Gestionnaire formation professionnelle continue F/H (réf.FDLL19)

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DATE DE PUBLICATION25/02/2020 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

La faculté des lettres de Sorbonne université est consacrée aux lettres, langues, civilisations, arts, sciences humaines et sociales.

Elle comprend 18 UFR de lettres et sciences humaines, 7 écoles doctorales, 2 écoles internes (le CELSA et l’ESPE). Elle accueille près de 22 000 étudiants, compte 1 218 enseignants chercheurs et 630 personnels BIATSS. La faculté est présente sur 16 sites localisés à Paris et à Neuilly sur Seine.

Présentation de la Direction : Direction Formation tout au long de la vie

La Direction FTLV de la Faculté des Lettres est composée de 15 agents. Elle est chargée de l’élaboration et de la mise en œuvre d’actions de formation à caractère professionnel et/ou général ou culturel telles que les conférences grand public ou l’université d’été.

Conçue comme un continuum entre la formation initiale, générale ou professionnelle, la formation tout au long de la vie prend en charge les démarches d’orientation, de bilan, d’accompagnement et de validation des acquis de l’expérience

Présentation du service :

Le service Formation professionnelle continue est chargé de la mise en œuvre opérationnelle des actions de formation professionnelle continue destinées aux adultes en reprise d’études de la Faculté des Lettres, qu’il s’agisse de formations diplômantes de type licences, masters ou DU ou de modules de formation.

Il est également chargé de la mise en place des actions d’accompagnement liées à ces formations et des démarches de validation des acquis destinées à ces publics.

Localisation : 56 boulevard des Batignolles – 75017 PARIS jusqu’en mars 2020 puis 1,rue Victor Cousin – 75005 PARIS

Poste

Fonction : Gestionnaire formation professionnelle continue F/H

Catégorie : B

Corps : TECHNICIEN DE RECHERCHE ET DE FORMATION

BAP : J

Mission : apporter son appui dans les activités d’accueil, d’information et de gestion administrative au sein de la direction de la formation tout au long de la vie.

Activités principales :

-       Accueillir et informer les usagers (candidats, stagiaires), les interlocuteurs externes du service Formation professionnelle continue (entreprises, Pôle Emploi, financeurs…) et les composantes en interne.

-       Répondre aux demandes d’information, guider et orienter les usagers dans leur recherche.

-       Constituer des dossiers documentaires et guider les publics dans leurs recherches.

-       Assurer la gestion et le suivi administratif des activités du service plus particulièrement celles liées aux DU et aux stages courts dans le cadre de la modularisation des parcours en vérifiant la régularité juridique et administrative et en appliquant les procédures dédiées : convocations, ouverture des sessions de formation, suivi des émargements, édition des attestations, enquêtes de suivi et de satisfaction, suivi des intervenants en lien avec le pôle administratif et technique.

-       Alimenter et mettre régulièrement à jour les tableaux de bord et les bases de données métier.

-       Faire des extractions dans le système d’information métier.

-       Assurer le soutien logistique en liaison avec le pôle administratif et technique de l’activité du service (demandes de salles…).

-       Participer à l’organisation de manifestions, (réunions, salons, journées portes ouvertes…).

-       Participer à la mise en qualité des documents administratifs du service : constitution de dossiers documentaires présentant l’offre de formation, recueil et archivage de la documentation et des supports pédagogiques et de tout document nécessaire à la labellisation du service (démarche qualité), et mise à jour.

-       De façon générale, mettre en forme les procédures du bureau, en liaison avec la responsable : contribuer à alimenter et à mettre à jour le recueil des procédures, dans une perspective de démarche qualité et de labellisation du service.

Encadrement : NON    

Conditions particulières d'exercice : 

-       Un pic d’activité est à prévoir pendant les périodes d’inscription (à partir de juin, plus particulière de septembre à novembre).

-       Contraintes horaires : en raison de l’accueil d’un public de salarié, l’accueil fermera à 17h30, voire 18h.

     

Profil

Connaissances transversales requises :

-       Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France

-       Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université

-       Réglementation applicable en matière de formation professionnelle (droit de la formation)

Savoir-faire requis :

-       Capacité à gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

-       Savoir rendre compte.

-       Communiquer et faire preuve de pédagogique.

-       Mettre en œuvre des procédures et des règles.

-       Travailler en équipe

-       Mettre en œuvre une démarche qualité.

-       Capacité à interagir.

-       Capacité à hiérarchiser et à prioriser.

-       Capacité à être force de proposition.

Savoir-faire :

-       Utiliser les logiciels de l’activité (actuellement FORMATIC, mais une évolution et un changement de logiciel sont prévus à moyen terme)…

-       Planifier son travail…

-       Proposer des améliorations

Savoir-faire transversaux :

-       Informer et rendre compte à sa hiérarchie

-       Rechercher l’information, la vérifier et la classer

-       Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

-       Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

-       Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels

-       Autonomie, méthode et rigueur

-       Sens de l’organisation et de la coordination

-       Aptitude à travailler en équipe

-       Disponibilité, discrétion et confidentialité

-       Sens du contact et des relations humaines

-       Polyvalence et capacité d’adaptation

Informations employeur

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Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante: [email protected]

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