Gestionnaire administratif et financier F/H

Au sein du Secrétariat Générale de l’École Polytechnique, la direction des systèmes d’information (DSI) est une structure transverse dont la mission est d’accompagner le développement de l’École polytechnique et de l’Institut polytechnique de Paris et d’améliorer la performance et la qualité des services au profit de l’ensemble des populations : élèves, étudiants, enseignants, startup, chercheurs et personnels de direction et de soutien.

La DSI de l’École polytechnique est responsable de la production, de la maintenance et du développement du système d’information.

Le système d’information comprend des applications métier, des infrastructures techniques (réseau, système, base de données), la téléphonie, ainsi que les outils du centre d’assistance.

Outre les fonctions administratives, les métiers de la DSI sont l’exploitation, la maîtrise d’œuvre, la maîtrise d’ouvrage et l’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO), le conseil, la conduite du changement, la conduite de projet et l’innovation.

Les clients de la DSI sont les enseignants, les étudiants, les chercheurs, les administratifs et le Drahi-X-novation Center, les partenaires de l’Ecole (ENSTA, IOGS, INRIA, CNRS, UPSay, …) ainsi que les organisateurs de manifestations hébergées sur le site. 

Quelques responsabilités singulières de la DSI de l’École polytechnique :

• Le support de l’incubateur, accélérateur de startups technologiques (X-Novation Center) ;
• Le support de l’Executive Education de l’École polytechnique ;
• La conception et création à la demande de solutions informatiques très complexes pour les enseignements innovants ;
• L’articulation assumée du système d’information avec le shadow IT des élèves ;
• La conception, la réalisation et l’exploitation de briques du système d’information de l’Institut polytechnique de Paris. 

La DSI assure en outre le lien avec les organismes extérieurs : tutelle ministère des armées, Conseil d’administration, Écoles partenaires d’IP Paris, Université Paris Saclay, Établissement Public d’Aménagement Paris-Saclay (EPA PS).

Rattaché(e) hiérarchiquement au directeur, et placé(e) sous la supervision opérationnelle de l'assistante de direction, vous prendrez en charge l'ensemble de la chaîne de traitement des achats, depuis la réalisation des commandes jusqu'au traitement des factures, en passant par les engagements budgétaires et la saisie des services faits. Vous contribuerez également au bon fonctionnement du service en assistant l'assistante de direction dans diverses tâches administratives.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

• Réceptionner les demandes de devis en lien avec des interlocuteurs internes et/ou externes ;
• Gérer les commandes, de l'engagement au paiement des factures, notamment par des saisies et un suivi dans l’outil financier de l’école ;
• Suivre les contrats avec les fournisseurs et les marchés publics (établissement, suivi, reconduction, résiliation…) ;
• Suivre l'évolution de la réglementation applicable aux activités du poste ;

Activités complémentaires :

• Import élèves / Onboarding Xajam;
• Participation possible à des projets portés par la DSI.

Cette liste d’activités n’est ni limitative ni exhaustive ni contractuelle.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :
 
Rejoindre l’École polytechnique, c'est découvrir une grande diversité de métiers et rejoindre un écosystème d’innovation unique.

L’École s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT
• Télétravail (selon poste)
• Remboursement du titre de transport : 75%
• Services : restauration, bibliothèque, Musée, service postal, coiffeur
• Santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit
• Équipements : piscine, courts de tennis, salle de sport...
• Mutuelle prise en charge à 50%

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction.