Gestionnaire pédagogique - INSPE Bonneuil H/F

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DATE DE PUBLICATION06/01/2021 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEURUNIVERSITE DE PARIS EST CRETEIL / UPEC CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
CRETEIL
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Avec plus de 36 000 étudiants, l'Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC) est la plus grande université multidisciplinaire et professionnalisée d'Ile-de-France.
Créée en 1970, l'UPEC offre une gamme complète de formations (du diplôme universitaire de technologie au doctorat) et compte 15 composantes (facultés, écoles, instituts, observatoire) ainsi que 32 laboratoires de recherche couvrant presque toutes les disciplines.
L'université emploie aujourd'hui plus de 1000 personnels BIATSS et 1600 enseignants. Elle est dotée d'un budget annuel de 260 millions d’euros et est implantée sur 16 sites dans 3 départements.
Pour plus d'informations : http://www.u-pec.fr/

Poste

Gestionnaire pédagogique - INSPE Bonneuil

Type de poste : vacant

Catégorie : C

Grand domaine : Scolarité / formation

Quotité : 100% :

BAP J : Gestion et pilotage

Famille : Formation continue Orientation et Insertion professionnelle

Site geographique

Campus de Bonneuil

Composante / Directions / Service

INSPE

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Scolarité et cellule Master MEEF 2nd degré

Missions

Le service de la scolarité est organisé en 3 pôles : un pôle « Formation continue », un pôle « Apogée » et enfin un pôle « Autres gestions ». Le gestionnaire de scolarité est rattaché au pôle Autres gestions.

Missions :
Réalisation des actes de gestion nécessaires au bon déroulement du cursus des étudiants inscrits dans les différentes formations proposées par l’INSPÉ.
Ces missions sont réalisées en étroite collaboration avec le 2nd gestionnaire du pôle.

Activités principales

Prise en charge de la campagne de candidatures :
• Participer à l’élaboration des procédures
• Mettre l’application SharePoint à jour
• Traiter les dossiers de candidature avec l’appui des vacataires
• Mettre les dossiers de candidature à la disposition des responsables pédagogiques sur SharePoint ou sur toute autre application à leur demande
• Préparer les commissions d’admission
• Répondre aux sollicitations des responsables pédagogiques
• Saisir les avis sur ecandidat
• Assurer le suivi des avis
Formations concernées : MEEF 2nd degré technologique et professionnel et MEEF Encadrement éducatif

Suivi des inscriptions administratives :
• Procéder aux modifications d’inscription provenant des responsables et secrétariats pédagogiques
• Accompagner les étudiants en difficulté pour la réalisation de leur inscription administrative
• Relancer les étudiants n’ayant pas finalisé leur inscription administrative et assurer le relai avec le SIOE pour ces cas
• Assurer le suivi des retours de cartes et certificats de scolarité des EFS
• S’assurer auprès des secrétariats pédagogiques que les étudiants sont inscrits dans le bon cursus avant la fermeture de l’année universitaire
• Assurer le suivi des demandes d’annulation d’inscription et de remboursement des droits faites par les étudiants
Formations concernées : MEEF 1er degré ; MEEF 2nd degré technologique et professionnel et MEEF Encadrement éducatif 

Suivi des étudiants inscrits au pôle emploi :
• Mettre à jour l’application Dokelios
• Compléter les demandes de devis (sur Kairos ou imprimés pôle emploi) pour les candidats et étudiants inscrits au pôle emploi
• Renseigner l’assiduité des étudiants sur Kairos ou sur les imprimés fournis par le pôle emploi
Formations concernées : MEEF 1er degré et MEEF 2nd degré technologique et professionnel

Convoquer aux examens les étudiants du MEEF 2nd degré technologique et professionnel :
• Réclamer les plannings d’examens aux responsables pédagogiques en charge de leur élaboration
• Préparer les convocations aux examens à partir des plannings pour les régimes présentiel et dérogatoire
• Transmettre les convocations aux étudiants en régime dérogatoire dans le délai règlementaire de 15 jours minimum
• Transmettre au secrétariat pédagogique, pour affichage dans le délai règlementaire, les convocations des étudiants en régime présentiel
• Gérer les besoins en copies d’examens et brouillons puis les commander si nécessaire

Prise en charge des inscriptions administratives au c2i2e :
• Travailler en étroite collaboration avec le chargé de mission c2i2e
• Répondre aux sollicitations des étudiants et responsables pédagogiques
• Inscrire les étudiants des universités partenaires et prendre en charge les étudiants de l’UPEC en difficulté pour réaliser leur inscription en ligne
• Saisir les résultats sur Apogée, demander l’édition des diplômes et assurer leur distribution

Accueil et renseignements des étudiants :
• Assurer l’accueil physique des usagers
• Assurer les permanences téléphoniques
• Traiter les mails des différentes boîtes du service ainsi que OS-TICKET
 
Participation à la campagne d’inscription :
• Participer à l’élaboration des procédures
• Assurer les permanences dans la salle d’inscription
• Réaliser des inscriptions administratives pour les étudiants fonctionnaires stagiaires

Activités associées

Participation aux réunions internes ainsi qu’aux divers forums et manifestations évènementielles auxquels la scolarité de l’Inspé se doit d’être représentée.

Profil

Compétences requises

Connaissances
• Connaissance des textes régissant les cursus universitaires et la formation professionnelle continue.
• Connaissance des outils de gestion d’une scolarité (formation possible le cas échéant) :
Apogée
Ecandidat
Kairos
• Logiciels : Word, Excel, PowerPoint, SharePoint

Compétences opérationnelles
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Qualités rédactionnelles.

Compétences comportementales
• Qualités relationnelles.

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail :
Le service de scolarité de Bonneuil est un relais entre les étudiants ou stagiaires, les équipes pédagogiques des sites départementaux de formation et les services centraux de l’UPEC. 
Il travaille également en étroite collaboration avec les responsables pédagogiques des formations.
Le service est composé de 6 gestionnaires, d’une responsable et de son adjoint auxquels s’ajoute une dizaine de vacataires entre les mois d’avril à octobre.
Les activités confiées à l’agent sont par nature évolutives et pourront être modifiées en fonction des nécessités d’administration, de gestion et des adaptations liées à l’évolution technique, par la responsable du service sous réserve de validation par la direction de l’Inspé en cas de modification majeure.
L’agent pourra être amené à exécuter ponctuellement d'autres tâches diverses.
 
Informations complémentaires :
Durée de travail annuelle : 1607 h soumises à des pics d’activité.
Ce poste demande de faire preuve d’une certaine adaptabilité et polyvalence en raison des différents statuts de publics accueillis et des sites de formation multiples.

Conditions de recrutement :
• Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents contractuels exclusivement : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints technique de recherche et de formation, soit à partir de 1295 € net/mensuel
 

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