Gestionnaire administratif (H/F)

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DATE DE PUBLICATION 15/01/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR ECOLE DES PONTS PARISTECH   CATÉGORIE C
LIEUX DE TRAVAIL
CHAMPS SUR MARNE
  SALAIRE
De 20 000€ à 30 000€

Employeur

L’École des Ponts ParisTech a pour mission la formation initiale et continue d’ingénieurs de haut niveau dans les domaines de l’équipement, l’aménagement, la construction, les transports, l’industrie et l’environnement. Avec un effectif de 450 personnes, elle est principalement organisée autour de trois pôles : formation (1800 étudiants, 1000 intervenants), recherche (12 unités) et services support. Depuis sa création en 1747, la plus ancienne école d’ingénieurs ne cesse d’être à la pointe de l’innovation dans l’organisation et le contenu des cursus.

Poste

La Direction de la Recherche (DR) élabore et pilote la mise en œuvre de la politique de recherche et de formation doctorale de l’École. Elle comporte une structure centrale (DR-centre) et 12 laboratoires, le plus souvent communs avec d’autres établissements, comptant environ 380 chercheurs permanents et 470 doctorants. Elle participe aux actions du réseau scientifique et technique du Ministère de la Transition écologique et solidaire et du Ministère de la cohésion des territoires et en étroite collaboration avec la communauté d’universités et d’établissements Université Paris-Est et le pôle de recherche et d’enseignement supérieur ParisTech, dont elle est membre fondateur.

Le CERMICS (Centre d'Enseignement et de Recherche en Mathématiques et Calcul Scientifique) regroupe environ 70 personnes (chercheurs, doctorants, post doctorants, chercheurs associés, chercheurs invités, stagiaires, personnel administratif). Une description détaillée du laboratoire ainsi que son rapport d'activité sont disponibles sur le site http://cermics-lab.enpc.fr/.

Le LIGM (Laboratoire d’Informatique Gaspard-Monge) regroupe environ 150 personnes (chercheurs, doctorants, post-doctorants, chercheurs invités, stagiaires), dont 20 à 25 environ (selon le moment de l’année) relèvent de l’École (équipe de recherche IMAGINE). Une description du laboratoire est disponible sur le site http://ligm.u-pem.fr, et de l’équipe IMAGINE sur le site http://imagine.enpc.fr.

En 2018, le LIGM et le CERMICS ont mutualisé leurs activités administratives.

Le pôle administratif du laboratoire est composé de 3 personnes : une Secrétaire Générale, une/une assistant(e) administratif(ve) et budgétaire et un/une gestionnaire administratif(ve).

Le poste de Gestionnaire administratif est placé sous l'autorité de la Secrétaire Générale du laboratoire CERMICS au sein de la DR.

Missions du titulaire du poste

Le/La titulaire du poste assiste la Secrétaire Générale dans les tâches de gestion administrative et budgétaire. Ses principales missions sont les suivantes :

Gestion administrative

  • RH : préparer les dossiers d'embauche, de stage, de convention d'accueil des personnels de recherche non permanent des 2 laboratoires (stagiaires, doctorants, post-doctorants, professeurs ou chercheurs invités). Cette mission s’effectue en lien avec le pôle administratif de la Direction de la recherche, le Service RH de l’École, et acc&ss Paris-Est (pour les titres de séjour et autorisations de travail) ;
  • Missions : accompagner les personnels des 2 laboratoires dans la préparation, le suivi et le remboursement de leurs missions et la prise en main du logiciel dédié (Notilus), et assurer la gestion des missions des personnels invités (transports, hébergement, frais annexes), en le lien avec le bureau des missions du SG et l'agence de voyage ;
  • Commandes : gérer les commandes courantes (fournitures, mobiliers, matériel et consommables informatiques, contrats de maintenance, etc.) via les logiciels de l’École ;
  • Secrétariat : répondre aux messages et aux demandes internes et externes en matière de gestion administrative : demandes de création badge, lettres d'invitation, annuaire, photocopies, lien avec l’assistance de la DSI et des services généraux (GEMCEC, SOS Coriolis), etc ;
  • Équipements : gérer les moyens informatiques mis à disposition du personnel (imprimantes, photocopieurs, téléphonies, etc.) en relation avec le référent informatique du laboratoire ;
  • Événements : participer à l'organisation et à la gestion d’événements tels que soutenances de thèse, conférences, ateliers, journées scientifiques ou séminaires (commande de prestations, missions, mise en place de la logistique, réservation de taxis...) en relation avec les différents services de l’École ;
  • Bibliothèque des 2 laboratoires : gérer la bibliothèque scientifique des 2 laboratoires (inventaire, suivi des emprunts, commandes…) en relation avec le référent scientifique du laboratoire.

Gestion budgétaire

  • Gestion et suivi des contrats : saisir les dépenses faites sur chaque contrat, dans le respect des procédures de gestion ;
  • Tableaux de bord : tenir à jour des tableaux de suivi.

Profil

Poste de catégorie C (employé). Fonctionnaire ou contractuel (CDD 3 ans renouvelable) et possibilité d’accueil en détachement. Poste à temps plein.

Formation de niveau BAC minimum avec une première expérience sur un poste similaire. Une expérience dans le secteur public serait un plus.

Bonne pratique des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Internet).

Connaissance des outils de conception et de mise à jour de site web serait un plus.

Pratique de l'anglais appréciée (échanges possibles avec étudiants et chercheurs non francophones).

Qualités personnelles

  • Sens des priorités, de l'organisation, rigueur et méthode.
  • Autonomie et initiative.
  • Sens du contact et de l'accueil (chercheurs, étudiants, visiteurs…), discrétion.
  • Goût du travail en équipe.

Rémunération statutaire ou selon profil.

Ce poste est accessible aux personnes handicapées.