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Gestionnaire administratif F/H
| DATE DE PUBLICATION | 28/02/2024 | TYPE DE CONTRAT | Contractuel, CDD | |
| RECRUTEUR | SORBONNE UNIVERSITE | CATÉGORIE | B | |
| LIEUX DE TRAVAIL |
PARIS | SALAIRE |
Non communiqué | |
| CODE POSTAL |
75005 | VALABLE JUSQU'AU |
28/04/2024 |
Poste
Fonctions : Gestionnaire administratif-ve
Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
CDD de 2 ans renouvelable.
Mission :
Au sein de l’équipe support, constitué d’un assistant administratif et financier, d’une chargée de qualité et d’une chargée de communication, le/la gestionnaire administratif-ve a pour mission de réaliser les activités administratives, commerciales et financières de l’unité de service. Il/elle travaille en binôme avec l’assistant administratif et financier.
Activités principales :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
- Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion administrative, financière (SIFAC) et commerciale (Saleforces) afin de suivre les objectifs de la direction generale.
- Établir et envoyer les offres commerciales sous l’encadrement de la direction commerciales
- Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser.
- Retranscrire des informations orales à l’écrit.
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.
- Appliquée la réglementation imposée par la gestion financière.
- Gérer l’agenda du directeur commercial et contrôler les échéances
- Organiser les réunions de promotion interne auprès des équipes de recherche
- Gérer les activités administratives et logistiques des évènements commerciaux.
- Réaliser, en appui à l’assistant financier, les commandes d’achats, de recettes et les devis commerciaux.
- Assurer la gestion et le suivi des questionnaires de satisfaction.
- Participer aux campagnes de prospection, de relance clients et suivi de la relation avec les clients.
- Contribuer à la démarche qualité déployer au sein du service.
Conduite de projets : Non
Encadrement : Non
Profil
Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France.
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université.
- Règlementation applicable à son domaine d’activité professionnelle.
- Bonne connaissance des outils et méthodes de management de la qualité.
- Connaissances des normes et des référentiels qualité. (recommandée)
Savoir-faire :
- Capacité à hiérarchiser et à prioriser les activités
- Maîtrise du pack office
- Connaissance du CRM Salesforce (serait un plus)
- Rédiger des rapports ou des documents.
Savoir-être :
- Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
- Bon relationnel et sens du travail en équipe
- Disponibilité et réactivité.
- Organisation et rigueur.
- Sens du service public.
- Capacité d’autonomie.
Employeur
Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 400 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.
Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.
Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.
Ce poste est à pourvoir au sein des niveaux interfacultaires
Localisation (Direction/service) :
Sorbonne Université Maison des Modélisations Ingénieries et Technologies (SUMMIT)
Campus Pierre et Marie Curie
Tour 33-34/2ème étage – BC 204
4 place Jussieu – 75005 PARIS
SUMMIT est une unité de service mutualisée de la cellule de soutien aux structures de l’Alliance. Créée en 2021, elle a pour mission développer l’activité partenariale entre Sorbonne Université et les entreprises, de promouvoir les savoir-faire des laboratoires et unités vers l’extérieur et ainsi de contribuer à la valorisation de l’image et de la notoriété de Sorbonne Université.
Informations employeur
Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée (sous la référence SC4) à l'adresse mail : [email protected]
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