Gestionnaire des associations culturelles et des manifestations H/F

Missions

Au sein de la Direction des affaires culturelles, vous assurez l’accompagnement administratif et logistique des associations culturelles locales. Vous êtes leur interlocuteur privilégié pour le suivi de leurs demandes et contribuez à l’organisation des manifestations culturelles et événementielles de la Ville.

ACTIVITES PRINCIPALES DU POSTE :

Accompagnement des associations

• Informer, orienter et accompagner les associations dans leurs démarches.
• Assurer le suivi administratif des demandes de subventions : instruction, tableaux de bord et notifications.
• Participer à l’analyse des besoins associatifs et à l’élaboration d’actions adaptées.
• Coordonner les demandes avec les services municipaux et assurer le suivi de la communication associative.
• Veiller au bon fonctionnement des structures gérées par le service (entretien, chauffage, alarme).

Gestion administrative et logistique

• Assurer le secrétariat du service ainsi que l’accueil physique et téléphonique du public.
• Gérer les mises à disposition de salles et le suivi des équipements, des clés, des badges et de la maintenance.
• Rédiger les conventions d’occupation, préparer les arrêtés et calculer les redevances.
• Assurer le suivi budgétaire des dépenses (devis, bons de commande).
• Gérer les plannings, les horaires et les congés des gardiens.

Logistique manifestations et évènementiels

• Organiser et assurer le suivi logistique des manifestations associatives
• Assurer un renfort logistique lors de la mise en place des manifestations associatives et du périmètre du service (interventions techniques, demandes de matériels, déplacement matériel lourd (type barrières, grilles, tables, chaises) …)
• Participer à l’accueil des partenaires, des prestataires et du public lors des manifestations culturelles
• Organiser les événements municipaux entrant dans le périmètre du service, notamment ceux liés aux associations (Pique-Nique géant, Fête nationale, Ciné plein air, Forum des associations, Journées du patrimoine)

Activités ponctuelles du Poste

• Participer aux projets de direction (réunions de directions, comité de pilotage Festival Escales d’Ailleurs…). Coordonner la mise en place de certaines manifestations transverses à la direction
• Garantir une continuité du service en l’absence de l’assistante de gestion administrative et la Responsable