Gestionnaire pédagogique - Médecine H/F

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DATE DE PUBLICATION21/11/2019 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEURUNIVERSITE DE PARIS EST CRETEIL / UPEC CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
CRETEIL
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Avec plus de 30000 étudiants, l'Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC) est la plus grande université multidisciplinaire et professionnalisée d'Ile-de-France. Créée en 1970, l'UPEC offre une gamme complète de formations (du diplôme universitaire de technologie au doctorat) et compte 12 facultés et instituts ainsi que 31 laboratoires de recherche couvrant presque toutes les disciplines. L'université emploie aujourd'hui plus de 1000 personnels BIATSS et 1600 enseignants. Elle est dotée d'un budget annuel de 240 millions d'euros et est implantée sur 16 sites dans 3 départements. Pour plus d'informations sur l'Université et les offres d'emploi : http://www.u-pec.fr/  ;  http://www.u-pec.fr/universite/recrutement/

Poste

Gestionnaire pédagogique - Médecine

Type de poste : vacant

Catégorie : C

Grand domaine : Scolarité / formation

Quotité : 100% :

BAP J : Gestion et pilotage

Famille : Administration et pilotage

Site géographique

Campus Henri Mondor

Composante / Directions / Service

Faculté de médecine

Corps

Adjoint technique / Adjoint administratif / Magasinier

Département / Equipe de recherche / Service

Département d'études médicales (DEM)

Emploi type / Referens

Adjoint-e en gestion administrative

Missions

Sous l’autorité de la responsable du département d’études médicales, le.la gestionnaire pédagogique a en charge les actes administratifs et de gestion de scolarité,  les inscriptions, la gestion des stages, les examens, la collecte des notes et les jurys.
Il.elle assure le suivi des étudiants (choix de groupes et choix de stages pour la 5ème année et la 6ème année, l’assiduité aux enseignements).
Il.elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes (étudiants, enseignants, services de l'UFR, services centraux, universités partenaires).

Activités principales

Assurer les actes administratifs et de gestion courante dans le respect des procédures et délais prescrits :
• Assurer l'accueil des étudiants (physique, téléphonique, ou en décalé > réponse aux courriers et courriels)
• Délivrer les informations et documents demandés (certificat de scolarité, attestation relatif au cursus des étudiants…)
• Participer à la campagne d'inscriptions administratives
• Préparer les emplois du temps et participer à sa mise en œuvre (notamment en cas de déplacements ou d'annulations de cours, et en cas de retards d'enseignants)
• Participer à l’organisation des conférences pour les étudiants de 6ème année
• Préparer les examens et les jurys (enregistrer les notes dans APOGEE, création des procès-verbaux, etc.)
• Enregistrer les inscriptions pédagogiques sous le logiciel APOGEE
• Organiser les oraux
• Suivre les stages (affectation des étudiants, enregistrement des conventions)
• Suivre les dossiers et les convocations des étudiants en relation avec la commission pédagogique
• Préparer et mener les procédures de choix de groupes, de stages et d'options (collecte de formulaires)
• Assurer le suivi des stages hospitaliers sous le logiciel DIOSEL (affectation des étudiants, enregistrement des conventions) et saisie des validations
• Contribuer aux innovations pédagogiques (évaluation des enseignements et des formations, tutorat)
• Assurer le classement et l'archivage, tenir à jour le dossier des étudiants dans APOGEE et dans sa version papier
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,…), les reproduire et les diffuser
• Rendre compte à sa hiérarchie des difficultés rencontrées et des demandes particulières.
• Accueillir des publics au guichet, obligation de ponctualité et de courtoisie

Activités associées

• Participer à l’activité de service de la scolarité (surveillance du concours PACES dans les centres extérieurs)

Profil

Compétences requises

Connaissances
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Connaissances de base sur l’organisation, le fonctionnement et l’activité de l’établissement
• Connaissance générale des techniques et règles de classement et d’archivage
• Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, ..)
• Notions de base des techniques de communication orale et écrite

Compétences opérationnelles
• Utiliser les outils bureautiques (messagerie Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Avoir une connaissance du logiciel APOGEE (Application pour l’organisation et la gestion des enseignements et des étudiants)  utilisé en scolarité
• Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
• Trier, hiérarchiser et classer les informations
• Analyser et gérer les demandes d’information
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Travailler en équipe et en relation partenariale
• Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
• Enregistrer les messages et rendre compte

Informations complémentaires

Environnement professionnel et contexte de travail
• Le département d’études médicales est un des départements de formation de la faculté de médecine. Il accueille 2.350 étudiants inscrits en 1er, 2ème ou 3ème cycles d’études médicales, dont 1.200 en PACES
• L'équipe administrative est composée de 8 personnes
• Obligation de discrétion absolue vis-à-vis des étudiants et des collègues sur le contenu des sujets d'examens, et sur la situation des étudiants en difficulté

Conditions de recrutement :
• Poste ouvert aux agents contractuels exclusivement : CDD du 07/10/2019 au 10/07/2020 avec possibilité de renouvellement sur autre poste ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et formation (soit 1260 € net/mensuel environ)
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : [email protected]

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