Gestionnaire Ressources Humaines / SGSE H/F

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DATE DE PUBLICATION22/07/2020 TYPE DE CONTRATTitulaire
RECRUTEURUNIVERSITE DE BORDEAUX CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
TALENCE
 SALAIRE
Jusqu'à 20 000€

Employeur

Le collège Sciences et Technologies a pour mission d'élaborer et de coordonner la politique de formation initiale et tout au long de la vie dans le domaine des sciences et technologies, en concertation avec les autres structures concernées et de porter cette politique auprès des instances centrales de l'université.
Il participe ainsi à l'élaboration de la politique générale de formation de l'établissement, à la coordination de l'orientation et de l'aide à l'insertion professionnelle des étudiants ainsi qu'à la promotion, le développement
des formations internationales et la mobilité des étudiants. Le collège participe au dialogue de gestion avec le niveau central pour assurer les moyens financiers, humains, logistiques et patrimoniaux nécessaires à la réalisation de ses missions. Il répartit entre les composantes et les services administratifs décentralisés les moyens alloués par le conseil d'administration de l'établissement dans ce cadre.
Le collège assure l'articulation formation recherche avec les départements de recherche associés, il participe à la diffusion de la culture et de l'information scientifique et technique ainsi qu'à la mise en œuvre de la vie de campus sur les différents sites du domaine sciences et technologies en lien étroit avec la politique de l'établissement.
Afin d'assurer ces missions, le collège s'appuie sur des composantes internes (unités de formation et départements transverses), des services ainsi que sur les personnels qui y sont.

Les missions :
- d'assurer les secrétariat de Direction (accueil téléphonique et physique, tenue des agendas des Directeur, Directeurs adjoints, responsable administratif.
- d'assurer l'accueil physique et téléphonique de tous les interlocuteurs du collège (services internes et partenaires
extérieurs

- d'assurer la coordination des services du Collège, de ses composantes et départements transverses.
- de piloter le coût de l'offre de formation au travers du suivi des répartitions de services et charges d'enseignement aux enseignants chercheurs et du suivi des dossiers de vacataires et de l’attribution des heures à ces derniers
- de la coordination des opérations de gestion collective des personnels (enseignants, enseignants-chercheurs, BIATSS)
- d'assurer le suivi budgétaire et financier de tous les services et structures entrant dans son champs de compétence.
- d'assurer l'organisation et le suivi de toutes les instances assurant l'articulation "formation/recherche"
- d'assurer l'organisation et le suivi des opérations électorales à mener dans le champs de compétence du collège, ainsi que l'organisation et la rédaction des comptes-rendus des réunions de ses instances internes.

Projet du service
- Conforter l'organisation des instances du Collège et des composantes internes.
- Consolider les procédures au sein du Collège et de ses composantes.
- Mettre en place un fonctionnement adapté aux modifications des aspects règlementaires...

Poste

- Coordonner les opérations dans SGSE et proposer des outils d'analyse et de pilotage pour les charges et services d'enseignement.
- Préparer et suivre les opérations de gestion collective des enseignants et personnels BIATSS,
- Assurer le contrôle des dossiers de vacataires et la coordination avec les composantes du collège à ce sujet ainsi que leur validation avant envoi aux services RH,
- contrôler le déversement de la paye concernant les heures complémentaires sur l'unité budgétaire du collège.
- Assurer la gestion des conventions d'enseignement,
- Participer à la préparation des opérations liées au dialogue de gestion ,
- Rédiger les compte-rendus des réunions sur ces sujets,
- Contribuer à la réalisation d'études, rapports, enquêtes, audits ou évaluations en terme de charges et services d'enseignement,
- Assurer le lien avec les services RH
- Diffuser les notes et circulaires dans le domaine des RH,
- Suivre l'évolution de la règlementation et des techniques du domaine RH et constituer une documentation de référence,
- Assister la Responsable administrative et financière dans le domaine des RH.

Activités principales :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou
ressources humaines
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les
procédures dédiées
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences,
réunions, séminaires, colloques)

Contexte et environnement de travail
La gestionnaire RH/SGSE du collège Sciences et Technologies assiste la responsable administrative et financière ainsi
que le Directeur dans toutes les opérations liées à la gestion des ressources humaines au sein du collège et dans toutes
les opérations concernant la gestion des charges et services d'enseignement.

Profil

Diplôme exigé et/ou niveau de qualification :

- Baccalauréat
- Domaine de formation souhaitée : secrétariat, gestion administrative

Savoirs :

1 - Techniques d'élaboration de documents
2 - Techniques de communication
3 - Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
4 - Culture internet
5 - Modes de fonctionnement des administrations publiques
6 - Droit des examens et concours
7 - Environnement et réseaux professionnels

Savoir-faire :

1 - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
2 - Mettre en oeuvre des procédures et des règles
3 - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
4 - Mettre en oeuvre une démarche qualité
5 - Savoir rendre compte
6 - Travailler en équipe
7 - Communiquer et faire preuve de pédagogie

Savoir-être :

1 - Sens de l'organisation
2 - Rigueur /fiabilité
3 - Sens relationnel

Autres :

- Bonne connaissance du fonctionnement de l'établissement.
- Maitrise des applications SGSE et evacataires et capacité d'adaptation aux outils bureautiques dans son
- Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
- Respect de la confidentialité des données
- Bonne connaissance du statut des structures et des personnels des établissements publics
- Savoir élaborer et rédiger des notes de service

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