Gestionnaire de formation du RA du département du Droit international, européen et comparé - H/F

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DATE DE PUBLICATION21/06/2024 TYPE DE CONTRATContractuel
RECRUTEURUNIVERSITE PARIS 1 PANTHEON SORBONNE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
Paris
 SALAIRE
Non communiqué
VALABLE JUSQU'AU
21/08/2024

Poste

Gestionnaire de formation du RA du département du Droit international, européen et comparé - UP1 Panthéon Sorbonne - H/F

Mission : organiser et assurer la gestion de la scolarité des étudiants des deux diplômes

Activité : organiser et programmer la scolarité

  • Déterminer les emplois du temps (pré-rentrées et cours) en collaboration avec les enseignants et le service du planning, prévoir et gérer les rattrapages de cours
  • Planifier et contrôler les Inscriptions Pédagogiques (paramétrer IPweb notamment)
  • Assurer l’accueil téléphonique, physique ainsi que la diffusion des informations
  • Mettre à jour des pages internet des diplômes
  • Organiser la remise de diplômes
  • Animer les pages de réseaux sociaux du Master avec la publication hebdomadaire (Facebook, Instagram, Linkedin et Twitter)
  • Gérer les envois d’ouvrages aux partenaires et enseignants

 

 

Activité : planifier les examens et contribuer au bon déroulement des épreuves

  • Fixer les plannings d’examen en collaboration avec les enseignants, les autres composantes et le service du planning
  • Préparer et assurer l’organisation matérielle des examens : reproduction des sujets, commande de copies et coordination des surveillants administratifs
  • Superviser le déroulement des épreuves

 

Activité : gestion des notes et résultats

  • Vérification et saisie des notes
  • Organiser et superviser les délibérations, élaborer les Procès Verbaux
  • Edition et délivrance des relevés de notes et des diplômes

 

Activité : organiser et assurer le bon déroulement de la campagne de candidature

  • Collaborer à l’élaboration des dossiers de candidature avec les autres composantes
  • Encadrer le vacataire (tri des dossiers, préparation des commissions et envoi des réponses)
  • Traiter les dossiers en renfort
  • Organiser les commissions en collaboration avec les enseignants responsables
  • Suivre et traiter les réponses, recours, refus, demandes hors délai et la liste d’attente

 

Activité : suivre la formation des étudiants en apprentissage

 

  • Récolter et assurer le suivi des attestations de présence (logiciel de Formasup)
  • Transmettre un rapport mensuel des présences au CFA
  • Etablir les contrats et les conventions avec les OPCO
  • Suivre la facturation aux OPCO
  • Être en lien avec l’Agence Comptable pour l’identification des versements reçus sur le compte de l’’université

 

 

Mission : gérer les dossiers des enseignants vacataires

 

Activité : assurer la gestion des dossiers des enseignants vacataires

  • Veiller à la mise à jour des bases de données
  • Envoyer les dossiers de renseignements aux enseignants vacataires
  • Contrôler des pièces justificatives reçues et s’assurer de la conformité avec la réglementation
  • Créer les contrats et états de service sur OSE
  • Garantir une transmission à la DRH des dossiers (contrats, pièces justificatives et états de service) complets

 

Mission : suivre l’exécution budgétaire

 

 Activité : gérer les commandes

 

  • Demander les devis aux fournisseurs
  • Etablir les bons de commandes

Réaliser les services faits

  • Assurer la gestion des livraisons
  • Assurer le suivi des paiements

 

Activité : organiser les voyages

 

  • Etablir les ordres de mission

Organiser les voyages de groupe des étudiants

Profil

Les « savoirs » :

  • Parfaite connaissance de la formation du Master 2 (alternance et apprentissage), de la réglementation et des procédures
  • Connaître les règlements de contrôle des connaissances
  • Connaître son environnement universitaire et les services transversaux

Les « savoir-faire » :

  • Savoir appliquer les procédures internes
  • Maitriser les techniques de rédaction d’un courrier administratif et d’une note d’information
  • Maitriser les logiciels de gestion APOGEE, ECANDIDAT, OSE, HYPERPLANNING, TYPO3, SIFAC, DRUPAL
  • Maitriser les logiciels WORD et EXCEL

Les « savoir-faire » comportementaux :

  • Savoir être organisé, méthodique
  • Savoir anticiper et être réactif
  • Savoir gérer les situations de stress et de conflit avec un étudiant
  • Savoir s’adapter à son interlocuteur (étudiant, enseignant, services de l’université) et être à l’écoute

Employeur

Structurée autour de trois grands domaines disciplinaires, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne se démarque quant à la qualité des formations qu’elle dispense à près de 42 000 étudiants. La pluralité de ses sciences et le niveau de son enseignement lui permettent de se singulariser en tant que première université française de sciences humaines et sociales. L’établissement se répartit en 10 Unités de Formation et de Recherche (U.F.R.) et 4 instituts. Il offre ainsi un éventail complet de formations de haut niveau dans le domaine des Sciences juridiques et Politique, des Sciences économiques et de Gestion et des Arts et Sciences humaines.

Plus de 1400 enseignants / enseignants-chercheurs et plus de 1200 agents administratifs, techniques ou de bibliothèque travaillent à l’université. 

Cette offre est ouverte aux personnes en situation de handicap

Informations employeur

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Missions de la composante :

L’Ecole de Droit de la Sorbonne (EDS) a pour mission d’assurer la formation des étudiants régulièrement inscrits à l’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne dans les disciplines juridiques. Elle pourvoit à l’organisation des enseignements et de la recherche en droit public, droit privé, droit international, droit européen, droit social, et histoire du droit dans l’ensemble de l’Université.

L’EDS constitue l’une des plus importantes unités de formation de droit à l’échelle européenne par le nombre d’étudiants qu’elle est amenée à gérer.

Missions du Département :

Le Département assure la formation des étudiants inscrits en Masters 1, Masters 2 de Droit Privé.

Composition du département des masters de droit international, européen et comparé :  

    7 agents (4 titulaires, 2 contractuels, 1 CDI)

    1 responsable administratif

    1 directeur de département

Ce poste exige une parfaite connaissance des procédures, de l’offre de formation ainsi que des textes réglementaires.

Deux contraintes génèrent une forte pression et obligent à une grande disponibilité à certaines périodes :

  • Le respect des contraintes temporelles et l’obligation de résultat (respect du calendrier et bon déroulement des épreuves et sélections afin d’éviter tout contentieux)

Les pics cycliques d’activité (périodes à très forte charge de travail)

Rattachement hiérarchique : RA Général - RA du département du Droit international, européen et comparé

Rattachement fonctionnel : Directeur des diplômes

Localisation : centre Lourcine

Mission d’encadrement : non

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