Gestionnaire administratif et financier F/H

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Labelisée HR Excellence in Research par la Commission européenne depuis 2021, Sorbonne Université porte une stratégie ambitieuse au service de l'ensemble de sa communauté de recherche.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 30 sites en Ile-de-France et en régions.

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an).

Rattaché.e à la responsable du service, l'assistant.e administratif.ve et financier.ière assure en binôme avec un.e collègue 4 missions bien distinctes :

• Gestion administrative et financière de la Maison de la Vie Étudiante : suivi du budget tout au long de l'année en lien avec la responsable, traitement administratif des commandes et des factures correspondant aux activités du service (matériel, fournitures, prestations de service, événements, etc.), suivi des tableaux de bord afin d'assurer une veille continue des dépenses du service, traitement des documents administratifs liés aux questions RHs, suivi et vérification de l'avancement des paiements, secrétariat de l'équipe de direction, gestion du courrier
• Gestion et suivi des dispositifs d'aides sociales et associatives : Réception des dossiers de demande, préparation administrative et financière des dossiers, préparation et mise en place des commissions, établissement des PV des commissions et des tableaux de validation des aides accordées, gestion financière du versement des aides
• Gestion et suivi des emplois-étudiants : Réception des dossiers de demande de recrutement et mis en conformité, retranscription des demandes et transmission aux ressources humaines, réception et vérification des déclarations horaires, retranscription et suivi, transmission aux ressources humaines, suivi des enveloppes financières de chaque structure. Mise en place des temps de rencontre des emplois-étudiants et des diverses réunions. Contact et suivi des étudiantes et étudiants
• Gestion des espaces : Planifier et coordonner les interventions des équipes en matière de logistique et de services généraux: gardiennage, gestion des équipements, nettoyage, assurer le suivi des prestations, tenir à jour l'inventaire des stocks (hors stock en prêt aux étudiants), gérer le planning des locaux de la vie étudiante

Activités principales :

• Accueillir et accompagner les étudiants
• Réaliser les opérations de gestion administrative et financière courante
• Saisir et mettre à jour des bases de données et tableurs dédiés à la gestion et au suivi financier
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, attestations provisoires…), les reproduire et les diffuser
• Retranscrire des informations orales à l'écrit
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Traiter et diffuser des informations internes et externes
• Participer aux opérations du service, assister la responsable du service
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
• Classer et archiver des documents
• Organiser des réunions, temps de rencontre et commissions/jurys
• Participer à l'organisation de manifestations organisées par le service de la vie étudiante

Elle/Il participe à l'organisation de différents évènements
Elle/Il participe en outre aux autres activités du service