Gestionnaire pédagogique dpt MP - IUT Créteil-Vitry

Gestionnaire pédagogique dpt MP - IUT Créteil-Vitry

Catégorie : C

Quotité : 100% :

Site géographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

IUT de Créteil-Vitry

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Département Mesures Physiques (MP)

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

• Administration générale
• Administration pédagogique
• Gestion budgétaire et financière
• Gestion des relations usagers, enseignants, administration, collaborateurs externes

Activités principales

Tâches courantes du secrétariat
• Réception et distribution quotidienne du courrier, accueil téléphonique, saisie et mise en forme des documents relatifs à la gestion du département (courrier, attestations, tableaux etc.)
• Secrétariat du chef de département : assister le chef de département dans la direction de l’unité, gérer son agenda, fixer des rendez-vous, réceptionner et filtrer ses appels téléphoniques
• Réservation de salles, organisation des réunions et des réceptions
• Rédaction des comptes-rendus des réunions
• Tri, classement et archivage des documents

Suivi administratif des enseignants
• Tenir à jour les dossiers administratifs des enseignants permanents et gérer les dossiers des chargés d’enseignement vacataires

Suivi des étudiants

• Gestion des justificatifs d’absence en liaison avec les responsables d’année
• Suivi des devoirs surveillés  
• Collecte des comptes-rendus des travaux pratiques à remettre aux enseignants
• Mise à jour des panneaux d’affichage
• Gestion des stages en collaboration avec l’enseignant responsable : recherche d’entreprises, affichage des offres de stage, envoi des conventions de stage aux entreprises, organisation des soutenances de stage (plannings, appareils vidéo, transparents, pause-café, etc...)
• Gestion des poursuites d’études en collaboration avec l’enseignant responsable
• Organisation de la remise des diplômes

Formation en apprentissage
• Saisie du planning d’alternance
• Suivi des absences, saisies dans l’outil de gestion du CFA, envoi des feuilles d’émargement au CFA, envoi des attestations de présence aux tuteurs en entreprises
• Suivi des visites effectuées par les tuteurs pédagogiques en entreprises
• Envoi régulier des documents au CFA (projets de formation en entreprise, compte-rendu des bilans, feuilles de visite en entreprise)
• Participation aux réunions organisées par le CFA

Gestion budgétaire et financière
• Gestion des dépenses « non-techniques » (le reste est pris en charge par le service technique) : devis, suivi de la livraison, relance, interface avec le service financier de l’IUT :
• Gestion des fournitures de bureau pour l’ensemble du département
• Suivi des abonnements aux diverses revues et publications
• Gestion du photocopieur (contrat, appels pour des interventions techniques, suivi de la consommation)
• Gestion du stock de fournitures pour les réceptions du département

Activités associées

• Organisation des élections au sein du département (représentants des enseignants et des étudiants au Conseil de département)
• Gestion des clés du département en collaboration avec le service technique

Compétences requises

Compétences opérationnelles
• Maîtrise des procédures administratives et des outils de secrétariat
• Maîtrise des logiciels bureautiques (traitement de texte, tableur, bases de données)
• Maîtrise du logiciel FORMADEP utilisé par le département
• Maîtrise des outils de gestion du CFA SUP 2000 pour la gestion des formations en apprentissage

Informations complémentaires

Environnement professionnel et contexte de travail :
• Le secrétariat du département est le lieu d’accueil des étudiants, enseignants et visiteurs
• Le département comprend environ 145 étudiants en cycle initial DUT, 15 en DUT formation par apprentissage, 15 en licence professionnelle MQMOF par apprentissage et 15 en licence professionnelle EREEBAT.
• Liens avec : le chef du département, les enseignants du département (permanents et vacataires), les étudiants du département, le service technique du département, le service technique de l’IUT,  le service financier de l’IUT, la scolarité de l’IUT,
le CFA SUP 2000, les entreprises (stages, apprentissage, commandes)

Conditions de recrutement :
• Poste à pourvoir à compter du 01/10/2019, ouvert :
- aux agents titulaires de la Fonction publique de catégorie C par voie de mutation ou détachement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation + IFSE C2
- ou aux agent.e.s contractuel.le.s : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et de formation, soit 1260 € net/mensuel environ
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : [email protected]