Gestionnaire administrative de département de formation F/H (réf.FDLS39)

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DATE DE PUBLICATION29/07/2019 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

 

Présentation de la Direction :

L’UFR de Sciences de la Vie est une composante de la Faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université. Elle anime une politique de formation et de recherche au sein de la Faculté de Sciences et Ingénierie en synergie avec les autres composantes de la faculté et, plus largement, de l’université. Il s’agit d’une composante pluridisciplinaire couvrant tous les champs de la biologie. Elle compte 400 enseignants-chercheurs, 100 chercheurs, 300 personnels administratifs et techniques, et accueille 3700 étudiants. L’UFR de Sciences de la vie regroupe trois Départements de formation (Licence Sciences de la Vie, Master Biologie Moléculaire et Cellulaire, Master de Biologie Intégrative et Physiologie). Les formations pratiques (120 Unités d’Enseignement, 280 TP, projets étudiants en autonomie, formation tout au long de la vie) s’appuient une plateforme mutualisée de travaux pratiques exceptionnelle. Les activités de recherche en Sciences de la vie sont conduites principalement dans 15 laboratoires d’accueil.

Présentation du service :
Le département de formation de la mention "Biologie moléculaire et cellulaire" de master est rattaché à l’UFR Sciences de la vie (UFR 927). Le département de formation étant chargé de l’organisation des enseignements de la mention de master, il regroupe, à ce titre, l’ensemble des personnels (1 catégorie A, 1 catégorie B, 3 catégorie C) et des étudiants concernés (en M1 : 195 et enM2 : 270)

Localisation :

campus Jussieu Tour 33-34 1er étage

Poste

Fonctions :  Gestionnaire administrative de département de formation

Catégorie : B

Corps : TECHNICIEN  

BAP : J

Emploi-type : Technicien en gestion administrative

 

Mission :

La secrétaire pédagogique gère en 2ème année du master, le secrétariat pédagogique des parcours type « Biologie Cellulaire, du développement et des Cellules Souches » (3 thématiques), « Biotechnologie » (1 thématique), « Immunologie » (3 thématiques).

Elle a également en charge la gestion scolarité sur CASPER ainsi que des fichiers de notes des unités d’enseignement de M1 et de M2. Elle établit les procès-verbaux de diplôme pour les parcours type de M2 ainsi que ceux des unités d’enseignement de M1 et de M2.

Dans le cadre de ses activités, la secrétaire pédagogique a différents objectifs :

- accueillir, informer, orienter et assurer le suivi des étudiants de M1 et M2,

- organiser les plannings et les examens en respectant le calendrier universitaire,

- préparer des fichiers pédagogiques et scolarité pour la validation du M1 et du M2 ainsi que la saisie des informations nécessaires (résultats d’examens, soutenances de stages, exposés, analyses d’articles),

- organiser, réaliser et alimenter des bases de données,

- réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l’établissement.

 

Activités principales :

- Accueillir, informer et orienter les étudiants, contacts personnalisés.

- Prendre en charge une partie des dossiers de candidature en M2 (500 dossiers).

- Créer et compléter les bases de données des futurs étudiants M2 et vérifier la transmission des pièces demandées.

- Organiser les auditions du parcours type et élaborer les jurys d'enseignants.

- Recenser et enregistrer les choix d’orientation des étudiants.

- Participer aux inscriptions pédagogiques et vérifier les inscriptions administratives du parcours type.

- Participer à l’élaboration des plannings des unités d’enseignement (UE) en coordination avec les enseignants et gérer les salles.

- Collaborer avec les différents services de l’université (scolarité, planning, intendance, ...) et d’autre(s) université(s).

- Contact permanent avec les enseignants pour l’organisation des enseignements.

- Participer aux réunions d'enseignement du parcours type.

- Diffuser les informations internes auprès des étudiants gérés.

- Saisir, mettre en forme et éditer les supports pédagogiques et les sujets d’examens.

- Organiser les examens, les révisions et les consultations des copies des UE.

- Planifier les soutenances de stages pour le parcours type ainsi que les stages M1.

- Créer les fichiers pédagogiques des UE à l’aide du logiciel Excel et y saisir les notes.

- Créer dans CASPER le fichier des étudiants inscrits pour chacune des unités d’enseignement (UE) de M1 et de M2 et y saisir les notes.

- Editer l'ensemble des procès-verbaux des UE pour les 2 sessions d’examen semestrielles.

- Editer les procès-verbaux de diplôme pour les étudiants de M2.

- Organiser et participer aux délibérations des UE.

- Contrôler les procès-verbaux.

- Editer les certificats de scolarité, la situation universitaire et les relevés de notes.

- Editer les résultats et les attestations d’obtention des diplômes de Master.

- Etablir les classements des étudiants par UE et par parcours de M2.

- Prendre les messages téléphoniques afin d'orienter les étudiants et les intervenants.

- Répondre aux e-mails des étudiants et à leurs attentes.

- Utiliser la messagerie électronique en permanence.

- Classer et archiver les documents pédagogiques.

- Organiser les réunions de la Division de Génétique, prise des notes et élaboration du compte-rendu.

 

Encadrement : NON

Profil

Connaissances transversales requises :

- Connaissance du fonctionnement et de l’organisation des formations d’enseignement.

- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université.

- Connaissance générale des techniques et des procédures de gestion administrative et connaissance approfondie de la gestion pédagogique.

- Maîtrise des outils de gestion et de communication informatiques, application des textes réglementaires. 

 

Savoir-faire requis :

  • Capacité à concevoir des documents
  • Maitriser les outils informatique
  • Capacité à interagir
  • Capacité à hiérarchiser et à prioriser

 

Savoir-faire :

 

  • Planifier son travail
  • Proposer des améliorations
  • Travailler en équipe
  • Utiliser des logiciels de bureautique (Word, Excel) et spécialisé (CASPER).
  • Utiliser la messagerie électronique
  • Utiliser les outils informatiques de partage de document (Moodle, Sharepoint).
  • Possède une bonne qualité rédactionnelle.

 

Savoir-faire transversaux :

  • Informer et rendre compte à sa hiérarchie
  • Rechercher l’information, la vérifier et la classer
  • Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

 

Savoir être :

  • Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
  • Sens du contact et des relations humaines
  • Polyvalence

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