Gestionnaire de scolarité F/H

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DATE DE PUBLICATION24/09/2020 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Présentation de la Direction :
L’institut de Formation Doctorale (IFD) met en œuvre la politique doctorale de l’université, par la coordination et la mutualisation des actions des écoles doctorales de Sorbonne Université, le suivi d’indicateurs concernant les doctorants et les carrières des docteurs, l’ouverture sur l’environnement socio-économique et la promotion de la plus-value du doctorat, le développement de la coopération régionale, européenne et internationale.

Outre les écoles doctorales, l’IFD est composé d’un Département Formations & Carrières (DFC) qui a pour mission d’accompagner les doctorants dans la préparation de leur avenir professionnel, et d’un Bureau d’accueil qui assure l’accueil personnalisé des doctorants pour tout ce qui concerne leur situation administrative.

Présentation du service :
Le bureau d’accueil des doctorants est composé d’une équipe de 5 personnes. Il a pour mission d’accompagner les doctorants et HDR de leur inscription à la soutenance et à la délivrance de leur diplôme. Les doctorants peuvent contacter le bureau pour s'informer de leur situation administrative, pour toute question d’ordre réglementaire et obtenir des indications sur le déroulement du doctorat. Au sein du bureau, une cellule dédiée propose une offre de services destinée aux doctorants étrangers en vue de faciliter leur installation en France (visa, logement, action sociale, ouverture de comptes bancaires…).

Localisation : Campus des Cordeliers, 15 rue de l’Ecole de Médecine – 75006 Paris
 

 

Poste

Fonctions : Gestionnaire de scolarité F/H (réf.6328)

Catégorie : B

Corps : Technicien de recherche et de formation                            

Emploi-type  : J4X21

 

Mission :

Le gestionnaire de scolarité assure l’ensemble des actes administratifs d’inscription et de soutenance des 2800 doctorants et 150 HDR inscrits chaque année à Sorbonne Université.

Activités principales :

Accueil

-       Accueillir en face à face l’ensemble de son portefeuille de doctorants, docteurs et HDR

-       Gérer les boites courriel, le courrier et agendas de rendez-vous

-       Expliquer et faire appliquer les procédures spécifiques au doctorat

-       Assurer le relai entre les doctorants, l’institut de formation doctorale, les écoles doctorales, les commissions HDR, la direction des relations internationales, la bibliothèque universitaire, département de formation continue etc.

-       Participer à l’animation des évènements organisés par l’IFD

 

Inscriptions :

-       Gérer et valider administrativement les inscriptions en doctorat et HDR dont

o    Vérification des dossiers et des conditions d’inscription

o    Vérification des financements et contrats de travail publics ou privés

o    Edition des cartes et certificats de scolarité

 

-       Gérer les opérations comptables liées aux inscriptions en liaison avec le régisseur

o    Calcul des droits d’inscription

o    Encaissements

 

Gestion des résultats

o    Réception et traitement des dossiers de demande de soutenance de thèse et HDR

o    Validation administrative des dossiers après soutenance

o    Éditions diplômes

o    Fourniture de documents administratifs

o    Vérification des dossiers de diffusion et d’archivage électronique de la thèse en liaison avec la bibliothèque des thèses.

o    Archivage réglementaire des dossiers administratifs en liaison avec la direction des archives

Indicateurs

-         Renseigner la base de données et vérifier l’intégrité des saisies sur l’ensemble de son portefeuille réparti par ordre alphabétique

-         Présenter des indicateurs spécifiques

 

Participer à la formation et à l’encadrement des vacataires (2 vacataires pendant 4 mois)

 

Encadrement : NON                      

Profil

Connaissances transversales requises :

-       Connaître les règles de scolarité et plus précisément la réglementation applicable aux modalités d’inscription et de validation des diplômes de doctorat

-       Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France  

-       Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université

 

Savoir-faire requis :

 

-       Capacité à appréhender les enjeux des dossiers traités

-       Capacité d’analyse, de synthèse et de résolution des problèmes

-       Capacité à interagir avec les structures dédiées au doctorat

-       Capacité à hiérarchiser et à prioriser

 

Savoir-faire :

-       Avoir le sens de l’accueil

-       Faire preuve d’organisation et de précision

-       Utiliser des logiciels de bureautique, de gestion des étudiants (progiciels Casper, e-scolarité)

-       Planifier son travail

-       Proposer des améliorations

-       Travailler en équipe

-       Maitrise de la langue anglaise

 

Savoir-faire transversaux :

-       Informer et rendre compte à sa hiérarchie

-       Rechercher l’information, la vérifier et la classer

-       Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

-       Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

 

Savoir être :

-       Aptitudes relationnelles avec le public et dans l’environnement professionnel

-       Aptitude à travailler en équipe

-       Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels

-       Autonomie, méthode et rigueur

-       Sens de l’organisation et de la coordination

-       Disponibilité, discrétion et confidentialité

-       Polyvalence et capacité d’adaptation

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