Gestionnaire de formations continues et alternantes - LLSH H/F

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DATE DE PUBLICATION 11/01/2018   TYPE DE CONTRAT Contractuel
RECRUTEUR UNIVERSITE DE PARIS EST CRETEIL   CATÉGORIE B
LIEUX DE TRAVAIL
CRETEIL
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Avec plus de 30000 étudiants, l'Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC) est la plus grande université multidisciplinaire et professionnalisée d'Ile-de-France. Créée en 1970, l'UPEC offre une gamme complète de formations (du diplôme universitaire de technologie au doctorat) et compte 12 facultés et instituts ainsi que 31 laboratoires de recherche couvrant presque toutes les disciplines. L'université emploie aujourd'hui plus de 1000 personnels BIATSS et 1600 enseignants. Elle est dotée d'un budget annuel de 240 millions d'euros et est implantée sur 16 sites dans 3 départements. Pour plus d'informations : http://www.u-pec.fr/

Poste

• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : [email protected]

Catégorie : B
Grand domaine : Scolarité / formation
Quotité : 100%
BAP J : Gestion et pilotage
Famille : Administration et pilotage

Site géographique
Campus Centre

Composante / Directions / Service
Faculté de lettres langues et sciences humaines

Corps
Technicien / Secrétaire d'administration /Bibliothécaire adjoint spécialisé ou Assistant des bibliothèques

Emploi type / Referens
Technicien-ne en gestion administrative


Missions

Contexte de la mission :
La Faculté des Lettres, Langues et Sciences-humaines de l'université Paris-Est Créteil Val de Marne est une composante pluridisciplinaire qui se structure en 10 départements de formation initiale, 3 départements de formation continue et compte près de 3.400 étudiants. Elle est implantée sur 4 sites dont le principal est situé au Campus Centre à Créteil.
Localisé sur le site du Mail des Mèches à Créteil et au sein de la Maison des Langues et des Relations Internationales (MLRI), le gestionnaire de formations continues et alternantes est chargé de la gestion administrative et pédagogique :
- de la formation continue d’anglais à l’oral
- du Master Management international trilingue parcours marchés anglophones en alternance
- du Master géomarketing en alternance

Mission(s) :
- l’accueil et l’information du public
- la promotion des formations
- la gestion des candidatures et des inscriptions
- l’établissement des conventions/contrats de formation et la gestion des modalités de financement (devis, échéancier…)
- la remise des dossiers d’inscription administrative
- la gestion pédagogique des formations (suivi de l’assiduité des stagiaires, organisation du tutorat, gestion des examens …)
- la gestion des relations entreprises et avec le CFA
- l’organisation matérielle des formations (emplois du temps, salles…)
- le suivi des heures d’enseignement et la gestion des heures des chargés d’enseignement vacataires
Le gestionnaire travaille sous l’autorité du responsable du pôle d’appui à la formation et en collaboration étroite avec les responsables des formations.


Activités principales

Pour la formation continue d’anglais à l’oral :
Organisation de 2 sessions de formation par an (en septembre et en janvier)
- Campagne de publicité (2x/an)
- Accueil téléphonique et des candidats, correspondance électronique
- Inscriptions (2x 6 semaines – février et septembre) environ 400 candidats par an ; permanence le samedi matin de 9h00 à 13h00.
- Etablissement des contrats (FORMATIC), répartition dans les groupes de niveau, réception des chèques, vérification des retours de conventions signées et du règlement des formations, entretien avec les entreprises et organismes financeurs de la FC en vue de l’établissement des conventions
- Suivi des dossiers : relance des impayés et régularisation des contrats, mise à la signature des contrats par la directrice de l’UFR et la directrice du SCEPPE, ventilation des 4 exemplaires des contrats (SCEPPE, agence comptable, stagiaire et archives), archivage ; modification éventuelles des contrats en cas de changement de financeur
- Rédaction des courriers et réalisation de tableaux statistiques divers
- Saisie des chèques dans FORMATIC puis envoi sous bordereau à l’agence comptable et copies au SCEPPE (archivage de ces envois pour contrôle, le cas échéant)
- Contrôle de l’assiduité
- Création des listes d’appel
- Saisie dans FORMATIC des absences
- Emission des attestations de fin de stage puis distribution lors du dernier cours ou envoi postal à la demande, pour les absents
- Emission et envoi des factures aux entreprises ou autres financeurs (1 mois avant la date d’échéance)
- Emission et envoi des attestations de présence aux entreprises ou autres financeurs en fin de session
- Création et envoi des attestations de présence pour les doctorants du PRES (35 environ)

Pour les Masters en alternance :
- Aide à la commercialisation du diplôme auprès des entreprises, suivi et mise à jour des bases de données
- Accueil et renseignements de tous publics
- Réception des candidatures
- Envoi des CV aux entreprises et mise en relation avec le CFA en cas de recrutement
- Gestion des inscriptions administratives en lien avec la scolarité de la faculté
- Organisation des plannings annuels
- Gestion des plannings mensuels et modification des emplois du temps
- Attribution des tuteurs universitaires et mis en relation avec le CFA
- Suivi mensuel des absences
- Déclaration des heures et envoi des courriers aux entreprises partenaires
- Organisation des réunions de rentrée
- Organisation des examens, des surveillants et déclarations des heures
- Déclaration des heures des enseignants pour le mandatement
- Respect des procédures imposées par le CFA et des critères qualités (réunion bilan et compte-rendu, suivi des fiches de synthèse, suivi des fiches de visite en entreprise….)
- Préparation et organisation des soutenances en présence des maîtres d’apprentissage
- Préparation de procès-verbaux sur le logiciel Apogée et les jurys
- Préparation des cérémonies de remise des diplômes et réception


Activités associées

• Gestion des cours d’anglais en interne (inscriptions, prise de rendez-vous pour les entretiens d’évaluation, convocations, suivi de l’assiduité)
• Gestion des enseignants vacataires de la FC : collecte des dossiers administratifs, saisie des services d’enseignement dans l'application informatique Geisha, liquidation de la paie tous les mois (sur 8 mois)

Profil

Compétences requises

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires
• Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de l’organisation des formations universitaires
• Connaissance du cadre règlementaire de la formation continue et de l’apprentissage

Savoir-faire opérationnels
• Savoir organiser et planifier ces activités en tenant compte des priorités et des échéances
• Savoir travailler en équipe et en autonomie
• Maîtrise des outils bureautiques et internet courants (Word, Excel, Outlook)
• Maitrise des applications spécifiques (formations internes possibles) :
- FORMATIC pour la gestion des conventions de formation continue
- GEISHA pour l’établissement et la mise en paiement des heures d’enseignement
- YPAREO pour la gestion des contrats d’apprentissage
- ADE planification des emplois du temps et gestion des salles (consultation)

Savoir-être
• Très bon relationnel, sens de la relation client
• Adaptabilité, polyvalence et réactivité


Informations complémentaires

Environnement professionnel et contexte de travail :
• Travail nécessitant une large autonomie, rigueur et sens de la relation client
• Contact avec les enseignants, les étudiants et stagiaires, les entreprises et avec divers services de la faculté et l’université
• Contraintes horaires :
- Flexibilité horaire nécessaire pour les périodes de pics d’activité (rentrée de septembre et de janvier, reprise d’activité en août)
- Travail en soirée jusqu’à 19h00 un jour par semaine (le jeudi)
- Travail le samedi matin (9h00-13h00) en période d’inscription (janvier/février et fin août/septembre) une douzaine de samedis par an

Formation et expérience professionnelle souhaitables :
• Expérience de la gestion de la formation continue et/ou en alternance
• Expérience dans le domaine de la gestion de la relation client

Conditions de recrutement :
• Poste ouvert aux agents contractuels exclusivement (remplacement de congé de maternité) : CDD jusqu'au 31/08/2018, avec possibilité de renouvellement sur autre fonction
• Rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et de formation, soit 1330 € net/mensuel environ
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : [email protected]

Informations employeur

Afficher les informations

Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC) Direction des Ressources Humaines 61, avenue du Général de Gaulle 94010 Listes des postes vacants : http://www.u-pec.fr/vous-etes/personnel-administratif-et-technique/recrutement-immediat/ • Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : [email protected]

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