Gestionnaire et Officier délégué d'état civil H/F

  • Partager
  • Envoyer à un ami
  • Imprimer
DATE DE PUBLICATION 28/01/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire
RECRUTEUR VILLE DE CHATILLON   CATÉGORIE C
LIEUX DE TRAVAIL
CHATILLON
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

   

Poste

Mission principale : Accueillir et renseigner le public en matière d’élections, état-civil, affaires générales et de cimetière. Appliquer la réglementation relative aux élections, participer à l’organisation de tous les scrutins.

Activités principales : 

1/ Cimetière

  • Accueil et renseignement du public
  • Traitement des demandes diverses : 
    • Déclarations de décès
    • Autorisations de fermeture de cercueil
    • Autorisation d’inhumation
    • Autorisations de crémation
    • Autorisations d’exhumation
    • Déclarations de transport avant et après mise en bière
    • Déclarations de travaux
    • Acquisitions de concessions funéraires
    • Renouvellement de concessions funéraires
    • Transfert de concessions funéraires
    • Conversion de concessions funéraires
    • Rétrocessions de concessions funéraires
    • Autres demandes
  • Gestion des reprises des concessions funéraires
  • Mise à jour des tableaux de suivi et progiciels
  • Aide à la mise en place et mise à jour des procédures (règles de fonctionnement, modèles types, rétro-planning)
  • Formation de nouveaux agents

2/ Affaires générales

  • Accueil et renseignement du public
  • Traitement des demandes diverses : 
    • Cartes Nationales d’Identité
    • Passeports
    • Légalisations de signature
    • Certificats divers (attestation de domicile, certificat de vie, de concubinage…)
    • Attestations d’accueil
    • Recensements militaires
    • Débits de boissons
    • Déclarations de syndicats professionnels
    • Déclarations de chambres d’hôtes et meublés de tourisme
    • Déclarations de vente mobilières
    • Autres demandes
  • Organisation du tirage au sort des jurés d’assises
  • Mise à jour des tableaux de suivi et progiciels
  • Aide à la mise en place et mise à jour des procédures (règles de fonctionnement, modèles types, rétro-planning)
  • Formation de nouveaux agents

3/ Etat civil

  • Accueil et renseignement du public
  • Traitement des demandes diverses : 
    • Reconnaissance d’enfant
    • Déclaration de naissance
    • Actes d’état civil
    • Livret de famille
    • Rectification d’actes d’état civil
    • Mentions
    • Mariage
    • PACS
    • Noces
    • Parrainage
    • Changement de prénom
    • Changement de nom
  • Audition des futur(e)s époux/épouses pour les mariages (en cas de nécessité)
  • Accompagnement pour la célébration des mariages, parrainages et noces (en fonction des besoins)
  • Préparation et transmission des listes et statistiques (naissances, décès…)
  • Préparation des registres d’actes d’état civil
  • Mise à jour des tableaux de suivi et progiciels
  • Aide à la mise en place et mise à jour des procédures (règles de fonctionnement, modèles types, rétro-planning)
  • Formation de nouveaux agents

4/ Elections

  • Accueil et renseignement du public
  • Traitement des demandes diverses : 
    • Inscriptions sur les listes électorales
    • Inscriptions d’office sur les listes électorales
    • Rejets d’inscriptions d’office sur les listes électorales
    • Préavis de radiation des listes électorales
    • Radiation des listes électorales
    • Consultation des listes électorales
  • Organisation des commissions administratives chargées de l’établissement et de la révision des listes électorales de la commune (préparation, accompagnement administratif, rédaction des procès-verbaux)
  • Organisation des différents scrutins (préparation, accompagnement administratif, traitement des résultats des opérations de vote)
  • Aide à la mise en place et mise à jour des procédures (règles de fonctionnement, modèles types, rétro-planning)
  • Formation de nouveaux agents

5/ Administratif

  • Accueil téléphonique et physique
  • Traitement et suivi des courriers
  • Suivi des parapheurs
  • Traitement des mails
  • Mise à jour des tableaux de suivi et progiciels
  • Traitement des scans de documents
  • Traitement des photocopies de documents
  • Classement des dossiers
  • Supervision des stagiaires                          

6/ Accueil de la Mairie

  • Accueil physique et téléphonique
  • Accueil physique pour les cérémonies de mariage, parrainage, noces d’or et de diamant
  • Renseignement du public (questions diverses)
  • Annonce des rendez-vous aux services
  • Orientation du public vers les services
  • Transfert des appels téléphoniques
    • concernant le logement directement au service logement
    • pour de Directeur Général des Services à l’assistante
    • pour Monsieur le Maire, les élus et le directeur de Cabinet à la secrétaire de Monsieur le Maire
  • Prise des rendez-vous pour les rendez-vous avec les avocats
  • Réception du courrier et des colis (sauf ceux destinés au service marché qui sont orientés vers le service courrier)
  • Remise de documents (disques bleus, plans de la ville, dossier d’aide juridictionnelle…)
  • Vérification des entrées et sorties
  • Vérification du dégagement de l’entrée principale
  • Surveillance de la propreté et salubrité du hall d’accueil et du parvis
  • Ouverture et fermeture de l’entrée principale
  • Filtrage de l’accès dans les locaux
  • Transmission immédiates des informations importantes relatives aux incidents à la police municipale, la police nationale, les pompiers, le SAMU, la responsable du service, la Direction Générales des Services, le Cabinet du Maire, l’agent technique d’astreinte, l’élu d’astreinte…
  • Mise à jour du tableau de suivi des incidents

Profil

Profil : 

  • Bac+3 de profil juridique 
  • Expérience de 1 à 3 ans minimum souhaitée

Profil de compétences :

  • Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel…)
  • Qualités rédactionnelles
  • Très bon relationnel, technique d’accueil, de régulation et d’écoute
  • Information générale relative à l'état civil (IGREC)
  • Procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
  • Cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants
  • Législation sur l'autorité parentale et transmission du nom
  • Logiciel de gestion de l'état civil
  • Procédures relatives aux formalités administratives
  • Procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis, etc.)
  • Droit des étrangers résidant sur le territoire
  • Tenue des registres
  • Logiciels dédiés
 

Informations employeur

Afficher les informations

MAIRIE DE CHATILLON

1 place de la Libération

92320 CHATILLON

POSTULER À L'OFFRE
Gestionnaire et Officier délégué d'état civil H/F

Vous avez déjà un CV Emploi Public ? Postulez avec votre compte

* : éléments obligatoires

Civilite*

(Taille maximum : 1Mo – Type de fichier : pdf, doc(x), odt, rtf)

Les cookies assurent le bon fonctionnnement de nos sites et services.
En utilisant ces derniers, vous acceptez l’utilisation des cookies.

OK