Gestionnaire administratif du Pôle « Forêt » (H/F)

Missions

Sous l’autorité du chef de pôle, le gestionnaire administratif(H/F) aura pour missions :

D’assurer la gestion administrative courante du pôle Foret :
-    Assurer l’accueil physique et téléphonique
-    Assurer le secrétariat du pôle forêt : Préparations de courriers, publipostages et bordereaux, suivi des réponses aux différents courriers, mailing.
-    Réunions : prises de notes et relevé de décision, préparer la liste de présences, mise en forme du contenu en tant que de besoin, réservation des salles, ordinateurs...
-    Préparation/mise en forme des documents de présentation aux commissions, bureaux, réunions (dont PowerPoint)
-    Suivi de tableau de bord, planification
-    Classement et archivage

D’assurer la gestion administrative des dossiers de subventions liés à la mise en œuvre du PIDAF Cœur du Var
-    Montage du volet administratif des dossiers de subventions (mesure FEADER 8.3 du Plan de Développement Rural Régional), 
-    Gestion des dossiers en cours (déclaration de commencement de travaux, achèvement…).
-    Préparation des demandes de paiement (justificatif administratif et comptable, mise en page) et suivi des versements en lien avec le chef de pôle
-    Suivi comptable des travaux liés au PIDAF en vue de préparer le budget. 
-    Préparation du volet administratif des dossiers des ouvrages exécutés
-    Préparation et organisation des réceptions de travaux, notamment via la plateforme Rémocra du SDIS

D’assurer le suivi des marchés publics de travaux en lien avec le service commande public et le Responsable de pôle :
-    Rédaction des ordres de mission, des PV de réception de travaux.

 D’assurer la maîtrise du foncier :
-    Rédaction des courriers d’information et autorisation de travaux aux différents propriétaires forestiers concernés 
-    Suivi des autorisations 
-    Contact auprès des propriétaires forestiers : transmission de documents d’information (sur les OLD notamment, relai auprès d’autres partenaires)
 

Formation, expérience et connaissances

Formation – expérience :

-    Niveau d’études : BAC + 2 ou équivalent (BTS Assistante de direction)

Connaissances :

-    Du fonctionnement, des instances, processus et circuits de décisions des collectivités territoriales.
-    De la commande publique et des finances publiques (bases)
-    Des partenaires incontournables dans le domaine forestier institutionnels tels que l’ONF, le CNPF, les COFOR, Etat, Région, Département, syndicats des propriétaires forestiers, professionnels de la filière bois.
-    Apprécié : des techniques et réglementations dans les domaines : forestier, protection de l’environnement, aménagement rural et foncier.

Savoir-faire 
-    Maîtrise des aspects rédactionnels (rapport, synthèse,)
-    Maitriser les outils informatiques les logiciels de bureautique (word, excel, powerpoint), 
-    Apprécié : utilisation des SIG (ex : Mapinfo- QGIS) ou géoconsult

Savoir-être
-    Qualité relationnelle
-    Souplesse, adaptabilité
-    Disponibilité, discrétion
-    Rigueur administrative
-    Travail en équipe
-    Avoir le sens du service public vis à vis des usagers
-    Capacité d'organisation et de maitrise des délais imposés
-    Réactivité, autonomie

Conditions d’emploi
-    Filière administrative catégorie B ou C
-    Voie statutaire ou contractuelle
-    36h par semaine 
-    Poste basé au Luc en Provence
-    Poste à pourvoir dès que possible