Gestionnaire de scolarité f/h - ref 190

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DATE DE PUBLICATION	19/12/2025	TYPE DE CONTRAT	CDD
RECRUTEUR	UNIVERSITE DE TOULOUSE	CATÉGORIE	C
LIEUX DE TRAVAIL	Toulouse	SALAIRE	Non communiqué
CODE POSTAL	31000	VALABLE JUSQU'AU	17/02/2026

Poste

Le gestionnaire de formations exécute, sous la responsabilité de son/sa chef.fe de service, des actes de gestion courante et des actes spécifiques pour assurer la gestion administrative des formations qui lui sont confiées. Il/Elle accueille et répond aux sollicitations des étudiants et collabore avec les enseignants et les responsables de formation. Il/Elle travaille en équipe pour assurer la continuité du service dans le cadre de pratiques professionnelles harmonisées.
Missions :
- Accueillir, orienter et informer les étudiants (physique, téléphonique et informatique).
- Communiquer envers les étudiants par les logiciels type Moodle ou SCOUT.
- Saisir les Emplois du temps (EDT) dans le logiciel CelCat et réserver des salles d'enseignement.
- Procéder aux modifications ponctuelles des EDT dans le logiciel CELCAT en cours de semestre.
- Informer les étudiants et les enseignants des EDT et des changements effectués.
- Veiller à la signature des contrats pédagogiques par les étudiants, le cas échant.
- Vérifier les Inscriptions pédagogiques (IP) et faire remonter les anomalies constatées éventuellement.
- Constituer les groupes.
- Editer les listes des inscrits par élément pédagogique pour remise aux enseignants.
- Communiquer à tous les enseignants les arrêtés d'aménagement de scolarité et aménagement d'épreuves des étudiants concernés (Régimes spéciaux : situation de handicap, sportifs de haut niveau, etc.).
- Organiser les épreuves d'examen en contrôle terminal (CT) :
Avant les épreuves :
- Remplir le tableau des préférences avec les enseignants
- Prévoir l'aménagement adapté pour les étudiants en situation de handicap
- Etablir et saisir les plannings d'examens.
- Saisir, éditer et diffuser le calendrier des épreuves dans APOGEE.
- Editer la liste des autorisés à composer + PV de surveillance.
- Préparer le matériel de composition nécessaire (copies, brouillons) pour les épreuves.
Après les épreuves :
- Récupérer les PV de surveillance, les listes d'émargement, et le reliquat du matériel de composition non utilisé. Si besoin, participer à la constitution des dossiers de fraude pour saisine.
- Récupérer les certificats médicaux justifiants d'une absence aux examens ;
- Saisir les notes sur le logiciel APOGEE, éditer les fichiers d'export/import et les transmettre aux enseignants.
- Importer les notes des examens, lancer les calculs des notes et les résultats, vérifier et faire remonter les écarts, saisir les absences, éditer les procès-verbaux pour les jurys.
- Elaborer les maquettes de relevé de notes et de PV de jury pour chaque formation.
- Editer et communiquer les relevés de notes et les résultats.

· Catégorie du poste : C
· Corps de recrutement : ATRF
· Quotité de travail : 100 %
· Date de prise de fonctions souhaitée : 01/10/2025
· Poste ouvert aux titulaires et contractuels
· Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 mois
· Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1
· Rémunération:
Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 310€ + modulation grade
Pour les contractuels: elle est comprise entre 1801.74€ et 1900.19€ en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178€)
Localisation géographique : UT3

Profil

Connaissances :
Avoir une connaissance de base de l'environnement et de la culture universitaire.
Connaître l'offre de formation de l'UPS et de la FSI.
Connaître l'organisation générale des formations L, M, D.
Appliquer la réglementation en référence à l'activité du poste.
Connaître et respecter les procédures mises en place par l'UPS, la FSI et la Division de la Formation.
Connaitre les modalités de contrôle des connaissances, les règles de progression des licences et masters, les règles générales de la CFVU.
Connaître la charte des examens, les modalités de contrôle des connaissances, les règles de prgression des licences et des masters, les règles générale de l'organisation des enseignements.
Savoir faire technique :
Maîtriser les logiciels : APOGEE, SGCE, Celcat, Excel
Maîtriser les techniques de communication orale et écrite.
Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administratives et de secrétariat.
Savoirs comportementaux :
Adaptabilité au public, maîtrise de soi.
Etre disponible pour les étudiants et les enseignants.
Capacité d'organisation et d'anticipation.
Savoir analyser et gérer, en les priorisant, les demandes des étudiants et des enseignants.
Respecter la confidentialité des informations et des données.
Travailler en équipe et en transversalité avec les autres services et les autres composantes ou universités.
Prendre des initiatives pour assurer la continuité du service.
Respect de la structure hiérarchique, de la règlementation et des procédures.
Rendre compte à son responsable.

Diplômes requis : Baccalauréat
Expérience souhaitée : une expérience au sein d'un service de scolarité universitaire serait appréciée.

Avantages :
· Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• Contributions à la complémentaire santé
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)
• Télétravail possible en fonction du poste
• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé
• Possibilité d'aménagement du temps de travail
• Crèche
• Formations

Employeur

L'université Toulouse III- Paul Sabatier devient Université de Toulouse à partir du 01/01/2025. Elle est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche née de la fusion des Facultés de médecine, de pharmacie et de sciences. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie.
Elle regroupe 5 composantes: Faculté des Sciences et de l’Ingénierie, la Faculté de Santé, la Faculté des Sciences du Sport et du Mouvement Humain, l'IUT, l'Observatoire Midi-Pyrénées.
Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

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