Gestionnaire financier.e - Patrimoine H/F

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DATE DE PUBLICATION23/04/2021 TYPE DE CONTRATContractuel
RECRUTEURUNIVERSITE DE PARIS EST CRETEIL / UPEC CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
CRETEIL
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Avec plus de 36 000 étudiants, l'Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC) est la plus grande université multidisciplinaire et professionnalisée d'Ile-de-France.
Créée en 1970, l'UPEC offre une gamme complète de formations (du diplôme universitaire de technologie au doctorat) et compte 15 composantes (facultés, écoles, instituts, observatoire) ainsi que 32 laboratoires de recherche couvrant presque toutes les disciplines.
L'université emploie aujourd'hui plus de 1000 personnels BIATSS et 1600 enseignants. Elle est dotée d'un budget annuel de 260 millions d’euros et est implantée sur 16 sites dans 3 départements.
Pour plus d'informations : http://www.u-pec.fr/

 

Poste

Gestionnaire financier.e - Patrimoine

Type de poste :vacant

Catégorie :C

Quotité :100% :

Site geographique :Campus Centre

Composante / Directions / Service :Direction du patrimoine

Département / Equipe de recherche / Service : Cellule Coordination administrative, financière et pilotage

Emploi type / Referens : Adjoint-e en gestion administrative

Missions

- Assurer le suivi administratif et financier des dossiers de fonctionnement courant de la Direction du patrimoine : réaliser en autonomie l’ensemble des tâches en dépenses et veiller à la bonne exécution des marchés de prestations de services, notamment les marchés de travaux et de maintenance
- Établir des tableaux de suivi de contrôle des centres financiers confiés
- Assurer l’interface avec les services de la direction du patrimoine, les prestataires extérieurs et les chefs de service de la Direction du patrimoine

Activités principales

Gestion financière
- Effectuer la gestion financière de la direction en investissement et fonctionnement, de l’ordonnancement à l’enregistrement des factures dans le logiciel SIFAC.
- Contrôler la conformité des devis par rapport aux marchés existants et à la réglementation en vigueur, créer et enregistrer dans SIFAC le bon de commande après signature de l'ensemble des pièces justificatives par le directeur ;
- Contrôler la conformité des services faits par rapport au bon de commande, enregistrer dans SIFAC le service fait après signature par le directeur ;
- Assurer la liaison et le suivi entre les services demandeurs et les fournisseurs,
- Vérifier la bonne exécution des commandes et du service fait,
- Administrer les tableaux de suivi des dépenses ;
- Aider au suivi des calendriers des procédures,
- Participer aux réunions de lancement de marché,
- Accompagner et former les nouveaux gestionnaires à l’utilisation de l’outil SIFAC et au fonctionnement et à l’organisation de la gestion administrative et financière de la cellule, et de la direction du patrimoine,
- Assurer la continuité du service dans les missions de secrétariat et de gestion financière pour la direction du patrimoine,
- Participer à la rédaction et à la diffusion des notes techniques et administratives générales (recueil de documents, rédaction des procédures d’astreinte, établissement des plannings des entreprises intervenants sur les sites pendant les fermetures, liste des personnes autorisées à entrer sur les sites de l’université, consignes des agents de sécurité, etc…)
- Sensibiliser et accompagner les agents du patrimoine en leur expliquant le fonctionnement de l’outil

Activités associées

Secrétariat et suivi administratif
- Mettre en forme les courriers courants, notes et supports écrits (bordereaux de transmission, lettre type et autres supports documentaires selon les besoins)
- Enregistrer, trier et suivre le courrier départ et arrivée
- Classer et archiver les documents et informations
- Assurer l’interface avec les différents secteurs de la direction du patrimoine, les prestataires extérieurs et les chefs de service de la Direction du patrimoine
- Mettre à jour les données du service (fichiers, tableau des congés, agendas, plannings, répertoires...)
- Assurer la logistique du service : demande de documentation, fournitures, commandes et maintenance de premier niveau
- Organiser les réunions (rédaction, envoi des convocations, réservation de salles, préparation des dossiers..) selon un calendrier arrêté par le responsable du service
- Accueillir, informer et orienter les visiteurs (accueil physique et téléphonique)
- Filtrer les appels téléphoniques des collaborateurs et prend les rendez-vous
- Analyser le caractère d’urgence d’une demande, et orienter selon le degré d’urgences
- Rechercher les éléments de réponse et/ou transférer les demandes aux personnes concernées
- Contacter les prestataires pour demander un dépannage (ascenseurs, ..)
- Diffuser les messages et les informations générales liées aux attributions du service (programme de travaux, …) oraux (message général téléphoné) écrit (intranet)
- Participer à l’activité et au fonctionnement global de la direction du patrimoine

Profil

Compétences requises

Connaissances
- Connaître l’organisation et le fonctionnement d’une université et d'une direction du patrimoine et de leur environnement

Savoir-faire
- Maîtriser la gestion budgétaire et comptable publique
- Savoir transmettre et restituer des informations écrites et orales
- Maîtriser des logiciels : pack office, SIFAC
- Maîtriser des outils et réseaux de communication : messagerie électronique, boites vocales, etc…
- Appliquer et enrichir les procédures
- Savoir faire face aux situations d’urgence
- Savoir organiser et planifier les activités
- S’organiser et gérer un système de classement
- Savoir transmettre son savoir-faire technique et sa connaissance du service et de l’environnement

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail
- Au sein de la direction du patrimoine (78 agents), la cellule coordination administrative, financière et pilotage est composée de 10 agents dont 3 gestionnaires financiers en charge des budgets des différents pôles de la direction
- Le poste est ouvert sur le campus centre de l'UPEC situé à Créteil

Conditions de recrutement:
• Poste à pourvoir dès que possible, en remplacement d'un congé maternité, ouvert aux agents contractuels exclusivement : CDD jusqu'au 1er décembre 2021, avec possibilité de renouvellement sur d'autres postes au sein de l'université en candidature interne
• Rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation, 1er échelon, montant de 1330€ net mensuel
 

Informations employeur

Afficher les informations

Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC) Direction des Ressources Humaines 61, avenue du Général de Gaulle 94010

Listes des postes vacants : http://www.u-pec.fr/vous-etes/personnel-administratif-et-technique/recrutement-immediat/

• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature impérativement à l'adresses mail suivante : [email protected]
Toute candidature reçue par un autre biais ne sera pas étudiée, merci donc de ne pas répondre directement à l'annonce.

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