GESTIONNAIRE DES AFFAIRES MEDICALES

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

L'EPSY VAR recrute pour son service Affaires Médicales, Un(e) Gestionnaire.
1 - Gestion administrative et paie du personnel médical
RECRUTEMENT ET INTEGRATION :
· Constitution du dossier administratif et vérification des documents obligatoires du médecin en fonction de son statut
· Rédaction des contrats et conventions
· Recrutement et accompagnement des médecins étrangers (titres de séjour, autorisations de travail, diplômes, inscription à l'ordre des médecins, certificats de scolarité)
· Préparation des arrivées des internes et des étudiants
GESTION ADMINISTRATIVE DE LA CARRIERE :
· Établissement des courriers, attestations, décisions de nomination
· Changements de grades et d'échelon
· Gestion des positions statutaires : congés, maladie, accident de travail, maternité, disponibilité, détachement, mise à disposition, paternité, temps partiel, congés parentaux
· Accueil et explication aux médecins des données et caractéristiques de leur situation administrative
· Recueil et vérification des éléments constitutifs du dossier individuel des médecins
· Gestion des changements d'affectation et des incidences sur la rémunération
· Classement et archivage des documents dans les dossiers
GESTION DE LA PAIE :
· Contrôle et saisie des tableaux de service et variables de paie (déplacements, garde et astreintes)
· Vérification de la paie en collaboration avec la deuxième gestionnaire des affaires médicales
· Établissement des titres de recettes, attestations de salaires

2 - Suivi du temps de travail médical
· Suivi quotidien des congés, récupérations et absences : congés annuels, RTT, récupérations d'astreintes, congés maladies, compte épargne temps, temps additionnel, etc.
· Suivi des mouvements (quotité de temps de travail, changements affectations)
· Gestion des tableaux de service : réception, vérification, traitement, enregistrement et lien avec la paie
· Gestion des tableaux de gardes et astreintes : réception des différents plannings, vérification de leur cohérence, élaboration du tableau mensuel prévisionnel, traitement des modifications en cours de mois et élaboration du tableau réel en lien avec la paie
· Suivi des changements de gardes et astreintes des tableaux hebdomadaires.

3 - Formation médicale continue
· Constitution des dossiers de remboursement des frais de formation continue du personnel médical
· Réception des demandes de formation, vérification de leur conformité, enregistrement, traitement et suivi budgétaire
· Suivi des missions de formation et du DPC

4 - Administration générale et suivi documentaire
· Rédaction de courriers administratifs
· Archivage du dossier médecins
· Gestion des conventions relatives au personnel médical (activité d'intérêt général, mise à disposition)
· Élaboration des titres de recettes pour les demandes de remboursements AIG et mise à disposition des praticiens auprès d'autres établissements
· Gestion des tableaux de bord RH médicaux et suivi des CET
· Suivi des absences maladies, formalités avec les organismes de sécurité sociale
· Suivi des demandes de remboursement de frais de déplacements

HORAIRES DE TRAVAIL :
Base de 38h hebdomadaires, amplitude horaire de 07h36 par jour, du lundi au vendredi

CONDITIONS PARTICULIERES :
Travail sur des délais stricts (paie, contrats, permanence de soins).
Respect du secret professionnel

COMPETENCES SAVOIR FAIRE ET SAVOIRS ETRE :
· Bac à bac + 2 dans le domaine administratif
· Connaissance de l'administration publique et du fonctionnement d'un hôpital
· Expérience en gestion des affaires médicales ou ressources humaines souhaitée
· Connaissance des statuts des personnels médicaux et connaissance des principes de la paie
Bureautique et informatique
· Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et Internet pour la gestion administrative
· Maîtriser les logiciels de gestion des affaires médicales (dossiers médecins, paie, plannings, absences)
· Saisir, mettre à jour et extraire des données pour le suivi des dossiers individuels et des tableaux de bord RH
Secrétariat
· Rechercher et accéder efficacement à l'information administrative et réglementaire
· Rédiger différents types de documents : contrats, conventions, courriers administratifs, décisions de nomination, attestations
· Mettre à jour et organiser les dossiers individuels du personnel médical, assurer leur archivage et leur suivi quotidien
Communication et information
· Informer et conseiller les médecins, internes et l'encadrement sur les éléments liés à leur dossier individuel ou à leur situation administrative, en respectant la confidentialité
· Traiter ou orienter les demandes de renseignements administratifs
· Remonter à la hiérarchie les difficultés rencontrées et proposer des solutions pour améliorer le suivi des dossiers
Gestion et organisation
· Gérer les priorités et hiérarchiser les activités pour respecter les délais (paie, contrats, permanences de soins)
· Analyser de manière critique les informations et les données transmises
· Collaborer avec le service de la paie et les autres services (DRH, secrétariats médicaux, finances) pour garantir la cohérence et l'exactitude des dossiers
· Tenir un échéancier pour les différentes actions administratives et suivre les procédures internes
· Classer et organiser les documents pour assurer la continuité de l'information selon les méthodes internes
· Suivre quotidiennement les dossiers en instance et adapter les procédures selon les exigences hiérarchiques
· Qualités relationnelles : Travail en équipe, écoute active, respect
· Comportements professionnels : Fiabilité, rigueur, autonomie, discrétion et respect de la confidentialité
· Capacité à anticiper, à analyser, à alerter et à être force de proposition

PRISE DE POSTE : DÈS QUE POSSIBLE