Gestionnaire administratif et financier (GEOG)

Structure : Département de géographie
Catégorie d'emploi : Catégorie B (Technicien BIATSS)

ENVIRONNEMENT/CONTEXTE DE TRAVAIL
Au sein du département de géographie, vous évoluerez dans un environnement académique stimulant, au contact direct d'enseignants-chercheurs et d'étudiants engagés dans des formations d'excellence.

Le département accueille environ 70 étudiants et porte trois formations :
• le Diplôme de l'ENS (DENS)
• un Master de géographie politique / recherche
• la préparation à l'agrégation de géographie

Au sein de ce département composé de 5 enseignants-chercheurs titulaires, d'un agrégé préparateur, de deux ATER et de deux moniteurs-allocataires, le secrétariat est assuré par un unique personnel administratif.
Le poste « Gestionnaire administratif et financier – scolarité » offre ainsi polyvalence, autonomie et responsabilités, tout en permettant le développement de compétences en gestion pédagogique, administrative et financière.

MISSION PRINCIPALE
Sous l'autorité de la Directrice du département de Géographie, vous assurez des missions polyvalentes de gestion de la formation, d'administration et de soutien budgétaire.

ACTIVITES PRINCIPALES

Scolarité et formation
- Accueil, information et orientation des usagers (étudiants, intervenants interlocuteurs externes)
- Suivi pédagogique : mise à jour des maquettes et offres de formation, inscriptions, collecte des notes.
- Organisation des examens, des jurys et suivi des délibérations.


Administration et logistique
- Secrétariat du département, archivage et comptes rendus.
- Élaboration des plannings d'enseignement et réservation des salles.
- Organisation des séminaires, colloques et événements scientifiques du département.


Gestion budgétaire et financière
- Exécution et suivi du budget, commandes, factures et missions.
- Mise en paiement des vacations et heures complémentaires.
- Préparation des bilans budgétaires

Gestion RH et accueil
- Gestion administrative des vacataires et intervenants extérieurs.
- Préparation des ordres de mission des enseignants et étudiants.
- Accueil des nouveaux personnels et stagiaires.


Communication
- Mise à jour du site internet du département et de l'agenda des enseignements (ouverture des candidatures aux formations, réunions de rentrée, actualités du département...).
- Diffusion des informations pédagogiques et institutionnelles

CONDITIONS D'EXERCICE
• Poste polyvalent au cœur de la vie pédagogique du département.
• Interaction directe avec enseignants-chercheurs et étudiants.
• Bureau individuel au sein du département de géographie.
• Formations internes proposées pour la prise en main des outils et procédures de l'établissement.

CHAMPS DES RELATIONS
· Internes : l a population étudiante, les personnels académiques, administratifs et techniques du département, la Direction des études et de la vie étudiante (DEVEC) et le service de la scolarité de l'ENS-PSL
Externes : Visiteurs, invités, les services de scolarité des établissements partenaires en France et/ou à l'étranger