Gestionnaire administratif.ve et financier.e H/F

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DATE DE PUBLICATION30/06/2022 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUNIVERSITE SORBONNE NOUVELLE - PARIS 3 CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75005
 VALABLE JUSQU'AU
12/07/2022

Poste

Sous la responsabilité de l’attachée d’administration responsable des services administratifs de la bibliothèque, le.la gestionnaire administratif.ive et financier.ère assure la gestion budgétaire de la bibliothèque (dépenses et recettes), le secrétariat et participe au suivi des affaires générales et de certains dossiers RH.

Le service administratif compte 3 agents : la responsable, le.la gestionnaire et un bibliothécaire assistant spécialisé (0,25 ETP : régie de recettes et suivi des recettes).

 

 

Assurer la gestion budgétaire de la bibliothèque (dépenses et recettes)

  • veiller à l’exécution du budget :
      • engagement juridique / constatation du service fait / demande de paiement en veillant au respect des marchés en vigueur à l’université et de la réglementation publique notamment concernant les délais de paiement
      • suivi et titrage des recettes
  • assurer le suivi d’opérations budgétaires spécifiques :
      • TVA intracommunautaire (le cas échéant)
      • amortissements : inventaire comptable et physique de la bibliothèque
      • remboursement des missions
      • honoraires médicaux suite à accident de travail
  • renseigner les tableaux budgétaires notamment les tableaux des acquisitions d’ouvrages françaises et étrangères : vérification des commandes, rapprochement des bons de livraison et de la facturation en collaboration avec la responsable de la politique documentaire, les acquéreurs et les magasiniers (bi-mensuel)
  • assurer l’interface avec les fournisseurs : réclamations, erreurs de facturations, avoirs, prestations événementielles
  • participer, le cas échéant, au comité des utilisateurs du logiciel de gestion financière et comptable GFC.

 

Assurer le secrétariat de la bibliothèque 

  • accueil physique et téléphonique de la bibliothèque
  • distribution du courrier
  • réception des livraisons, des prestations relatives aux réceptions et à l’action culturelle de la bibliothèque
  • suivi des inscriptions usagers (formations et action culturelle)
  • suppléance : suivi des réservations des salles de réunion et formation

Assurer le suivi d’affaires générales et / ou RH

  • recenser les besoins des services ; suivre et contrôler les stocks de fournitures administratives
  • en collaboration avec la responsable administrative, assurer l’interface avec la DRH pour la gestion des carrières et des contrats (gestion de proximité) : prise de poste, préparation des dossiers de promotion ou tout acte relatif à la gestion du personnel
  • participer comme secrétaire de séance au conseil de bibliothèque
  • en collaboration avec le bureau de la formation, traiter les ordres de missions des agents de la bibliothèque (réservations transport et hébergement)
  • remplacer, le cas échéant la responsable administrative aux réunions
  • assurer le suivi des absences et congés des agents : logiciel de gestion des plannings et suivi des pièces justificatives
  • déclarer les droits de bibliothèque à la SOFIA.

Profil

Connaissances :

Connaissances sur l’environnement professionnel, administratif et réglementaire

  • Cadre institutionnel, juridique et administratif des bibliothèques universitaires
  • Principes et règles de la comptabilité publique, des finances publiques et des marchés publics
  • Principes et règles applicables aux différentes catégories de personnels travaillant en bibliothèque
  • Règles de sécurité applicables au sein du bâtiment

Informatique et bureautique

  • Maîtrise des logiciels de bureautique (word, excel) et outils collaboratifs
  • Maîtrise des applications informatique métier (GFC et plateforme de dématérialisation Chorus pro)
  • Connaissance du système de gestion mutualisé de bibliothèque (Alma)

 

Compétences opérationnelles :

  • Diffuser une information
  • Mettre en forme un document
  • Savoir organiser son travail et prioriser
  • Savoir inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Mettre en œuvre des procédures et des règles

 

Compétences comportementales :

  • Capacité de dialogue et d’écoute
  • Aisance dans la gestion de conflit
  • Discrétion professionnelle
  • Réactivité
  • Rigueur et fiabilité

 

DIPLOME REGLEMENTAIRE: 

Bac minimum

Employeur

L’Université Sorbonne Nouvelle-Paris 3, membre fondateur de Sorbonne Paris Cité, est un établissement dédié aux lettres, langues et arts. Elle comporte 17 000 étudiants et est organisée en 3 UFR (UFR Arts et Médias, UFR Littérature, Linguistique et Didactique et UFR Langues, Littératures, Civilisations et Sociétés Etrangères), 15 Départements, une école (l’ESIT, école supérieure d’interprètes et de traducteurs) et 1 institut (l’IHEAL, institut des hautes études d’Amérique latine). 2 bibliothèques interuniversitaires sont rattachées à la Sorbonne Nouvelle-Paris 3 : la bibliothèque Sainte-Barbe et la bibliothèque Sainte-Geneviève. L’Université compte 700 enseignants et enseignants-chercheurs, 670 personnels BIATSS (bibliothèque, ingénieur, administratif, technicien, ouvrier, santé et social) et environ 1 200 chargés de cours.

 

La bibliothèque Sainte-Barbe est une bibliothèque interuniversitaire. Ses universités cocontractantes sont Paris 1 Panthéon Sorbonne, Paris Panthéon Assas, Sorbonne Nouvelle et Sorbonne Université.

Elle accueille les étudiants des niveaux L et M relevant de l’enseignement supérieur public de Paris et d’Ile-de-France. Elle est ouverte du lundi au samedi de 10h à 20h et une douzaine de dimanches par an en période d’examen.

Elle rassemble, traite et met à disposition de ces étudiants l’information et la documentation nécessaires à leur formation dans le domaine des lettres et arts, de la philosophie, des sciences humaines et sociales, du droit et des sciences politiques, des sciences économiques et de gestion ainsi que les sciences de la santé. Ces collections sont en libre accès et empruntables.

Elle développe ses services, son action culturelle, sa communication et ses fonds au regard des besoins et des attentes de son public.

Informations employeur

Afficher les informations

Les candidatures (CV + LM) sont acceptées jusqu’au 05 juin 2022 – et ultérieurement dans le cas où l’annonce serait encore en ligne après cette date. 

Les candidatures sont à envoyer à cette adresse : [email protected] mettant en copie [email protected] et [email protected]
 

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