Gestionnaire d'Ecole Doctorale et Programmes Doctoraux F/H

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DATE DE PUBLICATION15/11/2022 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75006
 VALABLE JUSQU'AU
15/01/2023

Poste

Fonctions : Gestionnaire d’Ecole Doctorale et Programmes Doctoraux

Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative 

Catégorie : B

Corps : TECHNICIEN.NE (RECHERCHE ET FORMATION)

BAP : J

Mission :

La ou le gestionnaire d’école doctorale assiste la directrice ou le directeur de l’école doctorale et met en œuvre l’ensemble des procédures définies par le collège doctoral pour le compte des doctorantes et doctorants de son champ disciplinaire. Elle ou il est accompagné-e dans ses missions par la coordinatrice des gestionnaires d’écoles doctorales du Collège Doctoral.

Pour l’autre part de son temps de travail, sous l’autorité hiérarchique du responsable administratif du Collège Doctoral, elle ou il met en œuvre l’ensemble des campagnes et événements en lien avec les responsables de programme doctoraux et l’alliance de Sorbonne Université (appel à projets de recherche doctoraux, appel à candidature, événements et bilans)

Activités principales :

- Accueillir et renseigner (en présentiel, par téléphone et courriel) les divers publics du domaine concerné, (doctorantes et doctorants, les encadrantes et encadrants de thèses, les Directrices et Directeurs de laboratoires)

- Mettre en œuvre des procédures pour traiter des informations d’ordre scientifique, pédagogique et administratif : appels à projets doctoraux, recrutement, inscription pédagogique, suivi des plans individuels de formation, dispositif de suivi de l’avancement des doctorats, soutenance, réseau des docteurs

- Collecter, traiter et contrôler les informations liées aux doctorats préparés dans l’école doctorale

- Assurer l’organisation logistique et administrative des événements de l’école doctorale : journées d’accueil, journées scientifiques, réunions du conseil, etc

- Assurer la planification des formations portées par l’ED et la réservation des salles

- Éditer et Mettre en ligne un catalogue de formations

- Répondre aux demandes d’informations des services de l’université et des partenaires de l’école doctorale

- Gérer l'agenda du directeur de l’école doctorale et assurer la préparation de ses préparer ses réunions (pour ses activités directement liées à l’école doctorale)

- Saisir les dépenses et suivre l’exécution du budget

- Alimenter des bases de données, des enquêtes et le site internet de l’école doctorale

- Préparer et diffuser des documents et supports de communication des différents programmes doctoraux

- Participer à la mise en place d’une procédure de gestion des programmes et s’assurer de sa mise en œuvre

- Préparer les bilans des campagnes des programmes doctoraux (indicateurs)

- Répondre aux demandes d’informations des encadrantes et encadrants, des candidates et candidats et des différents services de l’université et de l’Alliance concernés par les programmes doctoraux

- Animation de réunion

Conduite de projets : Non

Encadrement : Non

 

Conditions particulières d'exercice :

Télétravail possible dans le cadre prévu à Sorbonne Université

 

Profil

Connaissances transversales requises :

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France

- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université

- Réglementation applicable au doctorat

- Notions de base sur la réglementation comptable applicable aux établissements publics

- Notions de base en orientation, insertion professionnelle, formation, systèmes d’emploi, information, communication

 

Savoir-faire:

- Savoir communiquer à l’écrit et à l’oral

- Maîtriser les techniques d'accueil

- Anglais (B2/C1) souhaité

- Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées et rechercher rapidement celles qui sont nécessaires au fonctionnement de la structure et à l’accueil des doctorants.

- Savoir restituer et transmettre l'information écrite et orale sous forme de synthèse.

- Savoir travailler en autonomie à partir des directives du directeur de l’école doctorale

- Savoir utiliser des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) et les systèmes d’information l’université (Type : Apogée, Oscar, Sipad…)

- La connaissance du logiciel de Gestion du Doctorat ADUM est un plus Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service

 

Savoir-faire transversaux :

- Savoir rendre compte à sa hiérarchie

- Rechercher l’information, la vérifier et la classer

- Savoir coordonner son activité avec les interlocuteurs internes et externes

- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

 

Savoir être :

- Être polyvalent et capacité d’adaptation

- Bon relationnel et sens du travail en équipe (interlocuteurs internes ou externes - français ou étrangers)

- Organisation, Autonomie, et rigueur

- Sens du service public

- Aptitude à travailler en équipe

- Discrétion et confidentialité

 

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Médecine » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir aux Directions Universitaires • http://www.sorbonne-universite.fr

Le collège Doctoral met en œuvre la politique doctorale de l’université, par la coordination et la mutualisation des actions des écoles doctorales de Sorbonne Université, le suivi d’indicateurs concernant les doctorants et les carrières des docteurs, l’ouverture sur l’environnement socio-économique et la promotion de la plus-value du doctorat, le développement de la coopération régionale, européenne et internationale.

Les écoles doctorales assurent dans leur champ disciplinaire, le recrutement, l’accueil, la formation et le suivi des jeunes chercheures et chercheuses qui préparent un doctorat.

Outre les écoles doctorales, le Collège Doctoral est composé d’un Département Formations & Carrières (DFC) qui a pour mission d’accompagner les doctorants dans la préparation de leur avenir professionnel, et d’un Bureau d’accueil qui assure l’accueil personnalisé des doctorants pour tout ce qui concerne leur situation administrative.

Localisation :  Collège Doctorale Sorbonne Université – Campus des Cordeliers Rue de l'École de Médecine, 75006 PARIS.

Informations employeur

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Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : [email protected]

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