Gestionnaire administratif et financier au Département de Géographie et Territoires (f/h)

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DATE DE PUBLICATION21/09/2021 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURECOLE NORMALE SUPERIEURE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75014
 VALABLE JUSQU'AU
21/11/2021

Employeur

L’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE

Créée en 1794, l'École normale supérieure (ENS) est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences cognitives, philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.

L’École normale supérieure est membre de l’Université PSL.

Poste

Département ou service de la structure : Département de Géographie et Territoires

Corps/Grade : Catégorie B – Technicien Recherche et Formation

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Le département Géographie et Territoires de l’ENS promeut une géographie ouverte sur les enjeux du monde contemporain : les questions urbaines, les enjeux géopolitiques et les défis environnementaux.

Il forme les étudiants aux différentes approches de l’analyse de l’espace, des territoires et des sociétés, en mettant en œuvre l’ensemble des outils et méthodes propres à la discipline, tout en proposant une perspective pluridisciplinaire. Cette approche de la géographie est de nature à apporter la formation rigoureuse et étendue que doivent acquérir de futurs chercheurs ou enseignants-chercheurs, et la compréhension du monde contemporain nécessaire aux étudiants qui se destinent à d’autres carrières (haute fonction publique, diplomatie, bureaux d'étude, collectivités territoriales, édition, journalisme, etc.)..

PLACE DU POSTE DANS L’ORGANISATION

Le poste est placé au secrétariat du Département Géographie et Territoires sous l’autorité du Directeur du département. Le département est composé de 4 enseignants-chercheurs titulaires et 1 enseignant temporaire. Il compte une quarantaine d’élèves ou étudiant.e.s et une trentaine de mastérien.ne.s

MISSION PRINCIPALE

  • Assurer la gestion administrative, financière et logistique au sein du département.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Volet administratif :

  • Accueillir, informer et orienter les usagers du département,
  • Assurer le secrétariat (standard, courrier, agendas, listes de diffusion, ordre de mission),
  • Assurer le suivi pédagogique des élèves et étudiant.e.s dans le diplôme de l’ENS (sur le logiciel GPS), des mastérien.ne.s dans les parcours PSL,
  • Assurer le suivi administratif des contrats de recherche,
  • Mettre à jour et diffuser l’information concernant le département (y compris sur le site internet),
  • Collecter et mettre en forme les données nécessaires aux enquêtes de tutelle,
  • Créer et mettre à jours des enseignements dans le logiciel correspondant (Girofle).

Volet financier :

  • Établir les demandes des devis,
  • Engager les dépenses en fonctionnement, investissement et personnel (bons de commande, heures complémentaires, …),
  • Constater les services faits, traiter les factures, gérer les missions,
  • Relancer des fournisseurs,
  • Suivre les conventionnements et les budgets,
  • Assister la direction dans les bilans comptables.

Volet logistique :

  • Gérer les stocks,
  • Tenir à jour les inventaires,
  • Réserver et planifier l’occupation des salles pour les activités du département,
  • Participer à l’organisation d’événements scientifiques (hôtels, traiteurs, transports, remboursements),
  • Tenir à jour les archives du département.

SPECIFICITES DU POSTE

Le poste requiert le respect de la réglementation et des délais de procédure.

CHAMPS DES RELATIONS

  • Interne : membres du département, services centraux, autres secrétariats de départements, élèves, étudiant.e.s, doctorant.e.s, post-doc, enseignants invités...
  • Externe : visiteurs (conférencier.e.s, professeur.e.s invité.e.s, étudiant.e.s), fournisseurs, autres institutions.

Profil

Diplôme :  Baccalauréat minimum

Expérience : De préférence au moins 2 ans de secrétariat d'UFR

Connaissances :

  • Organisation et fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur voire étranger et de la recherche scientifique
  • Connaissances des règles de gestion budgétaire et comptable
  • Connaissances en finances publiques
  • Notions d’anglais appréciées

Savoir-faire

  • Maîtriser les outils de bureautique et des outils de communication
  • Maîtriser les techniques de communication
  • Savoir accueillir des différents interlocuteurs
  • Avoir un bon sens de l’organisation et de planification de ses activités
  • Travailler en équipe et au contact du public

Savoir-être

  • Rigueur et fiabilité
  • Réactivité
  • Sens de l'organisation, de la discrétion et de la confidentialité
  • Qualités relationnelles et rédactionnelles
  • Polyvalence
  • Capacité à prendre des initiatives
  • Capacité à interagir avec divers interlocuteurs

Informations employeur

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MODALITES DE RECRUTEMENT

  • Prise de fonction : 1er décembre 2021
  • Conditions de travail : 37h30 de temps de travail hebdomadaire ; 49 jours de congés/RTT par an 
  • Temps de travail : 100%
  • Lieu de travail : 48 Boulevard Jourdan, 75014 Paris

Poste ouvert :

  • aux agents titulaires de la fonction publique
  • aux contractuels (CDD d’1 an renouvelable – Rémunération selon grille et expérience)

L’ENS est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité.

DEPOT DES CANDIDATURES PAR MAIL 

Merci d’envoyer votre dossier complet (CV, lettre de motivation) par mail :

[email protected]

(Pour les agents titulaires, joindre également votre dernier bulletin de salaire)

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