public étudiant : inscriptions administratives, préparation et suivi de la session initiale des examens, délivrance des relevés de notes et des diplômes. Elle accompagne les représentants des composantes de la Faculté, enseignants et administratifs, dans leurs activités de formation et de scolarité.

Présentation du service :

Le service assure la gestion des candidatures et des inscriptions administratives des étudiants en cursus Licence et Master, DU et Préparation aux concours de l’enseignement. Il a pour mission d’’accueillir, informer et orienter le public sur toute question ayant trait à l’admission et à la scolarité des étudiants français et étrangers, d’accomplir toutes les opérations administratives et préparatoires aux décisions pédagogiques aboutissant à l’admission des candidats, à l’inscription de Bac + 1 à Bac +5, en relation avec les UFR, le Rectorat, les autres universités françaises (étrangères éventuellement),de coordonner la collecte et l’archivage des dossiers des étudiants inscrits.

Localisation :  1 rue Victor Cousin, 75005 Paris cedex 5

Informations employeur

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Toute candidature (CV et lettre de motivation)  doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : [email protected]

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