Gestionnaire administratif.ve et logistique

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DATE DE PUBLICATION18/11/2022 TYPE DE CONTRATCDD
RECRUTEURUNIVERSITE PARIS SACLAY CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
 SALAIRE
Non communiqué
VALABLE JUSQU'AU
17/01/2023

Poste

Mission du service : Au sein de l’université Paris-Saclay, les bibliothèques ont pour missions principales d’accueillir les publics, de mettre en œuvre la politique documentaire de l’université et de contribuer à ses activités de formation et de recherche. La Direction des bibliothèques coordonne l’ensemble du réseau des bibliothèques pour accompagner les enseignements donnés au sein du collège universitaire de premier cycle ainsi que l’enseignement et la recherche organisés via des écoles graduées. Le service administratif et financier accompagne la direction pour le suivi de l’administration, des finances et de la logistique. L’équipe est composée de 6 personnes. Le poste est sous la responsabilité hiérarchique de la responsable des affaires générales Missions principales de l'agent : Assistance de direction (30%) : -              Gérer l’organisation et mises en œuvre des événements en collaboration avec les chefs de projet (invitations, protocole, accueil, gestion des espaces, partenariats) -              Assurer la planification, l'organisation matérielle et la préparation des ordres du jour des réunions ainsi que la rédaction et diffusion des comptes rendus. -Assurer les taches bureautiques telles que la réception et distribution du courrier, classement des documents, ainsi que le suivi du circuit de signatures -              Assurer I ‘accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes Missions logistiques (70%) : -              Assurer l'accueil logistique des nouveaux entrants -              Recenser et assurer les besoins logistiques de l'ensemble de la direction en charge des bibliothèques -              Suivre l'exécution des travaux de l'opérateur logistique -              Saisir des demandes sur le logiciel de gestion du service technique de l’Université, suivi des dossiers et relances auprès des interlocuteurs -              Assurer l'interface et le suivi technique des prestations avec les entreprises intervenant sur Site (demandes de devis, contrôle du service fait...) en lien avec la responsable des affaires Générales, logistique et marchés -              Suivre les actions de prévention et formaliser le DUERP pour chaque bibliothèque, mettre en place des solutions et assurer la traçabilité du registre sécurité -              Recueillir les besoins fournitures pour les Bibliothèques réaliser les devis et gérer les stocks -              Assurer le transport des personnes, courriers et documents -              Contrôler les livraisons et mettre en place les produits -              Assurer l’intérim de Ia gestionnaire RH en cas d'absence -              Assurer les missions du correspondant Adonis (annuaire agent Paris Saclay) Encadrement : NON Conduite de projet : NON

Profil

Connaissance, savoir :Connaître I ‘environnement professionnel et le système éducatif en général Maîtriser les outils bureautiques et les techniques de communication Techniques d'élaboration de documents Rédiger et mettre en forme les documents Evaluer et hiérarchiser les besoins Structurer son travailSavoir-faire :Savoir planifier et respecter les échéances Savoir rendre compte de l'état d'avancement des dossiers Sens de I ‘initiative et de la communication Mettre en œuvre les procédures Travailler en équipe Enregistrer et classer les documentsSavoir-être :Sens de l’organisation et de l’initiative Capacité à travailler en équipe Réactivité Sens relationnel et de la confidentialité Capacité d’adaptation

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
 

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