Secrétaire de direction

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

L'ÉTABLISSEMENT :
Le Centre Hospitalier Régional Metz-Thionville est un établissement multi-sites, composé de : l'hôpital Mercy (Metz), l'hôpital Bel Air (Thionville), l'hôpital Femme Mère Enfant de Metz, l'hôpital Femme Mère Enfant de Thionville, l'hôpital d'Hayange, l'hôpital Félix Maréchal (Metz), l'EHPAD Saint Jean, l'EHPAD Le Parc, ainsi que de services partagés avec l'HIA Legouest.
Avec plus de 1 900 lits et près de 7 000 professionnels, le CHR Metz-Thionville est l'établissement de santé le plus important du territoire Nord lorrain couvrant un bassin de population de 880 000 personnes et un champ d'activités complet, grâce notamment à des plateaux techniques modernes et des équipements de pointe.
Le CHR est aussi le 1er employeur de Moselle.
Pour en savoir plus : Chiffres-cles-2024.
pdf
Devenir un agent du CHR, c'est bénéficier :
- d'une politique de recrutement et de rémunération attractive
- de la possibilité d'effectuer une carrière complète au CHR
- d'une offre de formation riche et personnalisée
- d'un accompagnement à la promotion professionnelle
- d'une politique QVT (Qualité de Vie au Travail) active et attractive.
Exemple: une salle de sport accessible 24/7 sur le site de l'hôpital Bel-Air de Thionville et de Mercy
- de la possibilité d'adhésion au CGOS (Comité de Gestion des Oeuvres Sociales) proposant un vaste panel d'offres réservées : CESU, chèques-vacances, abonnement sport, tarifs préférentiels locations, aide aux prêts.
.
.
- de la prise en charge partielle des frais de transport domicile-travail
- d'un service de restauration type self sur les sites de Mercy et Bel-Air (repas complet à moins de 5 )
- d'un parking gratuit
LE POSTE :
Fonctions principales :
Organiser le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications liées au service ou suivi des dossiers ainsi que la coordination des agendas.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions).
Suivi en propre de dossiers spécifiques.

Activités de secrétariat :
- Accueil du public (principalement des médecins)
- Prise de rendez-vous / gestion des agendas et veille de cohérence entre les différents agendas
- Préparation des réunions (sollicitation des éléments en amont / ordre du jour, vérification de l'exhaustivité des éléments attendus) y compris logistique
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents (principalement word, excel, power-point)
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Traitement des courriers, proposition de rédactions, gestion de dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Gestion des stocks de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)

Gestion de dossiers spécifiques
- Gestion des demandes d'autorisation de cumuls d'activités à titre accessoire ;
- Gestion des conventions individuelles du PM : rédaction du projet, échange avec l'établissement hospitalier du praticien concerné, suivi de mise en uvre ; suivi du renouvellement des conventions en cours.
- Organisation des ateliers DAM en lien avec les responsables des départements de la DAM
- Suivi des demandes d'ordonnance publique et sécurisée, en lien avec les services concernés
- Coordination de l'accueil semestriel des internes et des cours proposés aux internes par les médecins du CHR
- Gestion des nominations de chefferies (pôles, services, responsables de structure : création, modification, renouvellement), et mise à jour de l'organigramme ;
- Instruction des dossiers de demandes de médailles pour le PM
- Suivi des congés des médecins et des fermetures de lits potentielles
- Information aux praticiens des arrivées du mois
Intérim du secrétariat de la DRH en l'absence du titulaire : périmètres du binôme à préciser.
Catégorie/grade : Catégorie C Adjoint administratif
Quotité de temps de travail : 100% (37h30 par semaine) du lundi au vendredi, amplitude entre 8h et 17h selon les besoins.
Localisation Géographique : Direction des Affaires Médicales Site de Mercy.
Déplacements ponctuels sur les autres sites (principalement à Thionville en cas de CME, accueil des internes).
PROFIL RECHERCHÉ :
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) BTS Assistant de Direction (niveau III)
Expérience en milieu hospitalier et/ou structure dite « grande entreprise »
Connaissance de l'environnement hospitalier et du fonctionnement hospitalier appréciée

COMPETENCES TECHNIQUES SAVOIR FAIRE
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
- Maîtriser l'orthographe

SAVOIR ETRE
- Sens de l'organisation et de la rigueur
- Disponibilité et réactivité
- Capacité à gérer des tâches et informations multiples
- Secret professionnel
- Capacité à identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations ; à être force de proposition
- Capacité à rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports
- Qualités relationnelles et de communication
- Capacités de travail en autonomie et en équipe
RÉMUNÉRATION brut : 26k / an