ILE DE FRANCE MOBILITES

Gestionnaire administratif F/H

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DATE DE PUBLICATION10/09/2021 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURILE DE FRANCE MOBILITES CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
Paris
 SALAIRE
Non communiqué
VALABLE JUSQU'AU
10/11/2021

Employeur

Rôle d’Ile-de-France Mobilités : 
Île-de-France Mobilités (anciennement STIF) imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.

Au cœur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d’infrastructures…), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.

Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l’exploitation à des transporteurs. Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l’ensemble des transports d’Île-de-France (Train-rer, Métro, Tram, Bus…).

Poste

DOMAINE : Assistanat / Gestion Administrative

CADRE D'EMPLOIS : Rédacteurs territoriaux

STATUT DU POSTE : Permanent

CATÉGORIE : Catégorie B

LOCALISATION : Paris (75)

Environnement du poste

Le poste est rattaché au Département des Systèmes d’Information (DSI), elle-même rattachée à la Direction Ressources qui regroupe les fonctions Ressources Humaines, Services Généraux, Affaires Juridiques et Marchés Publics.

Le Département des Systèmes d’Information est structuré en 4 pôles (Pôle de Programmation de la Transformation Numérique, Pôle Ingénierie Digitale, Pôle Ingénierie des Infrastructures, Pôle Support Utilisateurs), et composé d’un chef de département, d’un adjoint/chef de pôle, de autres 3 chefs de pôles, d’un RSSI, d’un coordinateur technique, d’une PMO, d’un architecte systèmes, réseaux et sécurité, d’un architecte des données, de 2 chargés de projets, de 2 ingénieurs systèmes et réseaux, d’un administrateur de base de données, de 2 assistants de gestion et de 3 techniciens en charge de l’assistance bureautique. Le Département s’appuie également sur des prestataires externes en matière de conception, mise en œuvre et pilotage projets.

Le Département des Systèmes d’Information assume la responsabilité :

  • de la gouvernance et de la stratégie globale des systèmes d’information et des données à l’ère de la transformation digitale des organisations et des services en ligne aux usagers ;
  • du maintien en condition opérationnelle des systèmes d’information ;
  • de la sécurité, de la résilience et de l’intégrité du système d’information à l’ère du digital et des services aux usagers ;
  • de la maîtrise d'œuvre dans le développement des projets informatiques pour les différents services en collaboration avec les chefs de projets des services demandeurs ;
  • de l’assistance à la maîtrise d’ouvrage et l’encadrement de la sous-traitance informatique ;
  • de l’administration technique et de la maintenance en condition opérationnelle de l’ensemble des applications ;
  • du recensement des besoins des utilisateurs, de la planification, de l’organisation et du fonctionnement quotidien ;
  • de la mission d'assistance et d'appui (en ligne et de proximité) aux utilisateurs. 
  • L’éclairage des décisions de la Direction générale et jouer un rôle de facilitateur pour les directions métiers,
  • L’accompagnement de(s) projet(s) dans ses phases décisionnelles : présentation des dossiers au conseil d’Ile-de-France Mobilités notamment.

Missions du poste

Sous la responsabilité hiérarchique du chef de Pôle de la Programmation de Transformation Numérique, le/la gestionnaire administratif/ve assure le pilotage et le suivi des budgets, des marchés et de la comptabilité associée (traitement administratif des devis, des commandes et de la facturation).

Dans ce cadre, il/elle a pour missions notamment de :

Piloter et suivre le budget (budget primitif, décision modificative, clôture/ouverture, etc.) en lien avec la PMO (Project Management Officer) du pôle PTN,

Piloter et suivre les marchés : conception et rédaction des marchés, anticipation et suivi des échéances/disponibles, rédaction des courriers associés en lien avec la commande publique,

Proposer et optimiser la stratégie d’achat selon les types de prestations ou de matériels SI,

Instruire les devis, commandes et suivi de facturations en lien avec tous les acteurs de la DSI (pilotes SI) en charge d’un budget ; s’assurer de la réalité du service fait et des documents le prouvant auprès des pilotes SI et encadrants,

Assurer au quotidien le reporting et l’instruction des pièces financières (devis, bons de commandes, engagements, factures) au sein de l’outil Triskell, outil de gouvernance et de pilotage des projets SI, permettant de consolider la consommation budgétaire et de faciliter le suivi de l’état des commandes au sein du Département.

Échanger avec les servicesfinanciers, marchés publics et comptables d’Ile-de-France Mobilités,

Relancer les pilotes SI et les fournisseurs,

Accompagner les pilotes SI en cas de difficultés dans l’exécution d’un marché ou d’un contrat, 

Vérifier la cohérence entre les factures, les bons de commandes et les bordereaux des prix,

Être force de proposition sur les processus internes liés au budget et aux marchés,

S’approprier et optimiser le reporting budgétaire.

Profil

Profil recherché

Expériences et compétences

Connaissances mobilisées :

  • Marchés publics (conception, rédaction et exécution), 
  • Comptables et budgétaires,
  • Rédaction de devis et de commandes,
  • Outil informatique comptable (de préférence ASTRE de GFI PROGICIELS / Gecco / BO),
  • Outils bureautiques classiques : Outlook, Word, Excel, SharePoint, Chorus,
  • La connaissance d’un outil de gouvernance et de pilotage/reporting projets comme la solution Triskell est un plus,
  • Définition de processus et modes opératoires.  

Expérience :

  • Pilotage d’un budget.
  • Pilotage, conception, rédaction et exécution des marchés.
  • Secrétariat administratif et comptable.

 

    Autres informations

    Conditions de recrutement

    Conditions : Emploi ouvert aux agents de catégorie B d’Ile-de-France Mobilités, aux fonctionnaires de catégorie B des trois fonctions publiques

    Informations employeur

    Afficher les informations

    Candidatures auprès de : à l'attention de monsieur le Directeur Général sous référence FPOST312021 via l’URL :
    https://www.iledefrance-mobilites.fr/decouvrir/nous-rejoindre/nos-offres-d-emploi/gestionnaire-administratif-fh-150257298


    Ou par courrier (Île-de-France Mobilités, 41, rue de Châteaudun, 75009 PARIS).
     

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