Gestionnaire au secrétariat du Conseil d’Administration H/F

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DATE DE PUBLICATION 07/12/2018   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR ILE DE FRANCE MOBILITES / STIF   CATÉGORIE B
LIEUX DE TRAVAIL
Paris
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Rôle d’Ile-de-France Mobilités :

Île-de-France Mobilités (anciennement STIF) imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.

Au cœur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d’infrastructures…), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.

Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l’exploitation à des transporteurs. Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l’ensemble des transports d’Île-de-France (Train-rer, Métro, Tram, Bus…).

Poste

Gestionnaire au secrétariat du Conseil d’Administration H/F- Direction du Cabinet/ Secrétariat du Conseil – Poste de catégorie B

Présentation de la Direction du Cabinet :

Dans le cadre de la nouvelle organisation d’Île-de-France Mobilités (anciennement STIF), le Cabinet orchestre et fluidifie le bon fonctionnement de la gouvernance d’Ile-de-France mobilités et ses interfaces avec l’extérieur.

Ses missions consistent plus particulièrement à :

assurer une interface régulière avec les administrateurs d’Île-de-France Mobilités et les partenaires institutionnels, en lien étroit avec le Directeur Général et les autres directions et gérer le protocole,

organiser les conseils d’administration et coordonner les directions dans le cadre des différentes instances de validation des dossiers soumis au vote  du conseil,

organiser et suivre la gouvernance interne à Ile-de-France Mobilités (gouvernance niveau DG-DGA et CODIR),

coordonner la gestion du courrier et suivre, auprès des services, les courriers à enjeux institutionnels et politiques,

valider l’ensemble des courriers produits par les directions et soumis à l’exécutif, en garantissant un haut niveau de qualité rédactionnelle,

être une source d’informations et de communication transversale (renseignements, contacts, base de données),

coordonner la gestion de crise,

gérer les relations internationales (organiser l’accueil de délégations étrangères…),

gérer les relations institutionnelles (coordination des représentations d’Ile-de-France Mobilités)

Activités :

Pour la préparation et le suivi des réunions du bureau, des Commissions, du Comité des Partenaires des séances du Conseil en collaboration avec l’équipe, le (la) titulaire du poste sera en charge de :

Préparer les instances :

- Gérer les calendriers des instances

- Accompagner les services dans la préparation des dossiers

- Collecter, corriger, saisir et formaliser les documents (rapports, délibérations, projets d’actes annexes, notes…)

- Préparer et diffuser les convocations et les dossiers (envoi papier et dématérialisé) 

- Préparer la mise en ligne

- Piloter l’organisation matérielle des séances (réservation de salles matériel, enregistrement, information des intervenants, accueil café, liste d’émargements…)

- Veiller au quorum des instances

Participer aux différentes instances du Conseil :

- Gérer la liste d’émargement et l’enregistrement des pouvoirs

- Participer au comptage des voix

- Assister les secrétaires de séances

Exécuter et suivre les formalités postérieures aux instances :

- Rédiger et mettre en forme les comptes rendus et procès-verbaux liés aux séances

- Gérer les délibérations de la préparation au rendu exécutoire

- Transmettre au contrôle de légalité

- Mettre en ligne les délibérations

- Elaborer et suivre le recueil des actes administratifs (RAA)

- Classer et archiver les dossiers

Reporting :

- Elaborer le tableau des votes

- Mise à jour des tableaux de bord de suivi d’activité du service.

Profil

Connaissances mobilisées :

  • Maîtrise des logiciels bureautiques et applications informatiques métier,
  • Maîtrise des procédures administratives,
  • Connaissance des instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes,
  • Procédures de contrôle des actes,
  • Connaissance de l’environnement public,
  • Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi,
  • Techniques de secrétariat,
  • Principes rédactionnels des notes, compte-rendu et courriers,
  • Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire,
  • Classement et archivage,
  • Notions d’organisation et de gestion du temps,

Compétences requises :

  • Organiser, gérer, anticiper,
  • Suivre un dossier en autonomie,
  • Coordonner,
  • Rédiger,
  • Faire preuve de réactivité,
  • Initier,
  • Communiquer à l’oral et à l’écrit,
  • Garantir la confidentialité,
  • Travailler en équipe

Profil du-de la candidat- e :

  • Une expérience sur un poste similaire serait appréciée.

Spécificités du poste :

  • Rythme d’activité liée à l’organisation des instances ; l’ensemble des instances se déroule en journée

Conditions : emploi ouvert aux agents d’Ile-de-France mobilités et aux fonctionnaires de catégorie B des trois fonctions publiques

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