Gestionnaire scolarité du Groupe Experts Métier (GEM) F/H

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DATE DE PUBLICATION15/09/2021 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURUNIVERSITE PAUL SABATIER / TOULOUSE 3 CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
TOULOUSE
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
31000
 VALABLE JUSQU'AU
15/11/2021

Employeur

Héritière de l'ancienne Université de Toulouse fondée en 1229, l'Université Toulouse III - Paul Sabatier (http://www.univ-tlse3.fr) est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche  née en 1969 de la fusion des Facultés de médecine, de pharmacie et de sciences. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 400 M€, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 68 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche),  accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants et  compte 7 composantes (faculté des Sciences et de l’Ingénierie, deux Facultés de Médecine, Faculté d’Odontologie, Faculté des Sciences Pharmaceutiques, Faculté des Sciences du Sport et du Mouvement Humain et deux IUT et l’Observatoire Midi-Pyrénées). Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.
Intégré à la Direction de la Stratégie et du développement des ressources humaines, le Pôle Développement des RH met en place pour l’ensemble des agents un accompagnement collectif et/ou individuel pour tous les moments clefs de leur parcours professionnels. Le pôle conseille et accompagne tout agent sur ses besoins spécifiques ou en situation de handicap dans ses démarches administratives (dossier RQTH…) ; l’aménagement de son poste de travail et plus globalement sur l’amélioration de la qualité de vie au travail. En cas de difficultés Rh et/ou organisationnelles, le pôle accompagne et conseille les managers et peut mettre en place une intervention par le groupe expert métier (GEM). Le pôle assure la conception, le pilotage et la mise en œuvre du plan de formation des personnels enseignants et BIATSS conformément aux orientations stratégiques de l’établissement. Il garantit une offre de service auprès des agents en coordonnant les dispositifs tendant à valoriser les parcours professionnels. Le pôle est en charge du pilotage et de la mise en œuvre des opérations de recrutement par mobilités des personnels titulaires enseignants-chercheurs et BIATSS et des agents non titulaires.
Le Groupe Experts métier apporte une assistance opérationnelle aux composantes et services de l’Université dans le domaine de la gestion administrative pour :
-    traiter des dossiers identifiés « importants et urgents » en remplacement dans le temps, de personnels absents (maladie ou autres) ;
-    assurer un soutien opérationnel dans le cas de surcharge de travail ou accroissement exceptionnel et temporaire d’activité ;
-    accompagner et assister ponctuellement des personnels nouvellement nommés sur leur poste, en plus de la formation déjà dispensée par l’établissement (accompagnement « métier »).

 

Poste

Catégorie du poste :  C
Corps : Adjoint ou adjointe technique de recherche et formation
Quotité :  100%     
Date de prise de fonctions souhaitée : au plus tôt    
Poste ouverts aux :  x Contractuels CDD x Contractuels CDI x Titulaires (fonctionnaires)
Durée du contrat (si ouvert aux contractuels) : 1 an renouvelable
Nombre de postes : 2 postes

La ou le gestionnaire scolarité exercera ses missions sous la responsabilité de la responsable du GEM et du responsable hiérarchique du service ou de la composante où l’agent est affecté.

Missions :
Les activités des agents du GEM sont définies à chaque mission pour répondre aux besoins des composantes et services.
-    Apporter une assistance opérationnelle aux composantes et services dans le domaine de la gestion de la scolarité

Activités :
-    Assurer la gestion des préinscriptions, des inscriptions et des demandes de transferts de dossiers des étudiants et étudiantes ;
-    Participer à la modélisation APOGEE ;
-    Participer au secrétariat pédagogique de l’inscription administrative à la délivrance des résultats et diplômes ;
-    Accueillir les étudiants et les étudiantes ;
-    Assurer la gestion du suivi des études et des étudiants dans APOGEE (inscription administrative, pédagogique, groupes, saisie des notes, préparation des procès-verbaux d’examens) ;
-    Participer à la mise en place des examens et à la préparation des jurys ;
-    Assurer la gestion des emplois du temps (saisie CELCAT/affichage) ;
-    Assurer la gestion des conventions de stage ;
-    Assurer la liaison avec les enseignants de l’équipe de formation pour la mise en œuvre des taches relatives à la scolarité des étudiants, ainsi qu’avec l’administration.

 

Profil

Savoirs :
-    Connaissance de l’environnement et de l’organisation de l’Université ;
-    Connaissances des règles de scolarité ;
-    Connaissances de la règlementation des examens universitaires à l’Université ;
-    Connaissance de l’offre de formation.


Savoir-faire techniques et méthodologiques :
-    Maîtriser les outils de bureautiques (WORD, EXCEL) ; l’outil internet et la messagerie électronique ;
-    Maîtriser les applications APOGEE et CELCAT.


Savoirs comportementaux :
-    Grande adaptabilité ;
-    Savoir mettre en œuvre les procédures et les règles de fonctionnement du service ;
-    Savoir rendre compte de son activité ;
-    Rigueur et sens de l’organisation ;;
-    Sens relationnel ;
-    Savoir traiter les urgences et prioriser les activités ;
-    Autonomie ;
-    Discrétion.


Niveau et diplôme exigé / expériences souhaitées :
Une expérience sur un poste en gestion de scolarité est requise.

Informations employeur

Afficher les informations

Durée du contrat : 1 an renouvelable

Envoi des candidatures     
CV et Lettre de motivation à envoyer exclusivement à l’adresse suivante :
[email protected]
En rappelant la référence : DRH-GEM-SCOLA

Télétravail possible
3 options de temps travail
55 jours de congés payés annuels pour un temps plein
Subvention restauration collective
Chèques vacances
Activités sportives et culturelles
Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
Crèche

L’université met en œuvre une politique d'égalité en excluant toute discrimination. L'Université encourage et valorise toutes les candidatures de femmes et d'hommes en fonction de leurs qualifications.

 

 

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