Gestionnaire administratif F/H

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DATE DE PUBLICATION25/05/2022 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEURAnonyme CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75005
 VALABLE JUSQU'AU
25/07/2022

Poste

Fonctions : Gestionnaire administratif/ve

Emploi-type : Technicien/ne en gestion administrative

Catégorie : B

Corps : Technicien/ne de recherche et formation

BAP : J             

 

Mission :

Assurer, au sein du LIP6 et sous la responsabilité de l’administratrice des fonctions polyvalentes d'assistance administrative et logistique de la direction et plus globalement de l’unité. Ces activités se feront dans le strict respect des techniques, règles, procédures, statuts et règlement intérieur en cours au sein du LIP6, de Sorbonne Université et du CNRS.

Activités principales :

-       Instruire les dossiers en vérifiant la régularité administrative (notamment pour les stages) ; Participer à la gestion administrative de la structure en appliquant les procédures dédiées ;

-       Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers, fournisseurs) de l’unité ;

-       Assurer un appui logistique et administratif (locaux, matériels, fournitures, courriers) des activités de la direction et de l’unité et des manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) ;

-       Gérer le(s) agenda(s) des conseils et contrôler les échéances ;

-       Assurer l’assistance à la gestion des conseils (vérifier les pièces transmises aux membres des conseils, leur mise en ligne, notification des décisions des conseils, etc....)

-       Organiser, alimenter, mettre à jour les bases de données ;

-       Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif et/ou financier ;

-       Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur ;

-       Le cas échéant autres activités du poste : Quelques actes de gestion financière dans l’outil SIFAC pour les cartes achat.

Une formation sur le poste sera faite par l’équipe.

Conduite de projets :   Non

Encadrement : Non

Profil

Connaissances transversales requises :

- Connaitre les modes de fonctionnement des administrations publiques

- Connaitre les politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention

- Connaitre l’environnement universitaire et savoir travailler avec des réseaux professionnels

- Maîtriser de techniques d'élaboration de documents

- Maitriser des techniques de recherche sur Internet (Culture internet)

- Maîtriser des techniques de communication

- Savoir échanger en Langue anglaise

- Expérience gestion sur SIFAC appréciée

 

Savoir-faire :

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;

- Maîtriser de l’environnement bureautique (Excel, Word, etc...) ;

- Capacité à accueillir de publics variés (francophone et anglophone) ;

- Informer et rendre compte à sa hiérarchie ;

- Rechercher l’information, la vérifier et la classer ;

- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes ;

- Travailler en équipe ;

- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée ;

- Respecter la confidentialité ;

- Mettre en œuvre des procédures pour collecter, traiter, vérifier, enregistrer, transmettre des informations spécifiques au domaine de la gestion administrative ;

- Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations ;

- Savoir rendre compte ;

- Communiquer avec les différents publics (usagers, les responsables de budgets, avec les autres services de l’établissement et avec des structures externes) ;

- Capacité à s'exprimer en langue anglaise (accueil de publics anglophones) ;

 

Savoir-être :

- Rigueur

- Sens de l’organisation

- Aptitudes relationnelles avec différents interlocuteurs (chercheurs, enseignants, doctorants…)

- Forte capacité d’adaptation

- Autonomie

- Aptitude au travail en équipe

- Esprit d’initiative

 

Niveau d'études minimum requis :

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialisation : secrétariat, bureautique

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr  

Localisation (Direction/service) :

Le LIP6, Unité Mixte de Recherche de Sorbonne Université (SU) et du Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS), est un laboratoire de recherche en informatique se consacrant à la modélisation et la résolution de problèmes fondamentaux motivés par les applications, ainsi qu'à la mise en œuvre et la validation des solutions au travers de partenariats académiques et industriels.

La recherche est réalisée au sein de 20 équipes articulées autour de quatre axes transverses :

- Intelligence artificielle et sciences des données (AID) ;

- Architecture, systèmes et réseaux (ASN) ;

- Sécurité, sûreté et fiabilité (SSR) ;

- Théorie et mathématiques pour l'informatique (TMC).

Au 31 mars 2022, le laboratoire compte environ 435 personnes (dont 177 personnels permanents : chercheurs, enseignants-chercheurs, ITA-IATSS, plus de 258 personnels non permanents : 161 doctorants, 17 post doctorants, 66 stagiaires, 14 CDD). Une direction administrative et financière, un service communication, un service Europe et Industrie d’aide au montage de contrats ainsi qu’une direction ingénierie numérique de 13 personnes, en assurent le fonctionnement.


Présentation du service :

La direction administrative et financière (DAF) du LIP6 comporte 13 agents. Les 9 gestionnaires financiers, 2 gestionnaires administratifs et une adjointe sont sous la responsabilité de l’administratrice qui supervise l’ensemble des activités de la DAF.

Informations employeur

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CDD 1 an, A pourvoir à compter du 01/07/22

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : [email protected]

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