Gestionnaire Service des Affaires Générales H/F

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DATE DE PUBLICATION03/12/2021 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUNIVERSITE PARIS SACLAY CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
Essonne
 SALAIRE
Non communiqué
VALABLE JUSQU'AU
03/02/2022

Poste

Fonction : Gestionnaire Service des Affaires Générales H/F

Métier ou emploi type* : J4C42 – TECHNICIEN-NE EN GESTION ADMINISTRATIVE

* REME, REFERENS, BIBLIOFIL

Fiche descriptive du poste

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J

CDD

Affectation

Administrative : Faculté des Sciences – Université Paris-Saclay

Géographique : Campus d’Orsay – Bâtiment 301

Missions

Mission du service / positionnement hiérarchique :

L’agent sera affecté au Service des Affaires Générales.

Les activités du service s’articulent autour de plusieurs axes :

Affaires juridiques et précontentieux : gestion des conventions et des contrats, questions relatives aux affaires statutaires, élections, tarifs ;

Planning des salles : gestion du planning des réservations de salles pour les enseignements et les examens, et hors enseignement ;

Suivi du marché de nettoyage

Missions principales de l’agent :

Plannings hors enseignement

Etablir les accords de prêts de salles à titre gratuit ou payant, les diffuser et effectuer les réservations correspondantes sur le logiciel CELCAT

Vérifier les conditions d’organisation matérielle des manifestations – s’assurer de la mobilisation de moyens supplémentaires le cas échéant

S’assurer du respect des exigences en termes de sécurité et de sûreté en fonction de la nature et du dimensionnement de la manifestation

Marché de nettoyage pour le campus Bures-Orsay-Gif

Réceptionner les demandes de prestations exceptionnelles, demander les devis au prestataire en lui communiquant toutes les informations nécessaires, suivre le circuit de validation et s’assurer de la bonne mise en place

Etre le relais de communication entre le prestataire, les bénéficiaires de la prestation et les acteurs gestionnaires du marché – notamment en participant aux réunions hebdomadaires

Effectuer des visites de terrain avec l’agent en charge des contrôles

En lien avec l’agent en charge du contrôle des prestations sur site, se tenir informée du suivi général du marché de nettoyage pour éventuellement pouvoir prendre ponctuellement le relais sur la gestion des réclamations des usagers

Mettre à jour les éléments de référence (bâtiments, surfaces…)

A l’échéance du marché : participer à l’élaboration du cahier des charges et à l’analyse des offres en lien étroit avec le pôle achats et marchés de l’Université

Elections

Aider au contrôle des listes et au contrôle des candidatures

Mettre en forme les bulletins de vote

Assurer la logistique en relations avec les services ah hoc : commande des bulletins, enveloppes, urnes, isoloirs, plateaux-repas.

Profil

Connaissance, savoir :

Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Etre à l’aise avec l’écrit (rédaction de rapports et compte-rendus)

Connaître le fonctionnement d’une université

Savoir solliciter d’autres services, chercher des informations

Savoir-faire :

Maîtriser les outils bureautiques (messagerie, Excel, Word)

Appliquer les procédures

Travailler en équipe

Gérer les priorités

Respecter les calendriers

Rendre compte

Connaître le logiciel CELCAT serait un plus

Savoir-être :

Sens de l’organisation

Rigueur

Sens relationnel

Sens du service public

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc…) : non

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Encadrement : OUI/NON                                       Nb agents encadrés par catégorie : …A - …B – …C

Conduite de projet : OUI/NON

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Informations employeur

Afficher les informations

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation à (indiquez le nom et prénom de la personne en charge des auditions)

Date limite de candidature : 31/12/2021

 

Date de prise de fonction : janvier 2022

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