Gestionnaire d'école doctorale F/H (réf. 3082)

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DATE DE PUBLICATION 20/02/2019   TYPE DE CONTRAT CDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEUR SORBONNE UNIVERSITE   CATÉGORIE B
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Présentation de la Direction :

L’institut de Formation Doctorale (IFD) met en œuvre la politique doctorale de l’université, par la coordination et la mutualisation des actions des écoles doctorales de Sorbonne Université, le suivi d’indicateurs concernant les doctorants et les carrières des docteurs, l’ouverture sur l’environnement socio-économique et la promotion de la plus-value du doctorat, le développement de la coopération régionale, européenne et internationale.

Outre les écoles doctorales, l’IFD est composé d’un Département Formations & Carrières (DFC) qui a pour mission d’accompagner les doctorants dans la préparation de leur avenir professionnel, et d’un Bureau d’accueil qui assure l’accueil personnalisé des doctorants pour tout ce qui concerne leur situation administrative.

Localisation : IFD/ED130

 

Poste

Fonctions : Gestionnaire d’école doctorale

Emploi-type : J4C42

Catégorie : B

Corps : TECHNICIEN (RECH ET FORM)

BAP : J

Mission :

Le/la gestionnaire d’école doctorale intervient auprès d’un-e directeur/trice d’école doctorale pour contribuer à la réalisation des missions de l’école doctorale, qui consistent à recruter, accueillir, former et suivre les jeunes chercheurs qui préparent un doctorat.

Il/Elle assiste le/la directeur/trice de l’école doctorale, en respectant les règles et procédures communes définies par l’Institut de formation doctorale. Il/Elle est accompagné-e dans ses missions par la coordinatrice des gestionnaires d’écoles doctorales de l’IFD.

Activités principales :

-       Accueillir et informer (en présentiel, par téléphone et courriel) les divers publics du domaine concerné, en particulier les doctorants mais aussi les directeurs de thèse ou de laboratoires de recherche.

-       Mettre en œuvre des procédures pour traiter des informations d’ordre scientifique, pédagogique et administratif : appels à projets doctoraux, recrutement, inscription pédagogique, suivi des plans individuels de formation, dispositif de suivi de l’avancement des doctorats, soutenance, réseau des docteurs...

-       Collecter, traiter et contrôler les informations liées aux doctorats préparés dans l’école doctorale

-       Assurer l’aspect organisationnel des événements rythmant la vie de l’école doctorale : journées d’accueil, journées scientifiques, réunions du conseil, etc.

-       Répondre aux demandes d’informations des autres services de l’université et des partenaires de l’école doctorale

-       Préparer des éléments pour la réalisation de documents, rapports, notes.

-       Alimenter des bases de données, des enquêtes et le site internet de l’école doctorale.

-       Saisir et tenir à jour le budget de la structure. 

-       Gérer l'agenda du directeur de l’école doctorale et préparer ses réunions et rendez-vous (pour ses activités directement liées à l’école doctorale)

 

Conduite de projets :   Oui

Encadrement :    Non

Profil

Connaissances transversales requises :

-       Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France et plus particulièrement de la recherche et du doctorat

-       Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université

-       Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

-       Connaissance générale des techniques de gestion administrative

-       Notions de base en gestion budgétaire et comptable

 

Savoir-faire:

-       Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil

-       Compréhension et expression écrite et orale en anglais (niveau B2 souhaité)

-       Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées et rechercher rapidement celles qui sont nécessaires au fonctionnement de la structure et à l’accueil des doctorants.

-       Savoir restituer et transmettre l'information écrite et orale sous forme de synthèse.

-       Savoir travailler en autonomie à partir des directives du directeur de l’école doctorale

-       Savoir gérer la confidentialité des informations et données.

-       Savoir utiliser des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) et les systèmes d’information de l’université (CASPER, Oscar, Sipad…)

-       Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service

 

Savoir-faire transversaux :

-       Informer et rendre compte à sa hiérarchie

-       Rechercher l’information, la vérifier et la classer

-       Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

-       Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

 

Savoir être :

-       Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels

-       Autonomie, méthode et rigueur

-       Sens de l’organisation et de la coordination

-       Aptitude à travailler en équipe

-       Disponibilité, discrétion et confidentialité

-       Sens du contact et des relations humaines

-       Polyvalence et capacité d’adaptation