VILLE DE PANTIN

GESTIONNAIRE DES ASSEMBLÉES ET DES ASSURANCES H/F

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DATE DE PUBLICATION06/12/2021 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURVILLE DE PANTIN CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
Seine-Saint-Denis
 SALAIRE
Non communiqué
VALABLE JUSQU'AU
24/01/2022

Poste

recrute un(e) :

GESTIONNAIRE DES ASSEMBLÉES ET DES ASSURANCES
Direction des affaires juridiques, des achats et des marchés publics
catégorie B

Description du poste :

  • Vous êtes chargé(e) de conseiller et de guider les services de la collectivité dans la préparation des actes administratifs.
  • Vous assurez l’organisation et la préparation les assemblées locales.
  • Vous participez à la vérification des actes administratifs.
  • Vous gérez les assurances immobilières, mobilières, de personnel et de responsabilité civile communale.

A ce titre, vos missions seront :

Gestion autonome des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés) et contractuels
•    Mettre en forme les actes
•    Assurer en toute autonomie le rendu exécutoire des actes (signature, contrôle de légalité, affichage le cas échéant)
•    Assurer en toute autonomie le suivi de l’exécution des actes en lien avec les services
•    Gérer le courrier en toute autonomie (suivi de la réponse et/ou du dossier)

Préparation des séances, des dossiers des bureaux municipaux, des commissions municipales et des conseils municipaux
•    Recueillir et intégrer dans l’outil métier les projets d’actes et de notes des services
•    Aider à la constitution du dossier des séances et à l’interface avec les services, notamment en cas de modifications demandées
•    Gérer en toute autonomie les convocations et l’organisation des séances
•    Vérifier, suivre et diffuser les procès verbaux et compte rendu des séances
•    Assister aux séances du conseil municipal
•    Assurer l’exécution des délibérations

Veille au bon déroulement des séances du conseil municipal

Formation des utilisateurs sur le logiciel WEBDELIB

Gestion en toute autonomie de l’archivage et élaboration et  tenue des registres de la commune
•    Archiver en toute autonomie les dossiers du Conseil Municipal, des décisions, arrêtés et dossiers particuliers
•    Élaborer le registre des délibérations, le registre des arrêtés, des recueils des actes administratifs

Participation à la gestion et à la mise en œuvre des projets du service (la dématérialisation, les nouveaux process de rédaction d’actes)

Gestion des assurances
•    Déclarer et suivre les dossiers de sinistres avec les compagnies d’assurance (Évaluer au préalable les responsabilités avec les différents services)
•    Tenir à jour la liste de nos biens (avec l’urbanisme et le patrimoine bâti)
•    Assurer le Suivi financier des contrats (bons de commande, rappel de cotisation, avenants liés aux contrats)
•    Suivre les indemnisations
Gestion des commandes et des fournitures du service

Créations et modifications des syndicats
•    Accueillir les membres des syndicats
•    Enregistrer les documents déposés
•    Établir les récépissés de dépôt des pièces
•    Envoyer au Procureur de la République un exemplaire de chacune des pièces
 

Profil

Compétences requises :

Savoir :

  • Connaissances des procédures administratives communales
  • Connaissances du fonctionnement des institutions locales

Savoir-être :

  • Consciencieux(cieuse)
  • Rapide
  • Organisé(e) et méthodique
  • Aptitude à la gestion de l'urgence
  • Qualités relationnelles
  • Aptitude au travail en équipe
  • Discrétion
  • Aptitude à la prise d’initiatives

Savoir-faire :

  • Maîtrise des logiciels bureautiques
  • Maîtrise des techniques de secrétariat
  • Maîtrise du contrôle des actes et des pièces administratives

Profil demandé :

  • Expérience professionnelle sur un poste similaire appréciée ou sur un poste dans le domaine du secrétariat requise

Conditions de travail :

  • Durée hebdomadaire : 37 heures 30

Conditions particulières : assister aux séances des conseils municipaux en soirée
 

Employeur

Pantin, ville populaire aux portes de Paris, membre de l’établissement public territorial Est Ensemble et territoire de la Métropole du Grand Paris

Informations employeur

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Si ce poste vous intéresse, merci de nous faire parvenir votre dossier de candidature (CV + lettre de motivation) par e-mail à : [email protected]

 Toutes les candidatures sont à adresser à l'attention de :
Monsieur le Maire de Pantin
Conseiller Métropolitain
84/88 avenue du Général Leclerc
93 507 Pantin cedex
 

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