Gestionnaire administratif du Service Formation Continue de la FSI F/H

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DATE DE PUBLICATION29/11/2021 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75005
 VALABLE JUSQU'AU
29/01/2022

Poste

(réf. DFIPVE-1-23)

CDD de 1 an

Fonctions : Gestionnaire administratif du Service Formation Continue de la FSI
Catégorie : B

Corps : Technicien-ne de recherche et de formation                             

BAP : J

Emploi-type: J4C42 – Technicien-ne en gestion administrative   

Mission :

Le/La gestionnaire administrative du service Formation Continue de la FSI a deux missions principales :

Le secrétariat et l’assistance administrative, technique et logistique du service. La gestion administrative et pédagogique d’actions de formation ou de validation des acquis

ll/elle est sous l’autorité hiérarchique du/de la responsable du Service Formation continue et du/de la responsable adjoint(e)
 

Activités principales :

Dans le cadre de la mission « secrétariat et l’assistance administrative, technique et logistique du service » :

  • Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative
  • Participer à la gestion administrative, et/ou des ressources humaines (campagnes de promotions, concours, gestion des congés, gestion des formations) de la structure en appliquant les procédures dédiées
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (Partenaires)
  • Mettre en œuvre et suivre le plan de formation du service
  • Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
  • Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
  • Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans le système d'information
  • Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
  • Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
  • Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
  • Participer à la mise en œuvre de la démarche qualité 
  • Dans le cadre de la mission « gestion administrative et pédagogique d’actions de formation ou de validation des acquis »

 

Pour le portefeuille d’activités gérées :

  • Accueillir et informer les divers publics (enseignants, étudiants, stagiaires, partenaires extérieurs)
  • Collecter, traiter, contrôler et conserver des informations concernant les stagiaires
  • Construire des dossiers de prises en charge en cohérence avec les parcours de formation individualisés
  • Alimenter des bases de données pour répondre aux enquêtes
  • Élaborer les contrats/conventions de formation professionnelle continue
  • Gérer la procédure d’inscription du candidat en lien avec les services de scolarité
  • Assurer l’organisation (convocation, planning, émargement, etc.) et le suivi de la formation (attestation, fiches d’évaluation…)Produire les statistiques et indicateurs des formations gérées 

Encadrement : NON                                      

Conduite de projet : NON

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
  • Organisation et fonctionnement d’un EPSCP
  • Connaissances générales des techniques de secrétariat et de gestion administrative
  • Modes de fonctionnement des administrations publiques
  • Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
  • Environnement et réseaux professionnels
  • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
  • Techniques d'élaboration de documents
  • Culture internet
  • Techniques de communication 

Savoir-faire requis:

  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Savoir planifier son activité et respecter les délais
  • Accueillir les populations concernées
  • S'exprimer de façon claire et concise
  • Savoir rendre compte
  • Communiquer et faire preuve de pédagogie
  • Mettre en œuvre des procédures et des règles
  • Travailler en équipe
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
  • Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
  • Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
  • Mettre en œuvre une démarche qualité 

Savoir-faire transversaux :

  • Informer et rendre compte à sa hiérarchie
  • Rechercher l’information, la vérifier et la classer
  • Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée 

 Savoir être :

  • Autonomie, méthode et rigueur
  • Sens de l’organisation et de la coordination
  • Aptitude à travailler en équipe
  • Disponibilité, discrétion et confidentialité
  • Sens du contact et des relations humaines
  • Polyvalence et capacité d’adaptation
  • Capacité d’anticipation

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au coeur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Médecine » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en oeuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

 

Présentation de la Direction :

La Direction de la Formation, de l’Insertion Professionnelle et de la Vie Étudiante est chargée de la mise en œuvre des orientations de la faculté des Sciences et Ingénierie en matière de formation initiale et continue, de scolarité et de vie étudiante.

  • Elle assure le pilotage, le cadrage et le suivi de l’offre de formation.
  • Elle est l'interlocutrice des départements de formation pour la mise en œuvre des actes et procédures de scolarité et de gestion des cursus de formation.
  • Elle les accompagne dans la mise place de partenariats, nationaux et internationaux.
  • Elle leur offre un appui pour l’évaluation de leurs enseignements.
  • Elle assure le suivi et la diffusion de la réglementation des études supérieures.
  • Elle est chargée de l’accompagnement, de l’orientation, de l’insertion professionnelle et de la mobilité internationale de tous les étudiants, notamment ceux en situation de handicap pour qui elle facilite leur intégration pédagogique.
  • Elle contribue à la mise en place des différentes aides sociales en fonction de la situation de l’étudiant (suivi, aides ponctuelles ou annuelles et orientations vers les structures adaptées).  
  • Elle favorise "la formation tout au long de la vie" en permettant ainsi à des salariés, particuliers, indépendants, demandeurs d'emploi, dans le cadre de leur projet professionnel et/ou personnel d'acquérir de nouvelles compétences.
  • Elle participe au développement du système d’information dans le domaine de la scolarité.
  • Elle encourage et vient en soutien aux initiatives étudiantes et accompagne les étudiants dans la réalisation de projets culturels ou entrepreneuriaux.


Présentation du service :

Le Service formation continue (SFC) a pour mission de répondre aux besoins et aux attentes des individus, des entreprises, et de la société, en matière de formation professionnelle. Par l’analyse des besoins, la détection des savoirs et compétences transférables, la conception et l’organisation de dispositifs personnalisés, il concourt à la diffusion d’une offre de formation continue contribuant au rayonnement de la Faculté des Sciences et Ingénierie.

Ce service est rattaché à la Direction de la formation et de l’insertion professionnelle et de la vie étudiante (DFIPVE) de la faculté Sciences et Ingénierie. Il est composé de 17 personnes.

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie (Paris 5ème arrondissement) 

Informations employeur

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CDD de 1 an

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : [email protected]

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