Gestionnaire formation et suivi des demandes individuelles F/H

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DATE DE PUBLICATION09/01/2020 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Le poste est à pourvoir au sein de la Direction Générale des Services Adjointe – Relations Sociales – Direction du développement des compétences, service formation des personnels

Les missions de la DGSA Relations Sociales sont :

  • Proposer, contribuer et organiser la mise en oeuvre de la stratégie RH de l’université, dans le cadre d’un dialogue social respectueux des personnels et de leurs représentants
  • Piloter la masse salariale et les emplois
  • Moderniser les systèmes d’informations favorisant la gestion intégrée des personnels et la dématérialisation des campagnes RH
  • Porter la politique de prévention des risques professionnels
  • Gérer les personnels du niveau central de l’université

Elle offre des services experts en appui aux trois facultés qui la compose, en matière de développement des compétences de agents, de dispositifs statutaires, de services médico-sociaux.

Le poste est affecté au service formation des personnels qui est composé de deux pôles, un pôle développement de projets et un pôle pilotage et déploiement de l’offre récurrente. Le service a pour mission de soutenir la politique RH déployée par l’Université et notamment de s’inscrire dans les objectifs de la Direction du développement des compétences. C’est dans ce cadre que les axes de travail privilégiés sont :

  • De construire et déployer une offre de formation dynamique et innovante s’adressant à tous les publics de l’Université ;
  • De mettre en place et déployer un accompagnement spécifiquement dédié aux publics prioritaires à savoir les agents en difficulté et les enseignants chercheurs.

Localisation : 4 place Jussieu - 75005 Paris

Poste

(réf.FDL1)

fonctions : Gestionnaire formation et suivi des demandes individuelles F/H
Catégorie : B
Corps : Technicien-ne de recherche et de formation
BAP : J

Rattaché-e au coordinateur du pôle pilotage et déploiement de l’offre récurrente, le/la gestionnaire formation participe activement à la réalisation de ces objectifs par la programmation et le déploiement d’actions de formation en direction des personnels de Sorbonne Université, la gestion des demandes individuelles et le suivi budgétaire.

Activités principales :

1. Conseiller et accueillir :

  • Accueil et conseil auprès des agents et des responsables de service
  • Accueil des stagiaires, des formateurs et des intervenants extérieurs.
  • Diffusion des informations en relation avec l’activité de formation auprès de la communauté

2. Gérer les dossiers individuels de demande de formation et le suivi budgétaire :

  • Réception de toutes les demandes individuelles de formation hors catalogue
  • Pré-analyse de la demande de formation (adéquation entre l’expression du besoin de l’agent, le besoin du service et son impact budgétaire)
  • Traitement et suivi régulier des demandes (de la réception de la demande à la facturation)
  • Compte-rendu régulier sur chaque dossier et suivi budgétaire

3. Préparer et organiser les sessions de formation :

  • Réception et traitement des demandes d’inscriptions
  • Enregistrement des inscriptions et gestion des formations dans le logiciel d'Aide à la Gestion des Actions de Formation.
  • Préparation des dossiers des formations (émission de tous les documents nécessaires et règlementaires nécessaires à la préparation à la réalisation et à la clôture)
  • Échange avec les organismes de formation
  • Réservations et préparation des lieux des formations
  • Veiller au bon déroulement des sessions de formation
  • Gestion et suivi de la boite mail partagée du bureau

4. Participation aux activités transverses du service :

  • Réalisation des bilans et des statistiques rendant compte de l’activité du bureau
  • Proposition d’amélioration des dispositifs (contenu et/ou organisation)
  • Participation à la mise à jour du site intranet
  • Possibilité de travailler en binôme au sein de l’équipe du service sur des projets du plan de formation

Interactions :

  • Les services de la DGSA
  • Les responsables de structure de l’université et des facultés
  • Les agents de Sorbonne Université

Encadrement : Non

Profil

Connaissance, savoir :

  • Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’université et de son environnement
  • Situer les activités du bureau au sein de la DGSA, de l’université et des facultés

Savoir-faire :

  • Avoir le sens de l'organisation et de la planification
  • Très bonne maîtrise informatique et en particulier du pack office
  • Posséder de bonnes qualités rédactionnelles
  • Collecter, exploiter les informations et alimenter la base de données propre à la formation (LAGAF)
  • Informer et rendre compte à sa hiérarchie
  • Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Savoir être :

  • Faire preuve d’autonomie, de réactivité et de disponibilité
  • Savoir respecter la confidentialité des informations et des données
  • Faire preuve de rigueur et d'anticipation
  • Savoir travailler en équipe
  • Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels (lime survey)
  • Sens du contact et des relations humaines
  • Polyvalence et capacité d’adaptation

Informations employeur

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Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante :  [email protected]

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