Gestionnaire administratif de la scolarité F/H

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DATE DE PUBLICATION17/09/2020 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.
Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.
Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir à la faculté des Lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction de la Formation et de la Scolarité :
Au sein de la faculté des Lettres, la DFS exerce ses missions d’administration et de mise en œuvre de la politique de l’université, déclinée en matière de formation, pour les cursus Licence et Master, les Diplômes d’Université (DU) et les préparations aux concours de l’enseignement. Elle anime et réalise les opérations de scolarité concernant le public étudiant : gestion des admissions en formation initiale, réalisation des inscriptions administratives (IA), préparation et suivi de la session initiale des examens, délivrance des diplômes.
Elle est en relation étroite avec la Vice-Doyenne Formation et Scolarité, la Direction Générale de la Faculté et les directions qui y sont rattachées, avec la Direction de la Formation et de l’Insertion Professionnelle (DFIP) assurant, au niveau universitaire, le pilotage et la coordination des actions des trois facultés.
Elle accompagne les représentants (enseignants et administratifs) des composantes de la Faculté, dans leurs activités de formation et de scolarité. Celles-ci les conduisent à bénéficier de l’expertise de la DFS pour l’utilisation des applications satellites du Système d’Information Etudiant (Apogée) de l’université.

Présentation du Service des Admissions et des Inscriptions Administratives :
Le SAIA assure la gestion des candidatures et des IA des étudiants en cursus Licence et Master, DU et Préparation aux concours de l’enseignement. Il a pour mission d’accueillir, informer et orienter le public sur toute question ayant trait à l’admission et à la scolarité des étudiants français et étrangers, d’accomplir toutes les opérations administratives et préparatoires aux décisions pédagogiques aboutissant à l’admission des candidats, à l’inscription de Bac + 1 à Bac +5, en relation avec les UFR, le Rectorat, les autres universités françaises (étrangères éventuellement), de coordonner la collecte et l’archivage des dossiers des étudiants inscrits.

Localisation : 1 rue Victor Cousin - 75005 Paris

Poste

(réf.FDLL35)

Fonctions : Gestionnaire administratif de la scolarité F/H
Catégorie : C
Corps : ATRF
BAP : J-Gestion et pilotage       

Mission :
Le(la) gestionnaire administratif(ve) de scolarité participe à l’accueil des étudiants et à l’exécution des actes administratifs et de gestion courante pour leur admission et leur inscription en formation initiale.

Activités principales :

  • Assurer la gestion de candidatures dans les bases électroniques (E-candidat, Etudes en France, Parcoursup) ;
  • Enregistrer des inscriptions administratives dans la base Apogée ;
  • Assurer la fiabilité des données, le suivi des admissions, des inscriptions et les transferts départ ;
  • Accueillir le public, les étudiants gérés par le guichet, en présentiel, par mail ou par téléphone ;
  • Archiver les dossiers d’étudiants non réinscrits ;
  • Constituer les dossiers papier des entrants ;
  • Former et encadrer des vacataires ;
  • Assurer les relations avec les partenaires extérieurs au service ;
  • Assurer une polyvalence au sein du service.

Autres activités du poste :

  • Vérifier des dossiers d’admission et d’inscription, leur recevabilité, les pièces justificatives ;
  • Réceptionner, trier le courrier ;
  • Enregistrer l’étudiant(e) dans la base informatique Apogée et éditer bulletin de versement et/ou certificat de scolarité ainsi que carte étudiante ;
  • Encaisser les droits d’inscription ;
  • Enregistrer dans Apogée tout changement de la situation des étudiants ;
  • Lors des remontées SISE ou CVEC, rechercher et traiter toutes erreurs ou omissions signalées par le ministère ou par le CROUS ;
  • Classer les dossiers ;
  • Epurer et archiver les dossiers des étudiants non réinscrits ;
  • Participer aux opérations annuelles de préparation des inscriptions pour l’année suivante ainsi qu’au bilan d’activité du service ;
  • Participer au paramétrage des applications (E-candidat ; Etudes en France, Parcoursup) ;
  • Vérifier la complétude des dossiers de candidature et en assurer le suivi ;
  • Participer aux opérations de comptabilité (clôture de la journée comptable, traitement des fichiers CB Web…).

Encadrement : Non

Conditions particulières d'exercice : Disponibilité demandée en période de forte activité particulièrement en juillet et septembre.

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
  • Réglementation applicable à la Scolarité
  • Bonne connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint …)
  • Connaissance des logiciels Apogée, E-candidat, Parcoursup, Etudes en France

 Savoir-faire :

  • Capacité à planifier son travail
  • Capacité à travailler en équipe
  • Capacité à informer et rendre compte à sa hiérarchie
  • Capacité à rechercher l’information, la vérifier et la classer
  • Capacité à travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
  • Capacité à prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

  • Bon relationnel
  • Réactivité
  • Disponibilité en période de forte activité (juillet-septembre)
  • Autonomie
  • Organisation et rigueur
  • Sens du service public
  • Confidentialité

Informations employeur

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Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : [email protected]

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