Gestionnaire pédagogique PACES - Médecine H/F

  • Partager
  • Envoyer à un ami
  • Imprimer
DATE DE PUBLICATION 04/04/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR UNIVERSITE DE PARIS EST CRETEIL / UPEC   CATÉGORIE B
LIEUX DE TRAVAIL
CRETEIL
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Avec plus de 30000 étudiants, l'Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC) est la plus grande université multidisciplinaire et professionnalisée d'Ile-de-France. Créée en 1970, l'UPEC offre une gamme complète de formations (du diplôme universitaire de technologie au doctorat) et compte 12 facultés et instituts ainsi que 31 laboratoires de recherche couvrant presque toutes les disciplines. L'université emploie aujourd'hui plus de 1000 personnels BIATSS et 1600 enseignants. Elle est dotée d'un budget annuel de 240 millions d'euros et est implantée sur 16 sites dans 3 départements. Pour plus d'informations : http://www.u-pec.fr/

Poste

Catégorie : B

Grand domaine : Scolarité / formation

Quotité : 100% :

BAP J : Gestion et pilotage

Famille : Administration et pilotage

Site géographique

Campus Henri Mondor

Composante / Directions / Service

Faculté de médecine

Corps

Technicien / Secrétaire d'administration /Bibliothécaire adjoint spécialisé ou Assistant des bibliothèques

Département / Equipe de recherche / Service

Département des Etudes Médicales (DEM)

Emploi type / Referens

Technicien-ne en gestion administrative

 

Missions

Sous l’autorité de la responsable du Département d’Etudes Médicales, le.la gestionnaire pédagogique est chargé.e de la gestion de la PACES.

Les missions principales sont le suivi des inscriptions (pour près de 1200 étudiants) réparties sur 3 sites (Créteil, Torcy et Sénart), l’organisation du concours, le suivi des différentes candidatures pour une inscription, la préparation des différentes commissions et l’accueil du public étudiants et usagers.

Activités principales

Assurer l’accueil et l’information des étudiants
• Accueillir les nouveaux étudiants et les informer tout au long de l’année universitaire : accueil physique, téléphonique, réponse aux courriers et courriels, mise en ligne des informations générales sur la plateforme numérique
• Délivrer les informations et documents demandés par les étudiants et les enseignants
• Participer à la journée « Portes Ouvertes » destinée aux lycéens et aux journées d’information sur la réorientation
• Assurer la liaison avec les sites de Torcy et de Sénart

Organiser les 2 périodes du concours
• Collecter les sujets pour les 2 périodes du concours (décembre et mai) auprès des enseignants et assurer la confidentialité dans un lieu protégé
• Organiser les épreuves (avant, pendant et après) sous le logiciel métier APOGEE: calendrier, étiquettes codes-barres, reprographie, convocation des étudiants, traitement et lecture des copies, transferts de notes, agrégation des notes et des résultats, édition des relevés de notes, publication des résultats
• Recruter et convoquer les surveillants extérieurs
• Participer à l’organisation logistique des concours : réservation des salles, des véhicules, transfert des documents, préparation des affichages…

Organiser les choix des filières
• Gérer le déroulement des différentes opérations pour l’affectation des 6 choix des filières dans APOGEE : vérifier les choix de filière et relance auprès des étudiants pour les 2 semestres, traiter les affectations, gérer les désistements et cas de réorientation, …
• Organiser en présentiel et en amphithéâtre le choix de la filière Odontologie et des 5 écoles partenaires pour la filière de Kinésithérapie

Assurer la gestion pédagogique
• Elaborer et coordonner les emplois du temps pour les 2 semestres
• Participer au suivi des modifications de la modélisation APOGEE en respectant les modalités de contrôle de connaissance
• Organiser les stages d’initiation aux soins infirmiers avec les différents instituts
• Gérer les candidatures des étudiants étrangers (dossiers papier et sur le site Etudes en France), et synthétiser les données dans un fichier Excel à présenter à la commission pédagogique
• Traiter les dossiers de transferts d’université ou internes à l’UPEC : formulaires, dossiers, quitus B.U., correspondances
• Gérer les demandes de triplement et des demandes de dérogations à l’exclusion : préparation des dossiers pour la commission, bases de données à concevoir, préparation et envoi des courriers de décision
• Participer à la mise en place de l’Alter PACES
• Préparer la commission de réorientation vers les différentes filières (L2, L3) de l’UPEC
• Assurer les actes administratifs dans le respect des procédures et délais prescrits
• Réaliser des documents de référence : procédures détaillées, calendrier de gestion…
• Rendre compte à sa hiérarchie des difficultés rencontrées et des demandes particulières

Activités associées

• Apporter une aide ponctuelle aux autres gestionnaires du service en cas d'absence ou de pic d'activité

Profil

Compétences requises

Connaissances
• Connaître son environnement professionnel, l’organisation et le fonctionnement de la Faculté de Médecine de Créteil
• Connaître les études de médecine et la règlementation à appliquer en matière de concours

Compétences opérationnelles
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, messagerie électronique, Apogée niveau expert …)
• Maîtriser l’expression écrite.
• Appliquer les techniques générales de gestion administrative et de secrétariat (réaliser des documents de tous ordres, connaître les règles relatives à la présentation des courriers, les règles de classement et d’archivage)
• Enregistrer les messages et rendre compte
• Savoir travailler en équipe et en relation partenariale
• Maîtriser l’expression orale et les techniques d’accueil (écouter activement, apaiser les conflits…)
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Respecter les procédures, appliquer la réglementation

Compétences comportementales
• Assiduité
• Ponctualité
• Discrétion
• Sens de l’organisation
• Polyvalence
• Disponibilité
• Faculté d’adaptation

Informations complémentaires

Environnement professionnel et contexte de travail :
• Le département d’Etudes médicales est un des départements de formation de la Faculté de médecine
• Il accueille 2945 étudiants inscrits en 1er, 2ème ou 3ème cycles d’études médicales, dont 1.200 en PACES
• L'équipe administrative est composée de 7 personnes

Conditions de recrutement :
Poste à pourvoir à compter du 14/02/2019, ouvert :
• aux agents titulaires de la Fonction publique de catégorie B par voie de mutation ou détachement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et formation + IFSE niveau B3
• ou aux agents contractuels : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement ; rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et de formation, soit à partir de 1315 € net/mensuel, selon profil