Gestionnaire administratif.ve des inscriptions - DEVE H/F

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DATE DE PUBLICATION21/11/2019 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUNIVERSITE DE PARIS EST CRETEIL / UPEC CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
CRETEIL
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Avec plus de 30000 étudiants, l'Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC) est la plus grande université multidisciplinaire et professionnalisée d'Ile-de-France. Créée en 1970, l'UPEC offre une gamme complète de formations (du diplôme universitaire de technologie au doctorat) et compte 12 facultés et instituts ainsi que 31 laboratoires de recherche couvrant presque toutes les disciplines. L'université emploie aujourd'hui plus de 1000 personnels BIATSS et 1600 enseignants. Elle est dotée d'un budget annuel de 240 millions d'euros et est implantée sur 16 sites dans 3 départements. Pour plus d'informations : http://www.u-pec.fr/

 

Poste

Gestionnaire administratif.ve des inscriptions – DEVE

Type de poste : vacant

Catégorie :

Grand domaine : Direction

Quotité : 100% :

BAP J : Gestion et pilotage

Famille : Administration et pilotage

Site géographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

Direction des études et de la vie étudiante (DEVE)

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

Le SIOE (Service inscription et organisation des études) assure deux missions principales :
Il est chargé de la préparation et de l'organisation de la campagne d'inscription administrative, et dans ce cadre s'occupe aussi des activités afférentes à ces inscriptions comme les opérations de transferts, la gestion des bourses, l’annulation d’inscription, le remboursement des inscriptions et les demandes d’exonérations en application de la nouvelle réglementation en matière de droits des usagers (droits différenciés).
Le SIOE est également chargé d'une fonction d'organisation des études. Ainsi, il s'assure, en lien avec les composantes, de l'établissement des calendriers universitaires et des modalités de contrôles des connaissances pour chaque rentrée, du bon déroulement des options transversales en Licence, de la publication des arrêtés de jury, de la validation d'études supérieures et de l’édition et la délivrance des diplômes.

La fonction s’exerce dans le domaine de l'inscription administrative des étudiants et autres usagers.

Activités principales

Accueillir, accompagner, informer sur les procédures d’inscription et de demande d’exonération, sur l’attribution des aides financières (bourse…):
• Gérer les demandes d’exonération
• Traiter les demandes de transfert départ
• Contrôler et effectuer toutes les phases d’une inscription administrative (droit à la bourse, contrôle des pièces justificatives) jusqu’à l’encaissement des droits universitaires et la délivrance de la carte d’étudiant
• Participer à la préparation de la campagne d’inscription
• Assurer le traitement et le suivi des demandes de remboursements
• Animer des sessions de formation pour les vacataires
• Coordonner et superviser le travail des vacataires durant la campagne d’inscription

Activités associées

1) L’inscription administrative :
• Contrôler les dossiers (pièces justificatives) en vérifiant la cohérence des éléments renseignés : le diplôme, le droit à bourse…
• Saisir l’inscription administrative dans Apogée
• Encaisser les droits d’inscription
• Editer des certificats de scolarité et les cartes d’étudiants
• Participer au contrôle de saisie pour les remontées SISE ou pour la fiabilisation des données saisies dans Apogée
• Réceptionner et contrôler les dossiers de bourse remis pour le remboursement des droits d’inscription et saisir les éléments pour le remboursement des droits d’inscription dans Apogée puis transmission des états à l’agence comptable
• Participer au classement, au pointage et à l’archivage des dossiers d’inscription
• Etre référent(e) auprès des établissements concernant les publics spécifiques : CPGE, IFSI, Programme d’échanges internationaux

2) L’organisation des inscriptions administratives en présentiel lors de la campagne d’inscription :

• Participer aux réunions de la campagne d’inscriptions administratives
• Contribuer à l’amélioration de l’accueil et de l’accompagnement des étudiants
• Effectuer un point régulier sur le suivi des rendez-vous
• Dispenser une formation de deux jours aux vacataires-étudiants
• Organiser le travail des vacataires affectés aux inscriptions en présentiel

3) Le transfert :
• Accueillir et renseigner l’étudiant sur le transfert départ
• Vérifier la cohérence des informations de la fiche de transfert sur Apogée
• Vérifier si l’usager est en règle au regard de la bibliothèque universitaire et d’éventuelles sanctions disciplinaires
• Editer le dossier universitaire de l’usager et le transmettre à l’université d’accueil

4) La demande d’exonération
• Accueillir et informer le demandeur sur la procédure de demande d’exonération
• Préparer les commissions d’exonération,
• Informer les demandeurs de la décision,
• Assurer le suivi des exonérations sur Apogée

Profil

Compétences requises

Connaissances
• Connaître l’organisation ainsi que le fonctionnement de l’établissement et du service
• Connaître l’offre de formation et ses conditions d’accès

Compétences opérationnelles
• Savoir organiser et planifier ses activités selon un calendrier défini
• Posséder méthode, dynamisme, ouverture d’esprit
• Connaître les bases de l’environnement bureautique word, Excel
• Savoir utiliser la messagerie électronique
• Savoir rechercher des informations sur le site de l’UPEC
• Connaître l’outil de gestion Apogée (rubriques inscriptions administratives)

Compétences comportementales
• Savoir travailler en équipe
• Posséder des aptitudes certaines pour les relations humaines

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail
• Cette activité, rattachée au Service Inscription et organisation des études, s’inscrit dans un ensemble plus vaste, la Direction des études et de la vie étudiante. Le service est constitué de 15 personnes réparties entre deux pôles.
• Pic d’activité important en début juillet et mi-novembre, ce qui suppose une grande disponibilité durant cette période.
• Ce poste s’exerce en relation étroite avec les services de la DEVE, la DSI, les scolarités de composantes, l’agence comptable, le CROUS, les autres universités et autres établissements.

Formation et expérience professionnelle souhaitables:
• Une expérience dans le domaine de la scolarité (en service central ou en composante) avec gestion sous Apogée est souhaitée.

Conditions de recrutement :
• Poste à pourvoir dès que possible, ouvert:
- aux agents titulaires de la Fonction publique de catégorie C par voie de mutation ou détachement; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation + IFSE C2
- ou aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation (soit 1260 € net/mensuel environ)
• Les candidatures sont à adresser CV et lettre de motivation à : [email protected] et à [email protected]  

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