Gestionnaire des concours d’entrée

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL (structure d'accueil du poste)
Le Service des concours, de la scolarité et des thèses (CoST) de l'École normale supérieure (ENS) est composé de trois pôles : le pôle des concours, le pôle de la scolarité et le pôle des thèses.
Le CoST organise administrativement 8 concours nationaux et 8 concours locaux, et gère environ 2 000 étudiants et 700 doctorants. Ce poste est sous la responsabilité du chef du pôle des concours.
MISSION PRINCIPALE
Contribuer à l'organisation des concours d'entrée : concours littéraires et scientifiques et veiller à leur bon déroulement.
ACTIVITES PRINCIPALES
Organisation de certains aspects pratiques du concours :
test et suivi des inscriptions
suivi de la composition des jurys, établissement d'un document récapitulatif
organisation des réunions des jurys
organisation et suivi des épreuves écrites : traitement des sujets, gestion des centres d'écrit, traitement des copies et des notes…
organisation et suivi des épreuves orales : salles, hébergement, collaboration avec le secrétariat pédagogique, relations avec la bibliothèque, encadrement des appariteurs…
suivi de la collecte des rapports de jurys
élaboration de la notice relative aux concours d'entrée dans les quatre écoles normales supérieures, en collaboration avec les établissements partenaires
traitement des demandes de photocopies de copies
Gestion financière :
préparation du paiement des jurys
suivi des remboursements de frais de missions et des différentes factures
Secrétariat administratif : 
courriers divers, mise à jour des documents d'information à destination du public
renseignements par téléphone et par courriel
accueil et information du public
photocopie et classement méthodique des dossiers
Saisie dans un outil informatique spécifique (bases de données relatives au jury et à la gestion du concours) 
saisie d'informations dans la base informatique
éditions à partir de cette base de documents de gestion liés aux opérations du concours
mise à jour des informations sur les sites internet
Participation à toute autre activité qui pourrait répondre aux besoins du service
SPECIFICITES DU POSTE (conduite de projet, encadrement, sujétions particulières…..)
rattachement de ces concours à une Ecole recrutant des candidats de niveau très élevé
capacité d'écoute attentive du public, des candidats et des jurys, et de réponses à leurs attentes
confidentialité des informations traitées
grande disponibilité de mi avril à fin juillet pendant la période des écrits et des oraux des concours
respect des calendriers
respect de la réglementation

CHAMPS DES RELATIONS
Internes :   en lien avec le chef de service et le chef de pôle
Les différents départements et les services administratifs (financier, ressources humaines, logistique, informatique…)
Les élèves
La Direction et la Direction des études
Externes :   en lien avec le chef de service et le chef de pôle
Les trois autres ENS
Les autres établissements partenaires au sein des banques d'épreuves
Les membres des jurys
Le SCEI, les vacataires recrutés
Le SIEC, les rectorats (DEC) et les lycées possédant des classes préparatoires
Les sociétés extérieures : imprimeur, transporteur, agence de voyages…
Les candidats et tous les usagers demandeurs de renseignements sur l'ENS et ses concours