Gestionnaire des marchés publics H/F

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DATE DE PUBLICATION25/11/2021 TYPE DE CONTRATTitulaire, CDD
RECRUTEURHôpital Bicêtre CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
LE KREMLIN BICETRE
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
94270
 VALABLE JUSQU'AU
25/01/2022

Poste

IDENTIFICATION DU POSTE

  • Métier : Gestionnaire des marchés publics
  • Code métier : 25F300
  • Appellation locale   : Gestionnaire des marchés publics
  • Grade : Adjoint administratif
  • Catégorie : C
  • Poste à pourvoir au  : 01/01/2022
  • Modalités de recrutement  : ☒ Titulaire    ☐   CDI     ☒ CDD sur poste permanent   
  • Schéma horaire : ☒ Jour            ☐ Nuit

 

 

ACTIVITÉS

Missions générales :

  • Participer à la gestion administrative des marchés locaux, des conventions d’occupation domaniale et des concessions ;
  • Assister le service des marchés publics dans la mise en œuvre des procédures d’achat dans le respect de la réglementation en vigueur et conformément à la politique d’achat du groupe hospitalier.

 

Missions permanentes :

Gestion de la consultation et de l’interface avec les candidats pour les aspects administratifs ainsi que l’interface utilisateurs internes (entités acheteuses, instances et contrôle interne) :

  • Enregistrement de la demande de passation d’un marché local et attribution d’un numéro de consultation ;
  • Création de la consultation dans le répertoire partagé et gestion et suivi des fiches d’opération ;
  • Tenue et mise à jour du tableau de bord d’enregistrement et de suivi des consultations, marchés, déclarations de sous-traitance, avenants, décisions de poursuivre, exemplaires uniques et mises au point des marchés ;
  • Transmission des courriers aux entreprises (plateforme de dématérialisation ou lettre recommandée avec accusé de réception) ;
  • Traitement des DC4 ;
  • Transmission/diffusion des informations et des dossiers aux entités acheteuses et aux services du siège (instances et contrôle interne : CF, SFACT, DEFIP, CCP).

 

Planification des étapes du déroulement de la consultation et du renouvellement des marchés

  • Gestion des dépôts dématérialisés des plis de chacune des consultations lancées ;
  • Suivi du rétro planning de la consultation ;
  • Planification des commissions locales d’appréciation des offres (CLAO) en lien avec le président de la CLAO et les représentants des entités acheteuses. Élaboration et transmission des avis de réunion des CLAO ;
  • Secrétariat de la CLAO : rédaction des procès-verbaux (ouverture des plis, jugement, avenant/modification de marché) ;
  • Demande d’inscription des dossiers, selon les cas, à l’ordre du jour de la Commission Consultative des Marchés (CCP) en lien avec le secrétariat de la DPDA ;
  • Suivi des questions posées par les candidats et transmission des réponses via la plateforme de dématérialisation ;
  • Gestion des questions du rapporteur de la CCP, de la DEFIP et du CF et assure le lien avec les entités acheteuses.

 

Contrôle de l’application des règles, procédures, normes et standards dans son domaine d’activité

  • Contrôle la conformité et la qualité des pièces administratives à toutes les étapes du process d’achat.

 

Gestion de l’attribution des marchés

  • Attribution et enregistrement des numéros de marché ;
  • Tenue et mise à jour du tableau de bord d’enregistrement des marchés ;
  • Rédaction et transmission des courriers de projet d’attribution, des courriers de notification, des courriers de rejet en lien avec le responsable du service des marchés publics ;
  • Finalisation de l’acte d’engagement de l’attributaire du projet de marché en lien avec le responsable du service des marchés publics ;
  • Traitement et gestion des mises au point des marchés (OUV11) en lien avec le responsable du service des marchés publics ;
  • Notification sur la plateforme de dématérialisation PLACE des marchés (MAPA, AOO) ;
  • Enregistrement des marchés sur la plateforme SAP.

 

Suivi de l’exécution des marchés en lien avec les services utilisateurs et les fournisseurs et gestion des aménagements nécessaires aux contrats en lien avec l’acheteur du domaine concerné et le responsable de la cellule des marchés pendant l’exécution des marchés

  • Suivi des tableaux de bord pour gérer les fins de marchés récurrents afin d’anticiper leur renouvellement ;
  • Traitement et gestion des modifications de marché, en lien avec le responsable (création du dossier, PV CLAO, notification, transmission DEFIP, CF, entité acheteuse) ;
  • Participation au traitement et à la gestion des déclarations de sous-traitance (DC4) en lien avec le responsable du service des marchés (réceptionne, informe l’entité acheteuse, contrôle la qualité et la conformité des pièces, notifie et transmet au titulaire du marché, à l’entité acheteuse et au SFACT) ;
  • Traitement et gestion des exemplaires uniques et des mains levées bancaires.

 

Traitement des dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

  • Constitution du classeur du marché avec les pièces originales ;
  • Numérisation des pièces du dossier et enregistrement dans le répertoire partagé ;
  • Saisie des marchés dans l’outil SAP ;
  • Constitution des dossiers pour la CCP, la DEFIP et le CF ;
  • Traitement et gestion de la conservation et de la gestion des archives.

 

Accueil

  • Accueil des personnes (membres des CLAO, entités acheteuses, fournisseurs, coursiers…) ;
  • Accueil téléphonique.

 

Gestion du courrier, des télécopies et messages électroniques

  • Enregistrement, traitement et diffusion des courriers émis et reçus, ainsi que des mails destinés au service des marchés publics.

 

Missions complémentaires :

  • Gestion des stocks de fournitures de bureau en lien avec le magasin hôtelier (saisie de la commande dans SAP, suivi, contrôle) ;
  • En lien avec l’équipe, mise à jour et gestion du planning du service (congés, formation…) ;
  • Participation aux réunions du service.

 

AVANTAGES

  • Le cadre de travail : un hôpital à l’histoire passionnante, un sentiment d’utilité concret, un bureau partagé avec la seconde juriste en poste depuis un an ce qui permet une aide constante ;
  • Un vrai apprentissage des différentes règles juridiques (travaux, fournitures, services), et la découverte ;
  • La curiosité au travail : passation de marchés pour tous types d’achats (travaux, fournitures, services), avec la particularité des achats en santé, découverte de nombreux objets ;
  • Une autonomie au travail : la direction est engagée dans un management innovant qui confère beaucoup d’autonomie et délègue les responsabilités (lean management) ;
  • Une direction innovante : la direction de la logistique se distingue par son souhait de modernisation constant, avec la passation de marchés innovants (ex du fablab : laboratoire d’impression 3D). Le reporting du travail est réalisé via une application ludique, les échanges sont souples (appels et/ou sms), les notes administratives sont inexistantes.
  • Présence au sein de l’hôpital d’un restaurant du personnel, de foodtrucks, et de deux cafétérias. Nombreux restaurants et boulangeries à proximité immédiate.
  • Horaires de travail respectés et régime de congés avantageux.
  • L’AP-HP propose de nombreux avantages en nature :

          o    Site internet Hoptisoins : offres gratuites ou avec des tarifs réduits pour des spectacles, des places de concert, des places pour assister à des matchs de foot, des offres alimentaires, des voyages etc.

         o    Equivalent du CE : ex places de cinéma à 4€

 

HORAIRES DE TRAVAIL

Horaires :

  • Horaires de travail : Jour – 7h36
  • De 9h00 à 16h36– repos samedi, dimanche et jours fériés.

Quotité de temps : 100 %

Profil

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances particulières :

Savoir-faire requis

  • Etablir une communication avec les opérateurs économiques et les utilisateurs internes ;
  • Gérer simultanément les procédures multiples ;
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence ;
  • Utiliser les procédures, outils, protocoles spécifiques aux achats publics hospitaliers ;
  • Utiliser les outils bureautiques / TIC ;
  • Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire ;
  • Elaborer, adapter et optimiser un planning de travail, de rendez-vous, de commissions ;
  • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ;
  • Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures ;
  • Travailler en équipe / en réseau.

Qualités professionnelles requises :

  • Rigueur et discrétion ;
  • Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe ;
  • Bon sens
  • Capacités relationnelles, sens du travail en équipe
  • Capacités rédactionnelles
  • Gestion des priorités
  • Autonomie, sens de l’initiative et des priorités ;
  •  Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel).

PRÉ-REQUIS

Formations et/ou qualifications requises :

  • Formation dans le domaine des marchés publics.
  • Droit des marchés publics ;
  • Classement et archivage ;
  • Gestion administrative ;
  • Accueil téléphonique ;
  • Bureautique

EXPÉRIENCE REQUISE

  • Classement et archivage ;
  • Gestion administrative ;
  • Accueil téléphonique ;
  • Bureautique
  • Expérience dans le domaine des marchés publics souhaitée.

ÉVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE

  • Cette fiche de poste est susceptible d’évoluer en fonction de l’évolution de l’organisation et/ou de la réglementation.

GESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

RISQUES PROFESSIONNELS LIÉS À L’ACTIVITÉ

  • Travail sur écran.

MESURES DE PRÉVENTION PRISES FACE À CES RISQUES

  • L’agent(e) veillera à adopter une bonne posture.

SURVEILLANCE MÉDICALE

Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé. Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.

Moyens d’accès à l’hôpital :

Métro : Station Le Kremlin-Bicêtre (ligne7) (direction Villejuif)

RER : ligne B, sortir à Gentilly et prendre le bus 125 ou marcher 15 minutes

Bus : n° 47 - 131 - 323 (arrêt hôpital) - n° 125 (arrêt Convention-Jaurès) - n° 186 (arrêt Parrot-Benserade)

Voiture : Fléchage à partir de la Porte d’Italie

Employeur

STRUCTURE

PRÉSENTATION DE L’HÔPITAL BICÊTRE

Situé au Kremlin-Bicêtre et accessible directement par la ligne de métro 7 (un arrêt de Paris) l’hôpital Bicêtre AP-HP propose une large gamme de spécialités pour l’adulte et l’enfant.   Il est un hôpital au riche passé historique (création de la camisole de force, création de la guillotine, ancienne prison…), qui participe actuellement à la santé des habitants de l’Ile-de-France.


Doté d’une structure d’accueil des urgences médicales et chirurgicales avec plus de 105 000 passages par an (adultes et pédiatriques), il est reconnu notamment pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. L’établissement bénéficie d’une expertise en immuno-pathologie et en neuroradiologie interventionnelle. Il dispose d’un centre périnatal de type III et d’un centre de chirurgie ambulatoire.

Les services s’appuient sur un plateau technique performant, doté d’équipements de dernière génération dont des robots chirurgicaux.

L’hôpital Bicêtre accueille 20 centres de référence maladies rares et un centre cancers rares. Ses équipes mettent tout en œuvre pour s’adapter aux besoins des patients, en développant par exemple les dispositifs de diagnostic précoce ou d’éducation thérapeutique.

 

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION

Intitulé de la direction : Direction des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière (DAL-QH)

 

PRÉSENTATION DU SERVICE

Composition de l’équipe :

  • 1 responsable
  • 2 juristes
  • 2 gestionnaires de marchés
  • 2 acheteuses

 

LIAISONS

Liaisons hiérarchiques :

  • Le responsable du service (en cours de recrutement) ;
  • Camille Leal, directrice adjointe en charge des achats et marchés publics ;
  • Guillaume Eckerlein, directeur de la direction des achats, de la logistique et de la qualité hôtelière ;
  • Anne Lestienne, secrétaire générale du groupement hospitalo-universitaire.

 

Liaisons fonctionnelles :

  • L’ensemble des entités acheteuses du GHU
  • Le siège de l’APHP (DEFIP, CF, DPDA, SFACT, ACHAT, CCP. etc)
  • Les entreprises extérieures

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