Gestionnaire administratif(ve) des heures de cours complémentaires H/F

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DATE DE PUBLICATION31/07/2020 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUniversité Paris-Saclay CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
Hauts-De-Seine
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
 

Poste

Fonction : Gestionnaire administratif(ve) des heures de cours complémentaires (HCC)

Métier ou emploi type* : Adjoint en gestion administrative

Fiche descriptive du poste 
Catégorie : C
Corps : ADJAENES/ATRF
BAP : J

Affectation

Administrative : Université Paris-Saclay – Direction de l’UFR Jean Monnet – Relais Ressources Humaines
Géographique : UFR Jean Monnet – 54 Boulevard Desgranges – 92331 SCEAUX Cedex

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein de l’UFR Droit-Economie-Gestion, en lien direct avec la Direction et fonctionnel avec la DRH de l’Université, le Relais ressources humaines : 
-    Assure la circulation des informations entre les personnels BIASS et enseignants et les pôles des personnels situés aux services centraux.
-    Informe et oriente les interlocuteurs internes et externes dans leurs démarches
-    Assure la gestion administrative et financière des heures d’enseignement des intervenants extérieurs.
-     Aide au pilotage des ressources humaines et de la masse salariale de la composante.


Missions principales de l’agent : 
-    Gérer et traiter des informations écrites et orales ; 
-    Gérer le courrier, les courriels et les appels téléphoniques ; 
-    Réceptionner et enregistrer les dossiers des vacataires d’enseignement ; 
-    Vérifier les conditions de recrutement des vacataires d’enseignement ; 
-    Vérifier les heures des enseignants dans le logiciel de planning (CELCAT) ; 
-    Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion des heures de cours complémentaires ; 
-    Transmettre mensuellement les dossiers de paiement des intervenants extérieurs au service central des ressources humaines dans le respect du calendrier fixé par l’agence comptable ;  
-    Classer et archiver les documents des années précédentes.

L’agent est placé sous la responsabilité hiérarchique du responsable du Relais RH.
 

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc…) : mutation interne ou CDD 
Encadrement : NON                                       Nb agents encadrés par catégorie : 0A - 0B – 0C
Conduite de projet : NON
 

Profil

Connaissance, savoir :
-    Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’environnement professionnel et savoir s’y situer
-    Connaissance de la réglementation en matière de recrutement de personnels extérieurs

Savoir-faire :
-    Maîtriser l’expression orale, l’orthographe, la syntaxe et les techniques d’accueil 
-    Utiliser les outils bureautiques (WORD et EXCEL) et internet
-    Savoir hiérarchiser l’importance des courriers et des appels téléphoniques
-    Utiliser en consultation les logiciels dédiés (CELCAT et WINPAIE)
-    Travailler en relation partenariale avec les autres services de la faculté (service financier, services de scolarité, IEJ, EAD, Apprentissage) et les services centraux
-    Savoir planifier son activité et respecter un calendrier strict

Savoir-être : 
-    Etre rigoureux et méthodique pour le contrôle des recrutements et des dossiers dans le respect des procédures 
-    Savoir informer et rendre compte
-    Gérer la confidentialité des informations et des données
-    S’impliquer dans l’actualisation des connaissances professionnelles
-    Faire preuve de réactivité pour prévenir tout risque de dysfonctionnement

Informations employeur

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Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation par mail à : 
    [email protected]
    [email protected]

Date limite de candidature : 30 août 2020
Date de prise de fonction : 15 septembre 2020
 

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