Gestionnaire Évènementiel F/H

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DATE DE PUBLICATION29/04/2021 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Présentation de la Direction :

La Direction Patrimoine et Logistique (DP&L) met en œuvre la stratégie immobilière, d’exploitation et de valorisation du parc immobilier de Sorbonne Université.

La direction définit et anime les processus de l’établissement dans les domaines des travaux et de la construction, du gros-entretien et renouvellement (GER), de la maintenance et de l’entretien du parc immobilier, ainsi que la promotion de ses espaces. Elle assure la coordination de la fonction « Patrimoine et Logistique » du niveau universitaire avec les directions techniques des facultés.

Elle est organisée en 3 pôles et 6 services:

- le Pôle Sécurité, Sûreté, Défense (PSSD) ;

- le Pôle Administration et finance (PAF) comprenant le Service Budget-Finance, le Service Administratif et Logistique du Campus des Cordeliers (SAL-CDC) et le Service Evènementiel et  Promotion des espaces (SEP) ;

- le Pôle Patrimoine (PP) comprenant le Service de Maîtrise d’Ouvrage (SMO), le Service Pilotage de l’Exploitation et de l’Information Patrimoniale (SPEIP) et le Service Budget d’investissement et Assistance administrative (SBA).

Présentation du service :

Rattaché à la DPL, le Service Evénementiel et Promotion des Espaces (SEP) pilote la stratégie de valorisation des espaces universitaires et facultaires (communication, marketing et développement commercial) et accompagne sa mise en œuvre. Il coordonne également l’organisation d’évènements Sorbonne Université et d’évènements partenariaux dans les espaces universitaires et facultaires, en étroite collaboration avec les équipes universitaires et facultaires.

Enfin, il gère l’exploitation des espaces d’intérêt universitaire (le Centre International de Conférences Sorbonne Université, les espaces de réception du 24e étage de la Tour Zamansky, le Campus des Cordeliers).

Poste

Fonctions :  Gestionnaire Évènementiel F/H (réf. 8184)

Catégorie : B

Corps : Recherche et Enseignement Supérieur - Technicien

 BAP : Gestion et Pilotage (J) - J4C42 - Technicien en gestion administrative

Mission :

Sous l’autorité du Responsable Développement Commercial du SEP, le/la gestionnaire évènementiel contribue au développement commercial de l’activité du SEP. Il/Elle assure le suivi administratif et commercial des dossiers, en relation directe avec les clients internes et externes, et en étroite collaboration avec la cellule « Exploitation » du SEP, et les équipes logistiques et techniques des sites concernés.

Activités principales :

-       Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur

-       Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe

-       Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers): visite de repérages, accueil des organisateurs…

-       Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière (réception et traitement des demandes de réservation, gestion des devis, conventions, et autorisation spécifiques, etc.)

-       Gérer le(s) planning(s) de réservation des espaces et contrôler les échéances

-       Participer à la gestion administrative et financière en appliquant les procédures dédiées (création des brouillons de facture, suivi des recettes, relance)

-       Organiser, alimenter, mettre à jour la base de données relatives à la gestion évènementielle

-       Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administrative et financier (SIFAC)

Encadrement : NON

Conditions particulières d'exercice : Le poste peut entraîner des contraintes horaires en fonction des événements, avec une présence le soir (19h-23h), le week-end (samedi et dimanche) et les jours fériés. Il peut également entraîner des contraintes sur la prise de congés, liées au planning des évènements.

Profil

Connaissances :

-       Modes de fonctionnement des administrations publiques

-       Politiques, dispositifs et procédures propres à la valorisation des espaces dans un établissement public d’enseignement supérieur

-       Environnement et réseaux professionnels

-       Techniques d’élaboration de documents

-       Culture internet

-       Techniques de communication

-       Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

 

Compétences opérationnelles :

-       Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

-       Savoir rendre compte

-       Communiquer et faire preuve de pédagogie

-       Mettre en oeuvre des procédures et des règles

-       Travailler en équipe

-       Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (maîtrise du Pack Office, connaissance de SIFAC / SAP, connaissance de logiciels métiers type GPS ou Ungerboeck)

-       Mettre en oeuvre une démarche qualité

Compétences comportementales :

-       Sens relationnel (diplomatie)

-       Sens de l’organisation

-       Rigueur / Fiabilité

-       Aptitude à travailler en équipe

Diplôme exigé

-       Baccalauréat minimum, BAC +2 souhaité

-       Domaine de formation : secrétariat, gestion administrative, assistanat commercial

Informations employeur

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