Gestionnaire de l’école doctorale Ondes et Matière H/F

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DATE DE PUBLICATION13/06/2019 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUNIVERSITE PARIS SUD 11 CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
Essonne
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Pluridisciplinaire et à forte dominante scientifique et de santé, l'Université Paris-Sud est l'une des plus prestigieuses universités françaises, classée parmi les premières au niveau mondial. Elle rassemble 78 laboratoires reconnus internationalement, accueille 30 200 étudiants dont 2 400 doctorants et 4 800 étudiants étrangers, compte 4 300 enseignants-chercheurs et chercheurs, et 3 100 personnels ingénieurs, techniques et administratifs. Elle dispose d'un patrimoine environnemental précieux intégré dans un cadre exceptionnel, notamment sur son campus d'Orsay. L’Université Paris-Sud est membre fondateur de la ComUE Université Paris-Saclay.

Site : www.u-psud.fr

Poste

Fonctions : Gestionnaire de l’école doctorale « Ondes et Matière »

Métier ou emploi type* : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE

Fiche descriptive du poste

Catégorie : B

Corps : TECH / SAENES

BAP : J

Affectation

Administrative : Université Paris Sud  / Institut des Sciences Moléculaires d'Orsay

Géographique : Université Paris Sud / UFR des Sciences Bât.520

Missions

Mission du service / positionnement hiérarchique :

L’Ecole Doctorale Ondes et Matière organise et assure le suivi des études doctorales dans la thématique « Ondes et Matière » pour des équipes et des laboratoires de recherche localisées sur le campus d’Orsay et le plateau de Saclay. Elle s’appuie principalement sur trois établissements, l’Université de Paris-Sud, l’Institut d’Optique Graduate School et l'Ecole Normale Supérieure de Paris Saclay au sein de l’Université Paris-Saclay. L'EDOM délivre environ 50 diplômes de docteur par an et compte actuellement 200 doctorants pour 200 chercheurs et enseignants-chercheurs habilités à diriger des recherches (HDR).

Le/la gestionnaire d’école doctorale est rattaché hiérarchiquement au directeur de l’Ecole Doctorale.

Activités principales de l’agent :

•          Gestion des procédures dématérialisées de l’école doctorale dans l’application de gestion adum et contrôle de la qualité des données

•          Gestion de l’instance de l’école doctorale (conseil de l’ED) et notamment calendrier, logistique, ordre du jour et compte rendu du conseil

•          Gestion du concours de l’école doctorale : collecte des projets doctoraux, collecte des dossiers de candidatures, logistique, préparation et organisation des jurys

•          Constitution des dossiers d’inscription et de soutenance et notamment vérification de la complétude et de la conformité des dossiers pour prise de décision par la direction de l’école doctorale

•          Assurer au quotidien l’accueil des doctorants et leur apporter un conseil de premier niveau dans leurs différentes démarches administratives (banque, sécurité sociale, préfecture)

•          Assurer l’interface entre les doctorants, les directeurs de thèses, les unités de recherche et les différents services administratifs (scolarité, RH, Relations internationales notamment)

•          Support sur les enquêtes relatives aux doctorants et docteurs (notamment enquêtes ministérielles)

•          Suivi du devenir des docteurs et suivi du réseau des anciens (alumni)

•          Mise à jour du site web de l’école doctorale

•          Gestion des calendriers des inscriptions, soutenances, conseils et concours de l’ED

•          Support pour l’organisation des formations de l’école doctorale: gestion des intervenants, organisation logistique, gestion des inscriptions des doctorants

•          Veille administrative et mise en qualité des procédures internes à l’ED

•          Suivi du budget de l’école doctorale et de son exécution, gestion des dépenses de l’ED.

•          Organisation d’évènements concourant à l’animation de l’école doctorale.

Conditions particulières d’exercice (Logement, Horaires spécifiques, NBI, PFI, etc…) : non

Encadrement : NON-                                         Nb agents encadrés par catégorie : … A - … B - … C

Conduite de projet : NON-

Profil

Connaissance, savoir :

•           Connaissance de la règlementation et de l’environnement enseignement supérieur et recherche

•           Une bonne connaissance de la législation concernant le doctorat et les écoles doctorales serait un plus (formation possible)

Savoir-faire :

•           Bureautique (Word, Excel, web)

•           Anglais : savoir se faire comprendre au quotidien à l’oral et à l’écrit

•           Savoir appliquer des procédures et des règles

•           Savoir positionner son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

•           Savoir concevoir et rédiger les messages dans un style adapté

•           Connaissance basique des CMS et des réseaux sociaux

Savoir-être :

•           Sens de l’organisation

•           Capacité à travailler en réseau

•           Excellent relationnel

•           Forte capacité d’autonomie

•           Confidentialité

•           Diplomatie

•           Créativité

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