Gestionnaire de scolarité F/H

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DATE DE PUBLICATION24/09/2020 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Présentation de la Faculté des Lettres :
La faculté des lettres de Sorbonne université est consacrée aux lettres, langues, civilisations, arts, sciences humaines et sociales.
Elle comprend 18 UFR de lettres et sciences humaines, 7 écoles doctorales, 2 écoles internes (le CELSA et l’INSPÉ). Elle accueille près de 22 000 étudiants, compte 1 218 enseignants chercheurs et 630 personnels BIATSS.

La faculté est présente sur 16 sites localisés à Paris et à Neuilly sur Seine.

Présentation de l'INSPÉ de Paris :
L’INSPÉ a été créée au sein de l’université Paris-Sorbonne au 1er septembre 2013. Elle est depuis le 1er janvier 2018 une composante de la faculté des lettres (anciennement Paris-Sorbonne), au sein de Sorbonne Université.
Elle est chargée de la nouvelle formation professionnelle des enseignants.
Ses missions concernent la formation initiale des étudiants se destinant aux métiers de l’enseignement, la formation continuée des professeurs stagiaires, et la formation continue des personnels enseignants en poste.
Pour la formation initiale, elle agit en partenariat avec toutes les universités parisiennes impliquées dans la formation des maîtres. Pour la formation continuée et continue, elle intervient en collaboration avec le rectorat de l’académie de Paris.
Elle est implantée sur trois sites parisiens : Molitor (16ème), Batignolles et Boursault (17ème), représentant au total une surface de 25 000 m². Elle dispose d’un budget de 3,2 M€, hors masse salariale gérée au niveau de l’université.

Elle emploie 149 enseignants permanents (53 enseignants-chercheurs, 96 enseignants du premier et second degré), 12 formateurs associés, et 110 professeurs des écoles maîtres-formateurs participent à ses actions de formation initiale dans le 1° degré. 119 personnels composent les équipes administratives et techniques.

Localisation :
10 rue Molitor 75016 PARIS

Poste

Fonction : Gestionnaire de scolarité F/H (réf.FDLL6)
Catégorie : B 
Corps :
Adjoint-e technique de recherche et de formation
BAP : J

Mission :
Gérer la scolarité des étudiants et professeurs stagiaires inscrits en master MEEF mentions Second degré (pour les parcours de formation confiés au gestionnaire) et Encadrement Éducatif.

Activités principales :

1/ Accueillir et informer les étudiants et formateurs :
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les étudiants et professeurs stagiaires inscrits en master MEEF et les renseigner sur la gestion de leur scolarité.
- Répondre aux messages électroniques et courriers postaux des étudiants et professeurs stagiaires inscrits en master MEEF Second degré ou Encadrement Educatif, concernant la gestion de leur scolarité.
- Etre l'interlocuteur des formateurs de l'INSPÉ pour les questions relatives à la gestion de la scolarité en master MEEF Second degré ou Encadrement Educatif.

2/ Gérer les candidatures à l'admission en master MEEF :
- Etre l'interlocuteur des candidats à l'admission en master MEEF.
- Participer aux Journées Portes Ouvertes de l'INSPÉ et/ou de Sorbonne Université.
- Gérer les dossiers de candidatures à l'admission en master MEEF (étude administrative des dossiers, vérification des pièces justificatives) selon la répartition des dossiers entre les gestionnaires.

3/ Assurer l'inscription administrative des étudiants et professeurs stagiaires en master MEEF
- Participer aux opérations d'inscription administrative des étudiants et professeurs stagiaires dans l'application Apogée.
- Produire des certificats de scolarité et éditer des cartes d'étudiants.
- Tenir à jour les données personnelles des étudiants dans la base de données Apogée.

4/ Gérer les inscriptions pédagogiques et les stages des étudiants et professeurs stagiaires inscrits en master MEEF Second degré ou Encadrement Educatif :
- Assurer les inscriptions pédagogiques dans l'application Apogée.
- Procéder à la mise en stage des étudiants de M1 et de M2 dans l'application Prothée.
- Gérer les validations d'acquis (demandes de dispense d'UE) et demandes de dispense de contrôle continu.

5/ Suivre l'assiduité des étudiants et professeurs stagiaires inscrits en Master MEEF Second degré ou Encadrement Educatif :
- Produire, transmettre aux formateurs, réceptionner et analyser les feuilles d'émargement attestant la présence des étudiants et professeurs stagiaires aux journées de formation.
- Enregistrer les absences dans l'application de gestion informatique Prothée.
- Opérer les relances nécessaires auprès des étudiants et formateurs.

6/ Gérer l'évaluation des étudiants et professeurs stagiaires inscrits en master MEEF Premier degré :
- Vérifier les notes dans l'application Apogée.
- Gérer les PV des jurys.
- Produire des relevés de notes et attestations de réussite.
- Participer à l'organisation matérielle des concours blancs.

7/ Participer à des activités transversales au service :

- Mailings, envois postaux, etc...

Encadrement : Non

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France.
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université.
  • Organisation et fonctionnement de la formation des enseignants.
  • Réglementation applicable à la gestion de la scolarité des étudiants.

Savoir-faire :

  • Utiliser des logiciels métier : Apogée, Prothée...
  • Utiliser des logiciels de bureautique (Word, Excel).
  • Travailler en équipe.

Savoir-faire transversaux :

  • Informer et rendre compte à sa hiérarchie.
  • Rechercher l’information, la vérifier et la classer.
  • Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.

Savoir être :

  • Bon relationnel, capacité d'écoute et disponibilité dans le cadre des échanges avec les étudiants, les formateurs et au sein de l'équipe du Service des Études et de la Vie de l’Étudiant.
  • Réactivité aux demandes des étudiants et des formateurs.
  • Autonomie dans le domaine de gestion.
  • Organisation et rigueur dans le traitement des dossiers de scolarité.
  • Capacité à acquérir de nouvelles connaissances et à s'adapter aux évolutions du contexte professionnel.

Informations employeur

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Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : [email protected]

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Gestionnaire de scolarité F/H

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